Rechnungsprogramm: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Du bist Gründer oder Geschäftsführer eines Schweizer KMU und auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm, das dich bei der Abwicklung von Buchhaltung und Fakturierung professionell und präzise unterstützt? Dann ist die Auswahl des richtigen Programms das A und O, damit du optimal profitieren kannst. Dieser Beitrag bietet dir eine gute Grundlage. Du erfährst, was ein Rechnungsprogramm können sollte und nach welchen Kriterien du das passende Produkt auswählst.

Hohe Bedeutung: das Rechnungsprogramm in der Buchhaltung

Seriöse Geschäftspartner zeichnen sich auch durch eine rechtssichere und einwandfreie Buchhaltung aus. Diese muss sowohl sachlich als auch summarisch absolut richtig sein. Durch solide Rechnungsprogramme schaffen moderne Unternehmer dafür die Basis. Denn sie gewährleisten, dass die entsprechenden Summen oder Prozentbeträge richtig berechnet und verbucht werden können. Idealerweise nutzt du dafür eine Buchhaltungssoftware inklusive Rechnungsprogramm. Es erlaubt dir, die jeweiligen Daten und Zahlen per Mausklick schnell und fehlerfrei zu übertragen. Das bietet besonders gute Effizienz rund um Abrechnung und Buchhaltung.

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Wertvolle Funktionen von digitalen Rechnungsprogrammen

Rund um Kundenmanagement, Auftragssachbearbeitung und Buchhaltung bietet dir das Rechnungsprogramm eine Vielfalt von Funktionen, die den unternehmerischen Alltag erfreulich erleichtern. Das beginnt bereits bei der Sammlung und Verwaltung der Stammdaten von Kunden und Lieferanten. Wenn du diese einmal angelegt hast und natürlich konsequent aktualisierst, sind diese ebenfalls durch den Klick mit der Maus nutzbar. Die Erstellung von Angeboten und Rechnungen ist so besonders leicht umzusetzen. Dein Vorteil: Du kannst dich ganz deinen Kunden und Partnern widmen, weil du eine Menge Zeit bezüglich der Auftragsbearbeitung sparst. Wenn beispielsweise ein Angebot von einem Kunden angenommen wird, kannst du die Daten des Angebots unkompliziert in eine entsprechende Rechnung umwandeln. Fehlerquellen und doppelte Arbeit sind so attraktiv vermeidbar.

Natürlich brauchen Auftragswesen und Finanzmanagement eines erfolgreich arbeitenden Unternehmens auch ein solides Kontrollieren von Zahlungen und ein präzises und termingerechtes Mahnwesen. Deshalb sind durch ein gut konzipiertes Rechnungsprogramm auch die Erfassung von Zahlungseingängen und -ausgängen sowie die Erstellung von eventuellen Mahnungen möglich. Auch diese Tätigkeiten werden durch das Rechnungsprogramm deutlich einfacher gestaltet, sodass du dich ganz auf deine Kernkompetenzen und deine Kunden konzentrieren kannst. Denn ein Rechnungsprogramm bietet wertvolle Effizienz.

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Automatisierung als Vorteil nutzen

Durch das wertvolle Automatisieren von Buchhaltungsprozessen werden Buchführung und Bilanz sowohl effizient als auch rechtskonform durchgeführt. Denn durch ein gutes Buchhaltungsprogramm erhältst du kluge Unterstützung bezüglich der Auswahl der richtigen Konten. Doch das Duo aus Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm kann noch mehr: Es unterstützt dich dabei, die Finanzdaten deines Unternehmens umfassend zu kontrollieren und auch auszuwerten. So entdeckst du durch das Rechnungsprogramm auch Handlungspotenzial dafür, was dein Unternehmen noch erfolgreicher macht.

Das richtige Rechnungsprogramm auswählen – die Kriterien

Je besser Rechnungsprogramme zum Unternehmen passen, umso bessere Unterstützung leisten sie natürlich auch. Deshalb haben wir nachfolgend die wichtigsten Auswahlkriterien für Rechnungsprogramme zusammengestellt. So entdeckst du das richtige Programm leichter – und profitierst umfassend.

1. Die Kosten

Natürlich haben gerade KMU-Unternehmen, aber auch Existenzgründer und Freiberufler meist ein begrenztes Budget, das es sorgsam zu verwalten gilt. Die gute Nachricht: Ein gutes Abrechnungsprogramm muss keineswegs teuer sein. Es lohnt sich also durchaus, die Preise von Buchhaltungssoftware und Rechnungsprogrammen zu vergleichen, um das günstigste Angebot herauszufinden.

2. Der Funktionsumfang

Das günstigste Angebot ist natürlich nicht unbedingt das, das auch am wenigsten kostet. Entscheidend ist bei der Auswahl des ideal geeigneten Programms dasjenige, das bezüglich des Vergleichs von Kosten und Nutzen perfekt ist. Deshalb solltest du natürlich den Funktionsumfang, die dir die einzelnen Programme bieten würden, genau unter die berühmte Lupe nehmen. Passen die Funktionen zu den Prozessen deines individuellen Unternehmens? Können die Funktionen nach Mass genutzt werden? Bietet das Produkt sowohl Buchhaltung als auch Fakturierung?

3. Die Benutzerfreundlichkeit

Wer Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme beziehungsweise Faktura-Tools einsetzt, möchte das nach dem Kauf schnell und ohne hohen Einarbeitungsaufwand tun. Deshalb sind solche Programme empfehlenswert, die sich auch vom buchhalterischen Laien intuitiv bedienen lassen und die durch kluge Voreinstellungen auch Fehlerquellen minimal gestalten. Idealerweise probierst du Testversionen aus, die die Auswahl unterstützen.

4. Kompatibilität mit anderen Systemen

Wenn dein Unternehmen bereits spezielle Software nutzt, sollte das neue Rechnungsprogramm in diesem Zusammenhang beste Kompatibilität bieten. Das ist wichtig, damit die Systeme deines Unternehmens nahtlos ineinandergreifen und sich nicht behindern. Solltest du dir unsicher sein, nutze die Beratung der Profis, die die Programme herstellen oder verkaufen.

5. Der Kundensupport

Wie funktionieren Verbuchung und Fakturierung? Welche Updates benötigt das Rechnungsprogramm? Sind Sicherheit und Datenschutz umfassend gewährleistet? – Ein gutes Rechnungsprogramm zeichnet sich auch dadurch aus, dass du einen individuellen Support rund um Fragen oder Probleme erhältst.

Spezifische Rechnungsprogramme – welche Unternehmen profitieren besonders?

Nicht jedes Unternehmen hat eine eigene Buchhaltungsabteilung, die alle Tätigkeiten rund um Abrechnung, Buchhaltung und Finanzwesen erledigt. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler und Selbstständige profitieren durch ein Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm umfassend. Doch auch Grossunternehmen schaffen solche spezifischen Programmlösungen wertvolle Vorteile, etwa bezüglich der Abrechnung von Filialen oder statistischer Auswertungen.

Fazit

Ein Rechnungsprogramm, das passgenau ausgewählt und genutzt wird, ist ein wichtiger Begleiter durch den unternehmerischen Alltag – und erfreulich kostengünstiger als einschlägiges Personal. Durch hohe Effizienz von digitalisierter Abrechnung und Buchhaltung erweist es sich unter Umständen als wichtiger Wettbewerbsvorteil. Rund um die Wahl des passenden Rechnungsprogramms solltest du die Kriterien Preis und Leistung, Userfreundlichkeit, Integrierbarkeit in die eventuell vorhandene Unternehmens-IT, Sicherheit und Support berücksichtigen.

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