Mahnung – Das musst du wissen

Die Mahnung ist auch als Erinnerungsschreiben oder als Zahlungserinnerung zu verstehen. Ein säumiger Zahler kann damit schriftlich auf seine ausstehende Zahlung aufmerksam gemacht werden. Gemäss Schweizer Obligationenrecht ist die Form gesetzlich nicht definiert, aber am es ist durchaus sinnvoll per Brief zu mahnen, wenn der Schuldner seiner Verpflichtung nicht fristgerecht nachkommt.

Was ist eine Mahnung?

Die Mahnung ist mit einer Zahlungserinnerung gleichzusetzen. In der Mahnung wird der Kunde daran erinnert, seine Schuld zu begleichen. In vielen Fällen kommt ein dreistufiges Verfahren zur Anwendung. Die dritte Mahnung wird häufig als „letzte Mahnung“ betitelt. In diesem Schreiben wird dem Kunden häufig die Betreibung angedroht.

Die Basis jeder Mahnung bildet eine Rechnung, Die Zahlungsfrist wird beim Schreiben einer Rechnung immer angegeben. Wird das Zahlungsziel vom Schuldner nicht eingehalten, kann der Gläuber den Kunden mahnen. Wenn der Schulder, eine Zahlung ablehnt, ist eine Mahnung wenige zielführend. In diesem Fall sollte man sich überlegen, ob man direkt eine Betreibung einleiten soll.

Versand der ersten Mahnung

Aus Gründen der Effektivität und der Kundenfreundlichkeit mahnen viele Unternehmen nicht gleich nach dem ersten Tag der abgelaufenen Zahlungsfrist. Die Überwachung der Zahlungsfristen bietet sich eine Software an, die einem das Managen der Debitoren abnehmen kann.

Gemäss Schweizer Obligationenrecht ist es möglich, für das Mahnen Verzugszinsen zu belasten. Für die Belastung von Mahngebühren gibt es keine gesetzliche Regelung. In den meisten Fällen wir bei der ersten Mahnung (Zahlungserinnerung) auf Verzugszinsen und Mahngebühren verzichtet.

Wie hoch dürfen die Mahngebühren sein?

Bei der Mahnung sieht, wie erwähnt, das Gesetzt keine Mahngebühren vor. Trotzdem dürfen sie erhoben werden. Voraussetzung dafür ist, dass sie im Vertrag klar geregelt sind. Meistens steht die entsprechende Regelung in den „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“. Entscheidend ist, dass der Betrag in Franken und Rappen klar geregelt sind. Pauschale Aussagen zu Mahngebühren sind nicht genügend.

Verzugszinsen

Art. 104 Abs. 1 OR besagt, dass der Verzugszins 5% des ausstehenden Betrages beträgt. Es ist sogar möglich, einen höheren Zins zu verlagen, jedoch muss dies ebenfalls im Vertrag mit dem Kunden geregelt sein (aktuellen Maximalzinsatz beachten).

Wenn sich ein Unternehmer nicht selbst um das Mahnwesen kümmern will, kann der diese Tätigkeit einem Inkassobüro übertragen. Wichtig ist, dass die Kosten für das Inkassobüro nicht auf den Schuldner abgewälzt werden können. Das ist jedoch unzulässig. Falls durch das späte Zahlen für den Lieferanten ein Schaden entsteht, kann dieser geltend gemacht werden, jedoch liegt die Beweislast beim Gläubiger.

Mahnung

Wie mahnt man?

In der Regel wird schriftlich gemahnt. Die Mahnung selbst muss sich auf die dazugehörige Rechnung beziehen. Im Text sollte man den Kunden klar aber freundlich auf die ausstehende Zahlung aufmerksam machen. Wer möchte, kann die Mahnung auch per Einschreiben zusenden. Das ist aber nicht unbedingt nötig. Die meisten Unternehmen mahnen drei Mal bevor sie eine Betreibung einleiten. Die Abstände zwischen den Mahnungen können frei definiert werden.

Was ist beim Mahnen zusätzlich wichtig?

Da der Schuldner Kunde ist, sollte man sich gut überlegen, was man in einer Mahnung schreiben will. Zentral ist immer, dass man klar und doch immer freundlich bleibt. Schliesslich will man mit den Kunden eine langfristige Geschäftsbeziehung aufbauen.

Falls du ein Inkassobüro beauftragtst, solltest du dieses über die Art der Kunden und über seine eigene Unternehmensphilosophie unterrichten.

Auch bei der Auswahl eines geeigneten Inkassounternehmens sollte man sich nicht von emotionalen Aspekten leiten lassen, sondern mit dem Dienstleister genau die „Gangart“ absprechen, mit der dieser gegen die eigenen Kunden vorgehen soll.

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