Sammelrechnung – Alles was du wissen musst

In einer Sammelrechnung werden mehrere geleistete Aufträge zusammengenommen und in einer einzigen Rechnung abgerechnet. Sammelrechnungen machen dann Sinn, wenn man von einzelnen Kunden ständig mehrere Aufträge bekommt. Man kann dann als Rechnungssteller eine periodische Rechnung über diverse Aufträge ausstellen und muss nicht jeden einzeln abhandeln. Das Erstellen von Sammelrechnungen über mehrere Aufträge spart zum einen Zeit, zum anderen fallen weniger Buchungen an für Bank- und Kundenkonto.

Ein Beispiel

Ein Kunde bestellt bei einem Händler an verschiedenen Tage mehrere Produkte. In einer einzigen Sammelrechnung stellt der Händler, nach Lieferung der Waren, seine Forderungen. Dies erleichtert sowohl dem Kunden als auch Händler die Arbeit und spart Beiden Zeit. Auch Strom- oder Wasserrechnungen sind Sammelrechnungen. Ansonsten würden Kunden für jeden dl Wasser oder jede kWh eine Rechnung zu zahlen habe. Dies würde weder dem Lieferer noch dem Kunden ein effizienter Ablauf ermöglichen.

Inhalt

Beim Erstellen einer Sammelrechnung müssen gewisse Mindestangaben vorhanden sein:

• Auflistung der Einzelabrechnungen
• Summe der Entgelte
• Summe der Umsatzsteuer
• Abrechnungszeitraum
• Liefer- / Leistungsdatum

Liefer- und Leistungsdatum

Die Regelungen zu Liefer- bzw. Leistungsdatum setzen sich wie folgt zusammen:

Das Lieferdatum bei Waren

Bei der Warenlieferung gilt generell der Zeitpunkt der Übergabe als Lieferdatum. Wir die Übergabe an Dritte weitergegeben, wie bspw. die Post oder andere Versanddienste, so gilt das Versanddatum als Lieferdatum.

Das Leistungsdatum bei Dienstleistungen

Dienstleister sollten einen Abnahmetermin mit ihren Kunden vereinbaren. Der abgemachte Termin gilt dann sogleich als Zeitpunkt der Leistungserbringung. Dienstleistungen erstrecken sich normalerweise über eine längeren Zeitraum. Dabei kommt es oft vor, dass der Dienstleister in Vorleistung geht. Dies kann mit der Vereinbarung von Teilabnahmen, Anzahlungen oder Abschlagsrechnungen umgangen werden.

Korrektheit

Es muss dem Kunden möglich sein, der Sammelrechnung den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung zu entnehmen. Dies ist auch der Fall, wenn Liefer- und Rechnungsdatum zusammenfallen. Dabei kann man aber auch einen Pauschalhinweis hinterlegen wie bspw. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.

Es ist zudem möglich, anstelle eines tatsächlichen Datums, eine Verweisung auf den jeweiligen Lieferschein zu platzieren. Diese sollte natürlich klar zuordenbar sein, bspw. durch Lieferschein-Nummer.

Die vier Möglichkeiten der Lieferdatumsangabe

• Angabe des Lieferscheins oder Leistungsdatum
• Verweisung auf ein anderes Dokument, bspw. Lieferschein, welches das Datum enthält
• Pauschalhinweis (vgl. oben)
• Verweisung auf das Datum eines Lieferscheins, bei dem das Lieferdatum fehlt