Zahlungserinnerung – Wenn Kunden nicht zahlen

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht korrekt bezahlt, so muss er an die ausstehende Zahlung erinnert werden, je nach Fälligkeit. Gerade für ein junges Unternehmen, ist es bezüglich seiner Liquidität besonders wichtig, dass es das Debitoren-Management im Griff hat und die Kunden nach Ablauf der Fälligkeit einer Rechnung mahnt. Eine Zahlungserinnerung ist deshalb ein sehr gutes Mittel um an „sein“ Geld zu kommen. Auch eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung unterliegt gewissen gesetzlichen Regeln (siehe Schuldnerverzug in den Art. 102-109 OR). Das Verfassen einer Zahlungserinnerung beinhaltet also gewisse Kenntnisse. Auf diese gehen wir in diesem Blogbeitrag ein.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Der Begriff Zahlungserinnerung ist doch sehr harmlos formuliert, zumal sich der Kunden in Verzug befindet. Man möchte schliesslich den Kunden nicht verärgern und vielleicht hat er die Rechnung ja nicht erhalten. Das ist wahrscheinlich eher in seltenen Fällen so. Zum Glück zeigt allerdings bereits eine Zahlungserinnerung seine Wirkung, die den Kunden zur Zahlung des fälligen Betrages bringt. Um eine Zahlungserinnerung zu schreiben sollte die Firma bereits eine kaufmännisch richtige Rechnung gestellt haben. Manchmal kreuzen sich Zahlungseingang und die Ankunft der Zahlungserinnerung, weshalb man bei einer Zahlungserinnerung oftmals darauf hingewiesen wird, dass sie gegenstandslos sei, wenn die Zahlung bereits erfolgt ist. Bei vielen Banken gibt es eine kleine zeitliche Lücke, zwischen Zahlungsausgang des Kunden und Zahlungseingang beim Gläubiger. Dies ist ebenfalls zu berücksichtigen. Zahlungserinnerungen sollte man deshalb erst ein paar Tage nach Fälligkeit der Rechnung versenden.

Welche Gesetze regeln die Mahnung?

Wie einleitend erwähnt, finden sich einige Informationen im Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 102 – 109), was das Mahnwesen betrifft. Unter anderem wird auf Verzugszinsen und mögliche Schadenersatzforderungen bei Nichterfüllen hingewiesen. In der Schweiz z.B. im Gegensatz zu Deutschland ist das Mahnwesen gesetzlich nicht geregelt, bzw. gibt es keine verbindlichen Vorschriften, was die Form und das Vorgehen betrifft.

Wenn ein Kunde nach mehrmaligem Mahnen, die Rechnung nicht begleicht, bietet sich als letzte Möglichkeit die Betreibung an. Das gesetztlichen Regelungen finden sich dazu im Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG). Das SchKG kennt zwei Arten der Schuldbetreibung, eine auf Pfandverwertung und eine auf Konkurs. Auf das Betreibungsverfahren wird in diesem Beitrag nicht weiter eingegangen.

Form für die Zahlungserinnerung

Die Form einer Zahlungserinnerung ist für den Gläubiger völlig frei. Egal ob diese per Telefon oder per E-Mail, Brief oder WhatsApp erfolgt, eine Mahnung ist in allen Varianten möglich. Das zeigt dann auch, dass die dritte Mahnung nicht eingeschriebenem erfolgen muss. Grundsätzlich ist nicht mal eine Mahnung nötig. Wenn die Fälligkeit erreicht ist, kann man direkt die Betreibung einleiten.  Dies macht aber aufgrund des Aufwandes und der Kundenfreundlichkeit keinen Sinn.

In der Geschäftspraxis ist ein dreistufiges Mahnverfahren sehr häufig anzutreffen. Zuerst wird dem säumigen Zahler eine erste Mahnung (sogenannte) Zahlungserinnerung, dann die zweite Mahnung und anschliessend die dritte und letzte Mahnung mit einer Betreibungsandrohung zugestellt. Wie erwähnt bleibt das Vorgehen dem Gläubiger überlassen.

Welche Angaben sind auf einer Mahnung sinnvoll?

Die Mahnung sollte gegenüber dem Schuldner klar formuliert und doch freundlich sein. Schliesslich will man mit einem Kunden häufig längerfristig zusammenarbeiten. Es ist durchaus sinnvoll folgende Angaben zu kommunizieren:

• Nummer und Datum  der Rechnung
• Bis wann soll die Mahnung bezahlt werden
• Mahnung soll ebenfalls ein Datum erhalten
• Info um welche Mahnung es sich handelt (Mahnstufe)

Normalerweise sollte eine Firma 10 Tage nach Ende der Zahlungsfrist einem Kunden eine Zahlungserinnerung zustellen. Es ist ausserdem sinnvoll, dass zwischen den nachfolgenden Mahnungen nicht mehr als 20 Tage verstreichen. Einschreiben wäre bei allen Mahnstufen gut, jedoch lohnt sich der Aufwand nicht. Bei der letzten Mahnung (dritte) wäre dies jedoch aus Beweisgründen angebracht.