Spesen verbuchen – So wird’s gemacht

Seit der Einführung des neuen Lohnausweises 2007 wurde das Spesen verbuchen in der Schweiz klar geregelt und konkretisiert. Jedoch ist das Thema für viele Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer immer noch mühselig. Wer sich in die Thematik eingearbeitet hat, empfindet das Spesen verbuchen oftmals gar nicht mehr so aufwendig. Der folgende Text erklärt, wie du Spesen korrekt verbuchst.

Was sind Spesen überhaupt?

Auslagen, die dem Arbeitnehmer während dienstlicher Tätigkeiten entstehen, müssen vom Arbeitgeber entschädigt werden. Diesen Vorgang nennt man Spesenvergütung. Dazu gehören beispielsweise Reisekosten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder Flugzeug sowie Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Fallen bei Kundenbesuchen Parkgebühren an oder nutzt der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug für geschäftliche Zwecke, gelten diese Unkosten ebenfalls als geschäftlich begründete Spesen. Diese Spesen zu verbuchen ist von finanziellem Vorteil, da weder der Arbeitnehmer eine Einkommenssteuer noch der Arbeitgeber Sozialversicherungsleistungen darauf zahlen müssen.

Welche unterschiedlichen Arten von Spesen gibt es?

Wie genau die Abrechnung der Spesen funktionieren muss, ist gesetzlich im OR Art.327a festgelegt. Zum einen gibt es in der Schweiz die effektive Spesenabrechnung. Dabei muss jede einzelne Auslage aufgezählt und mit einer Quittung – physisch oder digital – im Lohnausweis belegt werden. Der Arbeitgeber muss diesen Nachweis der einzelnen Spesen kontrollieren und freigeben. Zum anderen gibt es die Möglichkeit der Pauschalspesenabrechnung. Die Grundlage bildet ein im vornherein für die Arbeitsauslagen vereinbarter Pauschalbetrag. Der Arbeitnehmer muss dafür keine Spesenabrechnung vorlegen. Gesetzlich ist diese Art, Spesen zu verbuchen, im OR 327a Abs. 2 geregelt. Wichtig ist, dass der festgesetzte Pauschalbetrag die effektiven Kosten des Arbeitnehmers in jedem Fall decken muss. Ein Beispiel hierfür, das am häufigsten zum Einsatz kommt, ist die Kilometerpauschale.

Sofern bei den effektiven Spesen die grundsätzlichen Regelungen eingehalten wurden, müssen sie nicht mehr im Lohnausweis betragsmäßig angeführt sein. Die Steuerverwaltung akzeptiert dies anstandsfrei. Bei Pauschalspesen muss die Steuerverwaltung des Arbeitnehmers den Lohnausweis mit den betragsmäßig aufgeführten Auslagen trotzdem prüfen. Gegebenenfalls wird die Steuerbehörde den effektiven Nachweis der Pauschalspesen einfordern.

Das Spesenreglement

Der Arbeitgeber kann sich in der kantonalen Steuerverwaltung ein Spesenreglement genehmigen lassen. Dies ist eine spezielle Abmachung zwischen Unternehmen und Steuerverwaltung. Der Arbeitgeber verpflichtet sich dementsprechend, nur Spesen im Rahmen dieses Spesenreglements zu vergüten. Gleichzeitig akzeptiert die Steuerverwaltung die Spesen, ohne diese auf den Lohn aufzurechnen. Arbeitgeber können auf Grundlage eines Muster-Reglements der Steuerkonferenz ein individuelles Spesenreglement erstellen, das zu dem jeweiligen Unternehmen passt. Dieses muss die Steuerverwaltung genehmigen. Der Arbeitnehmer muss im Lohnausweis auf das spezielle Spesenreglement hinweisen. Effektive Spesen müssen beim Spesen verbuchen nicht mehr aufgezählt werden. Bei Pauschalspesen gilt weiterhin eine betragsmäßige Aufführung. Jedoch wird die Steuerbehörde bei einem bestehenden und genehmigten Spesenreglement keine Quittungen und Nachweise einfordern (hier geht’s zur kostenlosen Quittungsvorlage). Das Spesenreglement ist besonders für Unternehmen empfohlen, bei denen häufig Außendienst- und Reisetätigkeiten der Arbeitnehmer vorkommen.

Die detaillierte Abrechnung effektiver Spesen

Beim effektiven Spesen verbuchen muss immer der Originalbeleg der Auslage aufbewahrt werden. Die Nummerierung und Datierung der Quittung ermöglicht ein einfaches Wiederauffinden. Auch Anlass und Bezeichnung gehören zu den verpflichtenden Informationen beim Spesen verbuchen. Bei Auslagen für das Auto, müssen die effektiven Fahrtkosten sowie die Anzahl der Kilometer aufgeführt sein. Bei Fremdwährungen ist der Fremdwährungskurs mit anzugeben. Zum Schluss dürfen der Spesencode und die Unterschrift des Arbeitnehmers nicht fehlen. Der Vorgesetzte muss die effektive Spesenabrechnung ebenfalls freigeben.

Fazit

Der Arbeitgeber sollte sich frühzeitig überlegen, wie er in seinem Unternehmen Spesen verbuchen lassen möchte. pebe Live ermöglicht effizientes Spesen verbuchen. Die benutzerfreundliche Software bietet eine sichere und ordentliche Verwaltung der Löhne, bei der das effektive Spesen verbuchen ebenfalls eine wichtige Rolle spielt. Jetzt ausprobieren!

Pebe übernimmt keine Haftung für das fehlerhafte Führen einer Buchhaltung. Informieren Sie sich bei Fragen bei Ihrem Treuhänder oder beim Steueramt.