Fakturierung – Rechnungen korrekt erstellen

Die Fakturierung ist je nach Situation ein positives oder negatives Ereignis. Grundsätzlich schreibst du als Unternehmer gerne Rechnungen, gleichzeitig ärgerst du dich über Leistungen, die dir in Rechnung gestellt werden. Wie kannst du es also verhindern, bei deiner Kundschaft negativ wahrgenommen zu werden? Lass uns das mal genauer betrachten.

Was macht man in der Fakturierung? Ist Faktura und Rechnung das Gleiche?

Ja, genau. Fakturieren und Rechnung schreiben können synonym verwendet werden. Das Wort lässt sich vom lateinischen factura (dt. Rechnung) ableiten. Eine einzelne Rechnung wird demnach als Faktur oder Faktura bezeichnet. Der Vorgang der Abrechnung ist folglich die Fakturierung.

Wie fakturiere ich? Wie stelle ich etwas in Rechnung?

Als Rechnungssteller musst du dich drei Fragen stellen:

Was muss zwingend in die Rechnung?

Grundsätzlich müssen diese Angaben auf deiner Rechnung zu finden sein:

Insbesondere für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmer gibt es darüber hinaus noch mehr Pflichtangaben. Hier erfährst du mehr zu den Bestandteilen und Pflichtangaben einer Rechnung.

Was möchte ich zusätzlich darstellen?

Eine gute optische Gestaltung der Rechnung ist zwar keine Pflicht, vermittelt dem Kunden jedoch einen (ersten) Eindruck vom Unternehmen. Übersichtlich gestaltete Rechnungen mit einer optimal proportionierten Aufteilung der Seite und insgesamt professionell gestaltetem Aussehen vermitteln dem Kunden ein positives Gesamtbild. Die Rechnung wird so zur Visitenkarte Ihres Unternehmens.

Schreibe deinen Kunden eine freundliche Nachricht, gib ihnen Rabatt für die nächste Bestellung oder hinterlasse deine Kontaktdaten. Du magst es schrill und knallig? Verwende Neonfarben und mach noch ein wenig Glitzer obendrauf. Du willst die Faktur humorvoll gestalten? Platziere dein Lieblings-Emoji oder ein Meme drauf. (Fast) alles ist erlaubt.

Wie wäre es mit einem Mini-Rabatt für gewissenhafte Schuldner? Hier erfährst du mehr zu Skonto.

Fakturierung

Wie viel Zeit möchte ich investieren?

Wahrscheinlich geht es dir wie den meisten Unternehmern und deine Tage sind oftmals zu kurz für alles, was du dir vorgenommen hast. Dein Kerngeschäft nimmt bereits den Grossteil deiner Arbeitszeit in Anspruch und du hast nicht mehr viel Zeit übrig für buchhalterische Dinge. Somit solltest du einen Weg finden, der für dich und dein Business passt. Je nach Häufigkeit und Komplexität der Fakturen gibt es unterschiedliche Lösungen.

Fakturierung mit Word

Wer pro Jahr wenige Rechnungen schreibt und nicht viele Positionen aufführt, dürfte die Fakturierung mit Word und Excel erledigen können. Wirklich effizient ist man damit nicht, aber es ist nun mal eine einfache und günstige Lösung. Genau dein Ding? Nutze unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Word und Excel.

Fakturieren mit Rechnungsprogramm

Wer öfters Rechnungen schreibt und diese etwas umfangreicher sind, sollte seine Zeit gut einplanen, denn mit Word wird diese auch benötigt. Viel einfacher ist es, dem Computer die Arbeit zu überlassen. Mit einem Rechnungsprogramm schreibst du professionelle Rechnungen und musst dafür kaum einen Finger rühren. Klar, am Anfang musst du etwas Zeit für die Einrichtung investieren, doch wenn das erst einmal steht, wird die Fakturierung zum Selbstläufer und du hast Zeit für wichtigere Dinge. Zudem hältst du einfacher den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen.

Rechnungsprogramme gibt es in allen Formen, Farben, Modellen und Preisklassen. Als Kleinunternehmen haben wir von pebe Live uns zum Ziel gesetzt, anderen KMUs eine möglichst einfache Lösung zu einem fairen Preis anzubieten. Wer also noch sehr klein ist oder noch kaum Umsatz generiert muss auch noch nichts bezahlen. Interesse geweckt? Schau dir unser Angebot an und probiere aus, ob pebe Live deinen Vorstellungen entspricht. Jetzt registrieren.

Wer kann Rechnungen stellen?

Rechnungen sind Belege die eine Leistungserbringung bescheinigen und gleichsam die Gegenleistung einfordern. Wie irgendwann einmal in der Schule gelernt gibt es dabei (fast) immer zwei Seiten:

Dabei stellt jeweils der Gläubiger dem Schuldner eine Rechnung. Im vorliegenden Beispiel hättest du als Unternehmen eine Leistung erbracht und forderst nun deine Entlöhnung. Somit wärst du der Gläubiger und dein Kunde der Schuldner. Gegenüber deinen Lieferanten wiederum wärst du der Schuldner. Alles klar?

Hier kannst du es auch nochmals im Detail nachlesen:

Alles zu Gläubiger oder Schuldner.

Welche Arten von Rechnungen gibt es?

Rechnung ist nicht immer gleich Rechnung. Wahrscheinlich hast du den einen oder anderen der folgenden Begriffe bereits schon mal gehört. Ich habe dir hier eine kurze Zusammenstellung ausgewählter Rechnungsarten gemacht:

Teilrechnung

Eine Bestellung kann in mehrere Lieferungen oder Leistungen aufgeteilt werden. Daher ist es möglich, dass du deinem Kunden mit jeder Lieferung einen Teil der Leistung verrechnest, eine Teilrechnung stellt. Die letzte Teilrechnung wird als Schlussrechnung bezeichnet.

Sammelrechnung

In einer Sammelrechnung werden mehrere Aufträge desselben Kunden zusammen abgerechnet. Wenn einer deiner Kunden häufig bei dir bestellt kannst du die Aufträge somit zusammenfassen und einfacher abrechnen.

Stornorechnung

Eine fehlerhafte Rechnung kann durch Ausstellung einer Stornorechnung korrigiert werden. Jede Buchung, die durch die Rechnung gemacht wurde, wir mit der Stornorechnung korrigiert. Dabei bleiben aber sämtliche Buchungen in der Finanzbuchhaltung stehen. Damit kann man stets nachvollziehen, was wann wie gebucht wurde.

Gutschrift

Eine Gutschrift kann sich auf eine gesamte Rechnung oder nur auf einen Teil dessen beziehen. Damit werden Forderungen aufgehoben, oder eben gutgeschrieben. Für den Schuldner gibt es damit eine Schuldminderung. Dies kann vorkommen, wenn bspw. ein geliefertes Produkt mangelhaft war und daher nicht oder nur teilweise bezahlt werden muss. Hier geht’s zur Gutschrift-Vorlage.

Proforma-Rechnung

Die Proforma-Rechnung dient ausschließlich steuerlichen Zwecken. Darin beschreibt der Rechnungssteller Art, Umfang und/oder Wert einer Lieferung. Für Zollzwecke nutzen Unternehmer diese Art der Rechnungsstellung beispielsweise, um den Wert einer Warensendung nachzuweisen. Aber auch für die Lieferung von Ersatzteilen oder Mustern wird diese Art der Rechnung häufig verwendet. Hier geht’s zur Proforma-Rechnung Vorlage.

Positiv wahrgenommene Rechnungen

Nehmen wir die einleitend angesprochene Fragen nochmals auf: Ist es überhaupt möglich, dass ein Kunde eine Rechnung positiv erlebt? Eine Rechnung zu schreiben, ermöglicht es, mit dem Kunden in Kontakt zu treten. Dieser Kommunikationskanal bietet die Chance, dem Kunden positiv im Gedächtnis zu bleiben und selbst den Erhalt einer Rechnung in ein positives Erlebnis für den Kunden zu verwandeln. Die bereits zurückliegende Dienstleistung oder das gelieferte Produkt, das dein Kunde positiv erlebt hat, kann noch einmal ins Gedächtnis gerufen werden. Die Notizen können die Kunden auch direkt ansprechen und Stammkunden können beispielsweise Rabatte und Gutscheine angeboten werden.

Wer Rechnungen nicht nur als langweilige Tabellen, sondern auch als Kommunikationskanal mit dem Kunden begreift, der kann sehr schnell einen gewissen Gefallen daran finden eine Rechnung zu schreiben.

Das Angebot eines kleinen Danks bei Abgabe einer Empfehlung kann den Kunden positiv stimmen und für das Unternehmen gute Bewertungen mit sich bringen. Ein gutes Gefühl hinterlassen ausserdem auch kostenlos erbrachte Leistungen. Wurde beispielsweise eine Dienstleistung oder ein Produkt nicht berechnet, sondern gratis geliefert, dann kann man dies als Posten mit einem Preis von 0 CHF auf der Rechnung zusammen mit allen anderen Posten aufgelistet. Der Rechnungsteil mit Notizen für den Kunden kann man auch nutzen, um Sonderaktionen anzukündigen. Man kann dem Kunden auch weitere Angebote präsentieren, die ihn aufgrund seines bisherigen Bedarfs ebenfalls interessieren könnten (Cross selling).

Fazit zur Fakturierung

Die Fakturierung kann durch einmal erstellte Vorlagen oder geeignete Software recht einfach werden. Dies bietet über die reine Zahlungsaufforderung hinaus die Chance, mit dem Kunden zu kommunizieren. Rechnungen sind mehr als nur ein administrativer Akt. Bei Ausgestaltung der Kommunikationsmöglichkeiten ist eine Rechnung für das Unternehmen Visitenkarte und Kundenbindungsinstrument zugleich. Eine Rechnung ist eine Chance, mit dem Kunden in Kontakt zu treten und positiv im Gedächtnis zu bleiben.

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