Webinar für Treuhänder: So gelingt der Weg vom Schuhkarton zum digitalen Archiv
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Martin Steinbrecher
Die Realität in vielen Treuhandbüros ist bekannt: Belege werden gesammelt, abgelegt, teilweise noch physisch übergeben und müssen später mit hohem Aufwand verarbeitet werden. Was früher Standard war, wird heute zunehmend zum Effizienzproblem.
Genau hier setzt unser gemeinsames Webinar mit swiDOC an:
Wie gelingt der Übergang vom klassischen „Schuhkarton“-Prinzip hin zu einem automatisierten, digitalen Archiv?
Das Wichtigste in Kürze
- Viele Treuhänder arbeiten noch mit manuellen Prozessen (Papier, E-Mail, Ablage)
- → führt zu hohem Zeitaufwand, Fehlern und schlechter Übersicht
- Lösung: digitales Setup mit pebe Live + Dokumentenmanagement wie swiDOC
- Belege werden digital erfasst und zentral gespeichert
- Nahtlose Verbindung von Belegen und Buchhaltung
- Transparente Zusammenarbeit zwischen Treuhänder & Kunde
Der Status quo: Hoher Aufwand durch manuelle Prozesse
Viele Treuhänder und ihre Kunden arbeiten noch mit fragmentierten Abläufen:
- Belege werden physisch gesammelt oder per E-Mail verschickt
- Dokumente müssen manuell abgelegt und zugeordnet werden
- Rückfragen entstehen durch fehlende Übersicht
- Zeit geht verloren durch Suchen, Abstimmen und Nachbearbeiten
Diese Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Fehleranfälligkeit und erschweren eine effiziente Zusammenarbeit.
Die Lösung: Digitales Zusammenspiel von pebe Live und Dokumentenmanagement
Im Webinar wurde aufgezeigt, wie durch die Kombination von pebe Live und einer passenden Archivierungslösung wie z.B. swiDOC ein durchgängiger, effizienter Prozess entsteht.
Zentrale Elemente eines modernen Setups für Treuhänder
- Digitale Belegerfassung direkt an der Quelle
Belege werden unmittelbar digital erfasst – sei es durch den Kunden selbst oder automatisiert. - Strukturierte und zentrale Ablage
Dokumente werden systematisch archiviert und sind jederzeit auffindbar. - Nahtlose Integration in die Buchhaltung
Belege und Buchungen sind miteinander verknüpft – ohne Medienbrüche. - Transparente Zusammenarbeit
Treuhänder und Kunde greifen auf dieselben, aktuellen Daten zu.
Effizienzgewinne in der Praxis
Treuhänder, die bereits mit einem digitalen Setup arbeiten, berichten von klaren Vorteilen:
- Deutlich weniger manueller Aufwand
- Reduzierte Fehlerquote
- Schnellere Abstimmungen mit Kunden
- Bessere Übersicht über den aktuellen Stand
Oder anders gesagt:
Die Buchhaltung wird vom reaktiven „Abarbeiten“ zu einem strukturierten, planbaren Prozess.
Für wen ist ein solches Setup sinnvoll?
Ein digitaler, automatisierter Prozess lohnt sich insbesondere für:
- Treuhänder mit wachsender Mandantenstruktur
- Unternehmen mit hohem Belegvolumen
- Kunden, die ortsunabhängig arbeiten möchten
- alle, die ihre Prozesse effizienter und zukunftssicher gestalten wollen
Fazit: Der Wechsel lohnt sich
Der Schritt vom „Schuhkarton“ zum automatisierten Archiv ist kein reines Digitalisierungsthema – sondern ein klarer Effizienzhebel.
Mit der richtigen Kombination aus Buchhaltung und Dokumentenmanagement schaffen Treuhänder die Grundlage für:
- effizientere Abläufe
- bessere Zusammenarbeit
- mehr Transparenz
- und langfristig höhere Skalierbarkeit
Nächste Schritte
Sie möchten Ihr Setup optimieren oder mehr über die Möglichkeiten mit pebe Live erfahren?
Erfahren Sie mehr über die Integration von swiDOC in pebe Live.
Oder nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf – wir zeigen Ihnen gerne, wie eine passende Lösung für Ihre Anforderungen aussehen kann.
Häufig gestellte Fragen
Ist digitale Archivierung rechtssicher?
Ja – wenn:
Dokumente unveränderbar sind
Zugriffe protokolliert werden
Daten sicher gespeichert sind
Darf ich Papierbelege entsorgen?
Ja – wenn die digitale Version revisionssicher ist
Wie finde ich Dokumente schnell wieder?
Über:
Suchfunktion
Filter (Datum, Betrag, Lieferant)
Was kostet digitale Archivierung?
einfache Tools: wenige CHF/Monat
integrierte Lösungen: abhängig vom Anbieter
Wichtig: Einsparungen sind oft höher als die Kosten
Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.