Selfmanagement: Wie Sie effizienter werden

Wir kennen das Problem: Trotz späten Feierabends bleibt viel Arbeit liegen, die Freizeit wird knapp, der Stress beherrscht den Alltag. Wer das regelmässig erlebt, ist weniger erfolgreich im Beruf, hat weniger Zeit für Erholung und Familie und wird krank. Das liesse sich vermeiden. Hier ein paar bewährte Tipps für das Selfmanagement.

Der Morgen

«Ich stehe erst auf, wenn ich drei Gründe aufgezählt habe, warum dieser Tag ein besonderer werden wird.» Es müssen nicht immer drei sein. Aber wer schon im Bett vor schlechter Stimmung kapituliert, hat schon halb verloren. Lieber Musik hören, das Frühstück geniessen, den Körper mit ein paar Übungen in Schwung bringen und sich vielleicht gar ein regelmässiges Ritual zusammenstellen.

Tagesplan

«Planen ist das Ersetzen des Zufalls durch den Irrtum.» Das mag lustig tönen, ist es aber nicht. Eine Planung ist nicht ein Zwangsgerüst für den nachträglichen Vollzug, sondern das Nachdenken über die wichtigsten Abläufe. Ein Tagesplan gehört zu einem guten Selfmanagement. Eisenhowers Modell für das Setzen von Prioritäten hat nach wie vor Gültigkeit:

– Zuerst erledigen, was WICHTIG und DRINGEND ist. Genügend Zeit dafür planen, Reserve bereitstellen.

– Was WICHTIG, aber NICHT DRINGEND ist, gehört in die Planung, aber weg vom  Schreibtisch.

– Vieles von dem, was nicht wichtig ist, kann delegiert werden nach dem Motto: «Ich mache nur selber, was niemand sonst besser, schneller oder billiger erledigen kann.»

– Und was ist mit den Aufgaben, die weder WICHTIG noch DRINGEND sind? Dafür gibt es den Papierkorb. Wir Alle machen Dinge, von denen niemand etwas hat. Wir erledigen sie, weil es immer so war oder weil wir glauben, es würde von uns erwartet. Es sind meistens kleine Dinge, aber in der Summe können sie eben doch über unsere Effizienz mit entscheiden.

Pausen machen

Immer auf die Zeit achten. Trennen Sie klar zwischen konzentrierter Arbeit und kurzen Pausen – nicht nur zeitlich, sondern auch räumlich. Und warten Sie nicht zu lang. Wenn Sie ermüdet sind, brauchen Sie erheblich länger, um wieder fit zu werden. Und nebenbei: Warten Sie auch nicht bis zum Verdursten. Trinken Sie genug Wasser.

Eine besondere Art Pause ist der Mittagsschlaf: Begrenzt auf dreissig Minuten, bringt er viel Erholung, ohne dass Sie in den Tiefschlaf fallen und sich danach wie gerädert fühlen.

Gönnen Sie nicht nur den Gliedern und der Wirbelsäule Pausen, sondern auch den Augen. Monotone Bildschirmarbeit lässt sich besser ertragen, wenn Sie hin und wieder in die Ferne sehen oder die Augen schliessen. Sie werden schnell merken, wie wohl das tut.

Keine Fremdbestimmung zulassen

Der schlimmste Störfaktor ist das Telefon. Leiten Sie es um oder stellen Sie es auch mal ab, wenn Sie Ruhe brauchen. Gleich nach dem Telefon kommen E-Mails. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, jedes Mail innert Minuten zu beantworten. Wundern Sie sich aber nicht, wenn Ihre Umgebung sich daran gewöhnt und nebenbei noch den Eindruck erhält, Sie hätten eigentlich zu wenig zu tun.

Aufräumen

Vergleichen Sie einmal eine durchschnittliche private Küche mit einer Profiküche in einem Restaurant. Hier Schubladen voller Kram, dafür kein einziges Messer, das wirklich schneidet. Dort perfekte Ergonomie, alles an seinem Platz, nur das Nötigste, dafür in bester Qualität. Und dann gehen Sie zurück in Ihr Büro…

Bewegen

Wir haben uns unendlich lang mit der Frage beschäftigt, welches die gesündeste Stellung für Büroarbeit ist. Die Antwort ist simpel: Es gibt sie nicht. Der Mensch ist nicht für das Halten einer Stellung geboren, sondern für Bewegung. Wir reden ja auch ausdrücklich vom Bewegungsapparat. Also: Sitzen Sie, wenn möglich aufrecht, aber stehen Sie auch auf. Gehen Sie – zum Beispiel während des Telefonierens. Sie werden im Stehen feststellen, dass Sie besser atmen und dadurch auch besser reden. Ein gesunder, starker Rücken und eine trainiertes Zwerchfell sind schon die halbe Miete. Dieser Tipp ist für ein optimales Selfmanagement besonders wichtig.

Sauerstoff

Es ist immer wieder erstaunlich zu erleben, wie lange es Menschen in einem stickigen Zimmer aushalten. Verbrauchte Luft enthält nicht nur weniger Sauerstoff und viel Kohlenoxyd, sondern Staub und verschiedenste Giftstoffe. Kennen Sie das Bild, wenn in einem relativ dunklen Raum plötzlich die Sonne einstrahlt und all die Partikel sichtbar macht? Wollen Sie das wirklich alles in Ihrer Lunge haben?

Null

Ja. Einfach einmal nichts tun. Dafür braucht es auch kein Smartphone. Eine veraltete Arbeitsethik hat uns daran gewöhnt, dass man eigentlich immer etwas Sinnvolles tun sollte, dabei aber ausgeblendet, was Musse ist: Fitness für die Seele. Auch das ist Selfmanagement.