QR Rechnung erstellen – einfach gemacht

Bei der schriftlichen Rechnungsstellung in der Schweiz ist es seit dem 30. Juni 2020 der Standard, eine QR Rechnung zu erstellen. Diese Art der Rechnung, die den alten orangen oder roten Einzahlungsschein seit dem 30. September 2022 endgültig ersetzt, beinhaltet sowohl sämtliche Daten digital in Form eines QR-Codes als auch gedruckt wie bisher. Der sogenannte Swiss QR Code enthält alle Informationen, die für eine automatische Zahlung und Verbuchung relevant sind. Eine QR Rechnung zu erstellen hat den Vorteil, dass Du keine IBAN- und Referenznummern mehr abzutippen brauchst, weil die kompletten Rechnungsinformationen bereits im QR-Code gespeichert sind. Das spart erstens Zeit und verhindert zweitens Buchungsfehler.

QR Rechnung erstellen: Diese Anforderungen gelten

In der Schweiz besteht eine QR-Rechnung aus einem Empfangsschein und einem Zahlteil. Für den Empfangsschein ist das Format 62 x 105 mm gesetzlich vorgegeben. Bei der Ausstellung bist Du verpflichtet, ihn links neben dem Zahlteil zu platzieren. Er muss ausserdem die gleiche Höhe aufweisen und den restlichen Raum so ausfüllen, dass der Empfangsschein und der Zahlteil in Kombination die Länge des schmaleren Teils des DIN-A4-Formats bilden (210 x 105 mm). Die Mindestschriftgrösse liegt bei 6 pt.

Um eine korrekte QR Rechnung zu erstellen, musst Du auf dem Empfangsschein folgende Daten vermerken:

• Titel „Empfangsschein“ (Schriftgrösse 11 pt, fett gedruckt)
• Konto / Zahlbar an (IBAN/QR-IBAN aus dem Swiss QR Code sowie die Adresse des Rechnungsstellers. Der Aufdruck der QR-IBAN erfolgt in Vierer-Blöcken, das letzte Zeichen separat)
• Referenz (QR-Referenz oder Creditor Referenz in Vierer-Blöcken, wobei im letzten Block weniger Zeichen enthalten sein dürfen)
• Zahlbar durch (Name und Anschrift des Kunden, das Feld muss eine Mindestmasse von 52 x 20 mm umfassen)
• Währung und Betrag (unterstützt die Währungen Schweizer Franken und Euro, wobei die Kürzel CHF und EUR links vor dem Betrag aufgedruckt werden. Bei der Betragsangabe musst Du grundsätzlich zwei Nachkommastellen verwenden, z.B. 1’000.00)
• Annahmestelle (in diesem Wortlaut in rechtsbündigem Aufdruck)

Willst Du eine saubere QR Rechnung erstellen, ist der Zahlteil wie folgt zu gestalten:

• Titel „Zahlteil“ (Schriftgrösse 11 pt, fett gedruckt)
• Swiss QR Code (QR-Code mit Schweizer Kreuz in der Mitte und 5 mm breiter Umrandung)
• Bereich „Angaben“ rechts neben dem Code (Konto / Zahlbar an, Referenz, Zusätzliche Informationen, Zahlbar durch)
• Währung und Betrag (Aufdruck der Währung CHF oder EUR in der Art wie auf dem Empfangsschein)
• Bereich „Weitere Informationen“ (z.B. „Endgültige Zahlungsempfänger“, falls vorhanden)

Hinweis: Bei einem „endgültigen Zahlungsempfänger“ handelt es sich um eine Person, die eine QR-Rechnung empfängt.

QR Rechnung erstellen: Nutzen für den Versender

Schweizer Unternehmen reduzieren ihren Arbeitsaufwand für die Buchhaltung deutlich, indem sie eine QR Rechnung erstellen. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Fehlerquote dank der Automatisierung verringert, da alle wichtigen Informationen im QR-Code vermerkt sind. Die Grundvoraussetzung dafür ist, dass die Rechnungen maschinell mithilfe eines QR-Code-Scanners gelesen werden können. Die automatische Erfassung des Absenders und des Rechnungsdatums bedeutet eine enorme Erleichterung für die Buchhaltungsabteilungen in Schweizer Firmen, denn die Mitarbeiter können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren statt weitere Zeit in das Überprüfen von Rechnungen zu investieren.

Vorteile einer QR-Rechnung für den Rechnungsempfänger

Auch die Rechnungsempfänger haben einen hohen Nutzen, wenn ihnen Unternehmen eine QR Rechnung erstellen. Zum einen treten ebenfalls für sie weniger Fehler beim Einlesen auf, denn die manuelle Arbeit wie bei den früheren Einzahlungsscheinen entfällt. Der Grund: Sämtliche Zahlungsinformationen werden elektronisch übermittelt. Zum anderen werden durch den QR-Code alle gängigen Zahlungsmethoden akzeptiert. Die Rechnungsempfänger sind imstande, diesen Code mit dem Smartphone, der PC-Kamera oder einem speziellen Gerät zu scannen, um die Zahlung einfach und schnell in die Wege zu leiten. Auf diese Weise wird die Zahlung nicht nur vereinfacht: Eine QR Rechnung zu erstellen erhöht ausserdem die Sicherheit beim Zahlungsverkehr.

QR Rechnung erstellen: So profitiert der Zahlungsabwickler

Indem Unternehmen eine QR Rechnung erstellen, erfahren auch Zahlungsabwickler (in der Regel Banken) eine Vereinfachnung ihrer Prozesse. Aufwendige Arbeit durch Einzahlung mit Papier am Schalter gehört durch den neuen Schweizer Rechnungsstandard der Vergangenheit an. Mithilfe der mobilen Banking-App auf dem Smartphone hast Du die Möglichkeit, den Swiss QR Code mit der QR-Reader-Funktion einzuscannen und per Fingertipp die Zahlung auszulösen.

Alternativ kannst Du jedoch eine QR-Rechnung wie den abgelösten Einzahlungsschein am Schalter einer Postfiliale bezahlen oder per Zahlungsauftrag im Couvert an Deine Bank.

Deshalb nützen QR-Rechnungen allen beteiligten Parteien

Wie Du leicht erkennst, nützt es sowohl Rechnungssendern und -empfängern als auch Zahlungsabwicklern, eine QR Rechnung zu erstellen. Die Automatisierung der Zahlungen spart eine Menge Zeit, Ressourcen und minimiert Fehler. Sofern Dir das alles auf den ersten Blick zu neu und kompliziert erscheint, gibt es ein effizientes Hilfsmittel zur Anfertigung von QR-Rechnungen mit dem Swiss QR Code. Die von Experten entwickelte Buchhaltungssoftware pebe Live unterstützt Dich auf einfache, übersichtliche Weise. Das Schreiben von Rechnungen sowie der Zahlungsverkehr finden in der Cloud statt. Vor allem Schweizer Kleinunternehmen schätzen den Nutzen von pebe Live und können sich bei Fragen und eventuellen Problemen an den freundlichen Support wenden.