Fakturierung – Tipps und Tricks

Ist die Fakturierung nicht der Teil Ihrer Arbeit, der Ihnen am meisten Freude bereitet? Sie können sich nicht vorstellen, dass Ihr Kunde voller Vorfreude auf das Eintreffen Ihrer Rechnung wartet?

Rechnungen zu schreiben oder zu empfangen, wird meistens nicht mit vollkommener Entspannung und ungetrübtem Wohlbefinden verbunden. Für Unternehmen ist es mit gesetzlichen Vorgaben verbunden eine Rechnung zu schreiben, wobei es formale Kriterien zu berücksichtigen gilt. Dies kostet Zeit und Aufwand.

Rechnung als Visitenkarte

Ausser den Pflichtangaben und den zu erfüllenden formalen Kriterien bei der Rechnungsstellung, ist auch das Design der Rechnung nicht ganz bedeutungslos. Eine gute optische Gestaltung der Rechnung ist zwar keine Pflicht, vermittelt dem Kunden jedoch einen (ersten) Eindruck vom Unternehmen. Übersichtlich gestaltete Rechnungen mit einer optimal proportionierten Aufteilung der Seite und insgesamt professionell gestaltetem Aussehen vermitteln dem Kunden ein positives Gesamtbild. Die Rechnung wird so zur Visitenkarte Ihres Unternehmens. Das räumt der optischen Gestaltung von Rechnungen einen wichtigen Stellenwert ein, auch wenn sie die Rechtssicherheit der Rechnung nicht beeinflusst. Bei Kleinunternehmen, bei denen Rechnungen die Haupteinnahmequelle darstellen, lohnt es sich also, zu Beginn mindestens einmal etwas Zeit und Aufwand in eine gute Rechnungsvorlage mit ansprechendem und wiedererkennbarem Design für das Unternehmen zu investieren.

Trotz der vielen Aspekte, die man beim Rechnungen schreiben berücksichtigen muss, kann es mit geeigneter Gestaltung auch Spass machen. Wer Rechnungen nicht nur als langweilige Tabellen, sondern auch als Kommunikationskanal mit dem Kunden begreift, der kann sehr schnell einen gewissen Gefallen daran finden eine Rechnung zu schreiben. Das Erfüllen inhaltlicher und formaler Kriterien wird zudem leicht, wenn einmal eine geeignete Rechnungsvorlage für das Unternehmen vorliegt.

Was ist bei der Fakturierung Pflicht?

Zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehören die Adressen von Leistungserbringer und Leistungsempfänger, Beschreibung und Umfang der Leistung. Zudem das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde oder der Leistungszeitraum. Selbstverständlich sollte auch der Preis der Leistung aufgelistet sein.

Zu den Pflichtangaben gehören ausserdem die Mehrwertsteuernummer des Leistungserbringers, die dessen Unternehmensidentifikationsnummer (UID) enthält und das Format CHE xxx.xxx.xxx MWST hat.

Eine übersichtliche Auflistung der Pflichtangaben und Informationen zu elektronischer Fakturierung ist auch auf dem KMU-Portal für kleinere und mittlere Unternehmen der Seite der Schweizerischen Eidgenossenschaft zu finden. Kostenlose Vorlagen für Rechnungen bieten ausserdem häufig einen guten ersten Eindruck davon, wie eine korrekte Rechnung auszusehen hat.

Als Rechnungsbetrag kann der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer mit Angabe des Steuersatzes angegeben werden, oder die Einzelbeträge können separat angegeben werden. Die separate Angabe von Nettobetrag, Steuersatz und Gesamtbetrag macht die Rechnung übersichtlich und erleichtert zudem die Prüfung der Rechnung. Eine Prüfung der Rechnungsbeträge ist vor allem für den Empfänger wichtig, der nur korrekte Rechnungen für den Vorsteuerabzug bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung einreichen kann. Eine Erleichterung der Prüfung von Rechnungen durch den Empfänger sorgt also für Kundenfreundlichkeit. Auch für den Unternehmer ist es von Vorteil, wenn Rechnungen leicht prüfbar und bei eventuellen Fehlern rechtzeitig korrigiert sind, da Rückforderungen wegen falsch ausgewiesener Mehrwertsteuern unangenehm sein können.

Fakturierung

Voraussetzungen des Steueramts

Unternehmen, deren Jahresumsatz geringer als 100’000 CHF ist, sind von der Steuerpflicht befreit und können das auf der Rechnung vermerken. Weiterführende Informationen zum Mehrwertsteuergesetz (MWST) bieten auch die Seiten der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Tiefgehende und aktuelle rechtliche Informationen zum MWST bietet ausserdem die Publikationsplattform des Bundesrechts Fedlex.

Beträge dürfen auch in Fremdwährung ausgewiesen werden, wobei die Umrechnung dann für jedes Quartal nach den von der ESTV veröffentlichten Wechselkursen erfolgt.

Was kann man in eine Rechnung schreiben und wie kann ich das Design nutzen?

Ist es überhaupt möglich, dass ein Kunde eine Rechnung positiv erlebt? Neben den unbedingt erforderlichen Pflichtangaben gibt es auch die „Kür“ der Fakturierung. Es gibt Gestaltungsmöglichkeiten in Form von Nachrichten, die man an den Kunden übermittelt oder man gibt zusätzliche Bedingungen an. Zu den Bedingungen, die angegeben werden können, gehört beispielsweise ein Datum, zu dem die Zahlung erfolgt sein soll (Zahlungsziel). Es kann auch angegeben werden, ob Skonto als Preisnachlass gewährt wird, bis zu welchem Datum und in welcher Höhe.

Eine Rechnung zu schreiben, ermöglicht es also, mit dem Kunden in Kontakt zu treten. Dieser Kommunikationskanal bietet die Chance, dem Kunden positiv im Gedächtnis zu bleiben und selbst den Erhalt einer Rechnung in ein positives Erlebnis für den Kunden zu verwandeln. Die bereits zurückliegende Dienstleistung oder das gelieferte Produkt, das der Kunde positiv erlebt hat, kann noch einmal ins Gedächtnis gerufen werden. Die Notizen können die Kunden auch direkt ansprechen und Stammkunden können beispielsweise Rabatte und Gutscheine angeboten werden.

Das Angebot eines kleinen Danks bei Abgabe einer Empfehlung kann den Kunden positiv stimmen und für das Unternehmen gute Bewertungen mit sich bringen. Ein gutes Gefühl hinterlassen ausserdem auch kostenlos erbrachte Leistungen. Wurde beispielsweise eine Dienstleistung oder ein Produkt nicht berechnet, sondern gratis geliefert, dann kann man dies als Posten mit einem Preis von 0 CHF auf der Rechnung zusammen mit allen anderen Posten aufgelisten. Der Rechnungsteil mit Notizen für den Kunden kann man auch nutzen, um Sonderaktionen anzukündigen. Man kann dem Kunden auch weitere Angebote präsentieren, die ihn aufgrund seines bisherigen Bedarfs ebenfalls interessieren könnten (Cross selling).

Fazit zur Fakturierung

Die Fakturierung kann durch einmal erstellte Vorlagen oder geeignete Software recht einfach werden. Dies bietet über die reine Zahlungsaufforderung hinaus die Chance, mit dem Kunden zu kommunizieren. Rechnungen sind mehr als nur ein administrativer Akt. Bei Ausgestaltung der Kommunikationsmöglichkeiten ist eine Rechnung für das Unternehmen Visitenkarte und Kundenbindungsinstrument zugleich. Eine Rechnung ist eine Chance, mit dem Kunden in Kontakt zu treten und positiv im Gedächtnis zu bleiben.

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