Erfolgsrechnung einfach erklärt: Aufbau & Funktion
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Martin Steinbrecher
Gerade für KMU ist die Erfolgsrechnung unverzichtbar, wenn es darum geht, die wirtschaftliche Entwicklung zu verstehen, mit früheren Jahren oder Mitbewerbern zu vergleichen und das Unternehmen gezielt weiterzuentwickeln.
Die Erfolgsrechnung, auch Gewinn- und Verlustrechnung genannt, ist dabei ein zentrales Instrument. Sie zeigt dir, ob dein Unternehmen profitabel war oder einen Verlust gemacht hat – und liefert damit wertvolle Einblicke, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
In diesem Beitrag erfährst du, wie die Erfolgsrechnung aufgebaut ist und wie du sie selbst erstellen kannst.
Definition: Was ist eine Erfolgsrechnung?
Die Erfolgsrechnung zeigt, wie wirtschaftlich ein Unternehmen innerhalb eines festgelegten Zeitraums gearbeitet hat – sei es im Monat, Quartal oder über das ganze Geschäftsjahr. Dazu werden sämtliche Einnahmen (Erträge) den Ausgaben (Aufwänden) gegenübergestellt. Typische Erträge sind z. B. Umsätze aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen sowie Mieteinnahmen. Auf der Aufwandseite stehen Kosten wie Löhne, Mieten oder Wareneinkäufe.
Das finanzielle Ergebnis ergibt sich aus der Differenz beider Seiten:
Ist der Ertrag höher als der Aufwand, liegt ein Gewinn vor.
Übersteigen hingegen die Ausgaben die Einnahmen, spricht man von einem Verlust.
Die Erfolgsrechnung gehört zur Jahresrechnung eines Unternehmens zusammen mit der Bilanz und dem Anhang und liefert eine zentrale Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.
💡 Hinweis: In der Betriebswirtschaft bedeutet „Erfolg“ nicht automatisch etwas Positives. Es beschreibt schlicht das Ergebnis – ob im Plus oder Minus.
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Wozu braucht es eine Erfolgsrechnung?
Die Erfolgsrechnung ist ein unverzichtbares Steuerungsinstrument für Unternehmen. Sie liefert die finanzielle Basis, um betriebliche Abläufe zu analysieren, gezielte Entscheidungen zu treffen und den Geschäftserfolg aktiv zu beeinflussen. Auf Grundlage der darin enthaltenen Daten lassen sich nicht nur Unternehmensziele überwachen, sondern auch Preise kalkulieren und Kosten optimieren. Ihr Hauptzweck besteht darin, sämtliche Erlöse und Ausgaben systematisch zu erfassen und so ein klares Bild der wirtschaftlichen Lage zu schaffen.
Wer muss eine Erfolgsrechnung erstellen?
Laut Obligationenrecht müssen Schweizer Unternehmen, die eine doppelte Buchhaltung führen (Aktiengesellschaften, GmbHs, Genossenschaften, Vereine oder Stiftungen) eine Erfolgsrechnung als Teil der Jahresrechnung erstellen.
Dasselbe gilt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, sofern ihr Jahresumsatz CHF 500’000 übersteigt. Überschreitet ein Unternehmen zudem die Umsatzgrenze von CHF 100’000, ist eine detaillierte Erfolgsrechnung gesetzlich vorgeschrieben (Art. 958 OR). Diese dient nicht nur der Erfüllung steuerlicher und rechtlicher Anforderungen, sondern auch der Nachvollziehbarkeit der Unternehmenslage durch externe Interessengruppen.
Doch auch wenn keine Pflicht besteht, ist die Erfolgsrechnung ein wertvolles Instrument. Sie gibt Aufschluss über die finanzielle Entwicklung, hilft bei strategischen Entscheidungen und zeigt auf, wo Handlungsbedarf oder Optimierungspotenzial besteht. Wer seine Erträge und Aufwände sauber dokumentiert, schafft zudem Vertrauen – ob bei Banken, Investoren oder Geschäftspartnern. Wer also langfristig planen, wachsen oder finanzielle Mittel beschaffen will, profitiert erheblich von einer transparent geführten Erfolgsrechnung.
🔍 Hinweis:
Die Erfolgsrechnung ist Teil der Jahresrechnung (zusammen mit Bilanz und ggf. Anhang) und soll gemäss OR Art. 958 Abs. 1 «ein zuverlässiges Urteil Dritter über die wirtschaftliche Lage ermöglichen». Für Unternehmen mit Umsätzen über CHF 100’000 gilt zudem die Pflicht zur mehrstufigen Erfolgsrechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung?
Bilanz und Erfolgsrechnung gehören zum Fundament jedes Jahresabschlusses, liefern jedoch unterschiedliche Perspektiven auf dein Unternehmen.
Die Bilanz bietet einen Überblick über dein Vermögen und deine Schulden – jedoch an einem ganz bestimmten Stichtag. Sie zeigt auf, wie dein Kapital finanziert ist und wo es eingesetzt wurde. Damit eignet sie sich bestens, um die finanzielle Situation deines Unternehmens zu einem konkreten Zeitpunkt – etwa zum Jahresende – zu beurteilen.
Die Erfolgsrechnung hingegen zeigt, wie sich dein Unternehmen über eine bestimmte Zeitspanne hinweg entwickelt hat. Sie erfasst sämtliche Einnahmen und Ausgaben eines Zeitraums und zeigt auf, ob dabei ein Gewinn oder Verlust entstanden ist. Man spricht deshalb auch von einer Gewinn- und Verlustrechnung.
Zusammen liefern Bilanz und Erfolgsrechnung also ein umfassendes Bild: Die Bilanz zeigt, wo dein Unternehmen heute steht – die Erfolgsrechnung, wie es dort hingekommen ist.
💡 Merksatz:
Bilanz = Stand heute
Erfolgsrechnung = Verlauf über die Zeit
Wie ist die Erfolgsrechnung aufgebaut?
Die Erfolgsrechnung kann unterschiedlich detailliert aufgebaut sein – je nachdem, wie tief du in die Analyse der Unternehmenszahlen eintauchen möchtest. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der einfachen (einstufigen) und der detaillierten (mehrstufigen) Form.
Einstufige Erfolgsrechnung
Die einstufige Erfolgsrechnung fasst sämtliche Einnahmen und Ausgaben zusammen und errechnet daraus direkt das Ergebnis. Sie eignet sich vor allem dann, wenn du dir schnell einen Überblick über den finanziellen Verlauf verschaffen willst – etwa zur groben Einschätzung von Gewinn oder Verlust.
Beispiel: Einstufige Erfolgsrechnung
Mehrstufige Erfolgsrechnung
Anders sieht es bei der mehrstufigen Erfolgsrechnung aus: Hier werden die Erträge und Aufwände in Kategorien unterteilt, beispielsweise nach betrieblichem und neutralem Ergebnis. So erhältst du eine deutlich differenziertere Sicht auf dein Unternehmen. Typische Zwischenergebnisse wie Bruttogewinn, EBITDA oder EBIT helfen dir, die Profitabilität einzelner Geschäftsbereiche zu beurteilen oder die Effizienz deiner operativen Tätigkeiten zu analysieren.
Diese strukturierte Vorgehensweise macht die mehrstufige Erfolgsrechnung zu einem wertvollen Instrument für tiefergehende finanzielle Bewertungen und strategische Entscheidungen.
Beispiel: Mehrstufige Erfolgsrechnung (zweistufig)
Was zeigt die mehrstufige Erfolgsrechnung – und wie ist sie aufgebaut?
Im Gegensatz zur einfachen Variante geht die mehrstufige Erfolgsrechnung deutlich tiefer: Sie bildet verschiedene Ergebnisstufen ab und gibt so einen differenzierten Einblick in die wirtschaftliche Situation deines Unternehmens. Grundlage ist dabei der gängige Kontenrahmen.
Zwischenergebnisse wie Bruttogewinn oder EBIT helfen dir, die Profitabilität einzelner Geschäftsbereiche zu analysieren und die finanzielle Stabilität besser einzuschätzen. Besonders bei Jahresabschlüssen, die von Revisoren geprüft werden, ist eine saubere Gliederung entscheidend.
📌 Wichtig:
Wenn du deine Erfolgsrechnung manuell erstellst, achte auf eine klare Struktur. Zwischenpositionen wie der Bruttogewinn oder der Betriebsgewinn sollten optisch hervorgehoben werden – zum Beispiel durch Doppellinien, Einrückungen oder Farbmarkierungen. Das beugt Fehlinterpretationen vor und erleichtert externen Prüfern die Kontrolle.
Zweistufige Erfolgsrechnung – Überblick
Die zweistufige Erfolgsrechnung unterteilt sich in:
Betriebsbereich: Enthält z. B. Verkaufserlöse, Materialaufwand, Löhne, Abschreibungen und Zinskosten. Am Ende steht der Betriebsgewinn.
Neutraler Bereich: Bezieht sich auf Erträge und Aufwände, die nicht direkt mit der Haupttätigkeit zu tun haben – wie z. B. Immobilienerträge oder -kosten. Abschliessend werden die Steuern berücksichtigt, bevor der Unternehmensgewinn ausgewiesen wird.
Dreistufige Erfolgsrechnung – Aufbau
Die dreistufige Erfolgsrechnung fügt einen zusätzlichen Bereich hinzu:
Handelsbereich: Startet mit dem Warenertrag und zieht den Warenaufwand ab – das ergibt den Bruttogewinn.
Betriebsbereich: Berücksichtigt Aufwände wie Personal- und Sachkosten. Daraus ergibt sich der Betriebsgewinn.
Neutraler Bereich: Erfasst Erträge und Aufwände aus ausserordentlichen Quellen (z. B. Liegenschaften, Wertschriften). Nach Abzug der Steuern steht am Ende der Jahresgewinn oder -verlust.
Diese Struktur eignet sich besonders für Unternehmen, die tiefergehende Analysen zur operativen Effizienz, zur Kostenstruktur oder zur Ergebnisqualität benötigen.
Was gehört in die Erfolgsrechnung?
Wenn dein Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet ist, eine Erfolgsrechnung zu führen, musst du dich an die im Schweizer Obligationenrecht (Art. 959b OR) festgelegten Mindestanforderungen halten. Für die inhaltliche Struktur stehen dir zwei zulässige Vorgehensweisen offen:
Gesamtkostenverfahren (Produktionserfolgsrechnung)
Bei dieser Methode werden sämtliche Kosten und Erträge eines bestimmten Zeitraums erfasst – unabhängig davon, ob die hergestellten Produkte bereits verkauft wurden oder noch auf Lager liegen.
Vorteile:
Direkte Übernahme der Werte aus der Buchhaltung
Umfassende Darstellung der betrieblichen Leistung
Detaillierte Kostenaufgliederung
Nachteile:
Inventur ist zwingend erforderlich und oft aufwändig
Kein direkter Einblick in die Wirtschaftlichkeit einzelner Produkte oder Produktgruppen
Umsatzkostenverfahren (Absatzerfolgsrechnung)
Hier stehen den Erträgen nur jene Kosten gegenüber, die direkt mit den tatsächlich verkauften Produkten verbunden sind.
Vorteile:
Keine Inventur notwendig
Deutlichere Sicht auf den Erfolg einzelner Produktgruppen
Eignet sich gut für die Beurteilung der Absatzstruktur
Nachteile:
Komplexe Berechnungen notwendig
Erhöhte Abstimmungsarbeit mit den Buchhaltungsdaten
Beide Verfahren sind gesetzlich anerkannt – welches besser zu deinem Unternehmen passt, hängt von deinem Geschäftsmodell und der internen Auswertungstiefe ab.
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💡 Vorteil für dich: Du sparst Zeit, reduzierst Fehler und hast jederzeit Zugriff auf aktuelle Zahlen, die dir bei der Steuerung und Planung deines Unternehmens helfen.
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Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
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