Was sind Kreditoren? Bedeutung und Funktion einfach erklärt

Im Geschäftsleben spielt die Buchhaltung tagtäglich eine entscheidende Rolle. Unterteilt wird in aller Regel in die sogenannte Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Es wird von Kreditoren gesprochen, weil dem Unternehmen durch Waren oder diverse Dienstleistungen ein Kredit gewährt wird. Durch die Zusammenarbeit mit dem Einkauf hat das Unternehmen alle offenen Rechnungen im Blick und kann pünktlich bezahlen. Zu den übergeordneten Zielen der Kreditorenbuchhaltung zählt die Aufrechterhaltung guter Lieferantenbeziehungen. Kleine, mittlere und grosse Unternehmen haben es täglich mit vielen verschiedenen Kreditoren zu tun. Damit die Kreditorenbuchhaltung reibungslos abläuft, gibt es einiges zu beachten.

Für jeden Kreditor ein separates Kreditorenkonto

Damit alle Buchungsvorgänge der Kreditoren erfasst werden können, ist es wichtig ein Kreditorenkonto zu führen. Auf diesem Konto fasst die Buchhaltung alle Verbindlichkeiten zusammen, die im sogenannten Nebenbuch, also der Kreditorenbuchhaltung aufgeführt sind. Das Nebenbuch vereinfacht die Führung des Hauptbuches. Für die Übersichtlichkeit und Klarheit der Buchhaltung ist es wichtig, für jeden Kreditoren des Unternehmens ein separates Konto zu führen. Mit jedem Konto für die Kreditoren hat die Buchhaltung einen genauen Überblick über die Verbindlichkeiten und kann sofort reagieren. Diese schnelle Reaktion ist möglich, weil in diesem Konto auch alle Fälligkeiten der Verbindlichkeiten hinterlegt sind. Bei der Arbeit mit einer Buchhaltungssoftware werden alle Buchungen im Nebenbuch meist auch in das Hauptbuch übernommen. Die Rechnungsstellung und Bezahlung erfolgt bei einer Verknüpfung mit dem Geschäftskonto ebenfalls automatisch. Die Belege und Rechnungen der Kreditoren kannst du hochladen und im Kreditorenkonto digital hinterlegen.

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Kreditoren und Debitoren als offene Posten

Zusätzlich arbeiten viele Buchhaltungen mit einer OP-Liste. Diese Liste enthält alle offenen Posten des Unternehmens. Solange die Verbindlichkeiten nicht beglichen sind, bleibt sie bei der Rechnung stellenden Firma eine Forderung. Im umgekehrten Fall ist der offene Posten eine Verbindlichkeit. Gleichzeitig gibt die OP -Liste immer den aktuellen Soll- und Haben-Zustand des Unternehmens wieder. Da die offenen Posten immer einen direkten Einfluss auf die Liquidität des Unternehmens haben, ist wichtig, die Anzahl gering zu halten. Eine zeitnahe Auflösung der offenen Posten dient der Vermeidung von Verzugszinsen und Mahngebühren. Wer nicht pünktlich bezahlt, erhält außerdem oftmals nur noch Lieferungen gegen Barzahlung oder per Nachnahme.

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Rechnungen und Belege der Kreditoren immer ordentlich aufbewahren

Ein wichtiger Grundsatz der Kreditorenbuchhaltung ist, dass kein Vorgang ohne den dazugehörigen Beleg gebucht wird. Dadurch wird das wichtige Pärchen „Buchung“ und „Beleg“ nie aus den Augen verloren. Die einfachste Möglichkeit ist, wenn die Belege der Kreditoren chronologisch erfasst und selbstverständlich sofort abgelegt werden. Aufgrund der vielen verschiedenen Geschäftsvorfälle, die täglich anfallen, ist dies oftmals aber nur Wunschdenken. Die grobe Sortierung kann aber schon in Eingangs- und Ausgangsbelege pro Monat im Jahr erfolgen. Besonders einfach ist die digitale Ablage der Belege mit der Hilfe einer Buchungssoftware. Damit lassen sich sogar die digital erfassten Belege mit der jeweiligen Kontobewegung verknüpfen. Ordentlich abgelegte Belege und Rechnungen lassen sich einfach wiederfinden. Ganz gleich, ob manuell oder digital gilt: Die Ablage der Belege muss so erfolgen, dass sich auch eine Person zurechtfindet, die nichts mit der Buchhaltung des Unternehmens zu tun hat. Dies spart Kosten beim Steuerberater und im Endeffekt auch späteren Ärger mit den Finanzbehörden.

Die Konten der Kreditoren in regelmässigen Abständen prüfen

Bei der Buchung von Eingangsrechnungen (Kreditoren) entsteht ein offener Betrag, der als Verbindlichkeit bezeichnet wird. Offene Verbindlichkeiten haben immer einen Einfluss auf die Liquidität des Unternehmens. Zu spät gezahlte Rechnungen verursachen Mahngebühren und wirken sich gleichzeitig negativ auf die Kreditwürdigkeit bei den Kreditoren aus. Eine gute Möglichkeit, diesem Umstand entgegenzuwirken, ist die Arbeit mit einem Kreditorenziel. Dieses Ziel ergibt sich aus dem Jahresdurchschnitt an Verbindlichkeiten, der aus Lieferungen und Leistungen entsteht. In jeder Branche trifft die pauschale Aussage zu, dass ein Kreditorenziel von 30 Tagen erstrebenswert ist. Damit die Zahlungsziele nicht versäumt werden, kannst du als Unternehmer oder Buchhalter mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware arbeiten, in der die Zahlungsziele bei den Kreditoren hinterlegt sind. Auch eine OP-Liste ist für die rechtzeitige Bezahlung der Verbindlichkeiten eine sinnvolle Alternative. Durch die zeitnahe Überprüfung können gleichzeitig Abzüge wegen Skonto, Rabatten oder Qualitätsmängeln vorgenommen werden.

Mit der richtigen Buchhaltungssoftware hinken KMUs und Start-ups nicht hinterher

In der Schweiz sind juristische Personen wie AGs, GmbHs, Kommanditaktiengesellschaften und Genossenschaften zur Buchhaltung verpflichtet. Gleiches gilt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im abgelaufenen Geschäftsjahr mindestens CHF 500’000 erzielt haben. Da die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung für diese Unternehmen sehr aufwendig sein kann, empfiehlt sich der Einsatz einer modernen Buchhaltungssoftware. Damit dieser Software für jeden Kreditoren und Debitoren ein eigenes Konto eröffnet wird, ist die Buchhaltung äußerst übersichtlich und kann, wenn sie ordentlich geführt wird, auch von den Finanzbehörden einfach nachvollzogen werden. Gleichzeitig lassen sich Tages, Monats- oder sogar der Jahresabschluss leichter vollziehen und es kann auch eine Bilanz erstellt werden. Für KMUs und Start-ups empfiehlt sich Software wie pebe Live. Die All-in-one Lösung kombiniert Faktura, Lohn- und Finanzbuchhaltung in einem.

Eine gut geführte Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erleichtert KMUs das Tagesgeschäft

Irgendwann steht jeder Unternehmer in der Schweiz vor der Entscheidung, seine Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen oder auszulagern. Da eine ordentliche Buchführung immer Zeit und Personal bedeuten, lagern viele Unternehmen diese Arbeit aus. Allerdings bedeutet dies wiederum zusätzliche Kosten, die bei der Anschaffung einer Buchungssoftware nicht so hoch sind. Außerdem bringt eine ordentlich geführte Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung viele Vorteile mit sich. So werden zum Beispiel Rechnungen rechtzeitig beglichen und es entstehen keine Mahngebühren. Oftmals ist auch der Abzug von Skonto möglich und die Kreditwürdigkeit steigt. Korrekt geführte Kreditoren und Debitoren sind auch bei den Finanzbehörden gerne gesehen und erleichtern Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und Bilanzen.

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