Lohnabrechnung in der Schweiz: Dein kompletter Guide von A bis Z
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: pebe Live
Die Lohnabrechnung ist mehr als nur ein Pflichtdokument – sie zeigt transparent auf, wie sich der monatliche Auszahlungsbetrag einer Arbeitskraft zusammensetzt. Sie ist essenziell für die Nachvollziehbarkeit von Abzügen, Zuschlägen und Versicherungsbeiträgen.
Damit bei der Erstellung keine Fehler passieren, lohnt es sich, die Grundlagen zu kennen – egal, ob du Arbeitgeber oder Arbeitnehmer bist. In diesem Beitrag erfährst du, worauf es wirklich ankommt, wie du eine Lohnabrechnung gesetzeskonform aufsetzt und welche Angaben keinesfalls fehlen dürfen.
Warum die Lohnabrechnung mehr ist als nur Zahlen auf Papier: Eine Definition
Eine Lohnabrechnung ist weit mehr als eine formale Pflicht. Sie schafft Vertrauen, sorgt für Transparenz und ist ein Nachweis gegenüber Sozialversicherungen und Steuerbehörden. Gleichzeitig ist sie ein zentrales Kommunikationsmittel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
In der Lohnabrechnung dokumentierst du als Arbeitgeber, wie sich der Lohn deiner Mitarbeiter zusammensetzt und welche sozialversicherungsrechtlichen und lohnsteuerlichen Abzüge du machst. Die Arbeitnehmer können daraus ablesen, welchen Nettolohn sie in dem Abrechnungszeitraum verdient haben. Die Abrechnung über den Lohn erstellt man üblicherweise monatlich.
Wichtige Funktionen der Lohnabrechnung:
Beleg für die Auszahlung des Monatslohns
Übersicht über gesetzliche und freiwillige Abzüge
Nachweis für Sozialversicherungsbeiträge
Dokumentation von Sonderzahlungen und Spesen
Grundlage für Steuererklärungen
Lohn vs. Gehalt – der Unterschied:
Lohn: variabel, z. B. Stunden- oder Akkordlohn, abhängig von der geleisteten Arbeit
Gehalt: fixer Betrag, monatlich gleich hoch, unabhängig von geleisteten Stunden
Beide Varianten müssen rechtlich einwandfrei abgerechnet und dokumentiert werden.
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Gesetzliche Pflichten auf einen Blick – das gilt für Schweizer Arbeitgeber
Der Zweck einer Lohnabrechnung besteht darin, dem Steueramt gegenüber nachzuweisen, wie viel Lohnsteuer und welche Sozialversicherungsbeiträge in einem Kalendermonat gezahlt wurden.
Wegen des Anspruchs, den der schweizerische Gesetzgeber an die Erstellung einer Abrechnung stellt, hat er die Anforderungen in einer gesetzlichen Grundlage normiert.
Gemäss der Vorschrift Art. 323 b Absatz 1 OR hat jeder Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm eine monatliche Lohnabrechnung übergibt. Wurde das schriftliche Dokument korrekt erstellt und hat es alle Anforderungen erfüllt, können mögliche Fragen der Lohnadministration vermieden werden.
Die wichtigsten Pflichten laut Obligationenrecht (Art. 323b OR):
Schriftform: Lohnabrechnungen müssen schriftlich oder digital erstellt werden
Einzelabrechnung: Jede Lohnzahlung muss separat abgerechnet werden
Transparenz: Alle Abzüge und Zulagen müssen einzeln aufgeführt sein
Nachvollziehbarkeit: Die Abrechnung muss verständlich und überprüfbar sein
Pflichtangaben auf jeder Lohnabrechnung:
Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Bruttolohn, Nettolohn, Zulagen und Abzüge
Sozialabzüge (AHV, IV, EO, ALV, BVG etc.)
Eventuell Quellensteuer
Auszahlungsbetrag und Kontoverbindung
Tipp: Auch Einmalzahlungen wie Provisionen, Boni oder der 13. Monatslohn müssen separat ausgewiesen werden.
Aufbau einer Lohnabrechnung – Position für Position erklärt
Die Lohnabrechnung informiert über den Bruttolohn, den Nettolohn und die lohn- und sozialversicherungspflichtigen Abzüge. Des Weiteren muss eine Lohnabrechnung die folgenden Angaben enthalten:
Der Arbeitnehmer muss wissen, wie sich sein Bruttolohn zusammensetzt. Neben dem Monatslohn informierst du als Arbeitgeber daher z. B. über Feiertagszuschläge und Ferienauszahlungen.
Die sozialversicherungsrechtlichen Abzüge setzen sich aus den Abzügen für die Alters- und Hinterlassenversicherung, die Arbeitslosenversicherung, die Nichtbetriebsunfallversicherung, die Berufsunfallversicherung und den Zuschuss zur Pensionskasse zusammen. Diese muss jeder Arbeitnehmer ab dem 25. Lebensjahr zahlen.
Obwohl der Gesetzgeber keine feste Struktur vorgibt, hat sich ein dreigeteiltes Schema in der Praxis bewährt: Kopfteil, Hauptteil, Fussteil.
Obwohl der Gesetzgeber keine feste Struktur vorgibt, hat sich ein dreigeteiltes Schema in der Praxis bewährt: Kopfteil, Hauptteil, Fussteil.
1. Kopfteil: Stammdaten
Vorname und Nachname des Arbeitnehmers
Adresse
Geburtsdatum
Sozialversicherungsnummer
Abrechnungszeitraum
Personalnummer (falls vorhanden)
2. Hauptteil: Lohnkomponenten
Bruttolohn (z. B. Monatslohn oder Stundenlohn)
Zulagen: Familienzulagen, Nachtzuschläge, 13. Monatslohn etc.
Abzüge: Sozialversicherungen, Quellensteuer, KTG
Nettolohn = Brutto – Abzüge + Zuschläge
3. Fussteil: Auszahlung
Bankverbindung
Überwiesener Betrag
Bemerkungen oder Hinweise
So erhält jeder Arbeitnehmer einen transparenten Nachweis über die gesamte Lohnabrechnung.
Was darf abgezogen werden – und was nicht?
Arbeitnehmer müssen einen Teil ihres Bruttolohnes an die Sozialversicherung abgeben. Ergänzt wird diese Zahlung, um deinen Beitrag (Arbeitgeberbeitrag).
1. Säule: AHV / ALV / IV
Für die Alters- und Invalidenversicherung (AHV/IV) wird z. B. ein prozentualer Anteil, von 5,3 % fällig. Bei einem Jahreseinkommen von CHF 148’200.00 muss dein Arbeitnehmer einen Beitrag von 1,1 % des Bruttolohns an die Arbeitslosenversicherung (ALV) zahlen.
2. Säule: Pensionskasse
Die Pensionskasse wird auch BVG genannt. Dies steht für Bundegesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge. Deine Arbeitnehmer müssen ab einem Jahreseinkommen von 21’510 CHF obligatorisch BVG versichert sein. Die Pensionskasse schützt junge Erwachsene vor Risiken der Invalidität und Tod. Ab dem 24. Lebensjahr werden die Abgaben als Altersrente gespart.
Unfallversicherung
Ein weiterer Teil der Sozialversicherung ist die Unfallversicherung. Passiert deinen Arbeitnehmer etwas während oder ausserhalb der Arbeitszeit, sind sie je nach Umfang der Versicherung für unterschiedliche Szenarien abgesichert. In der Regel umfasst die Unfallversicherung medizinische Behandlungen, Rehabilitation, Invaliditätsentschädigungen und Todesfallleistungen. Die Höhe der Beiträge ist abhängig vom Berufsrisiko, der Höhe des Gehalts und der Versicherungsgesellschaft.
Krankentaggeld
Weitere Zahlungen können für eine Krankentagegeldversicherung und im Rahmen der obligatorischen Vorsorge hinzukommen. Bei Abschluss einer Krankentaggeldversicherung musst du z. B. 50 % des Beitrags direkt bei der Erstellung der Lohnbuchhaltung für den betreffenden Arbeitnehmer berücksichtigen. Die Beiträge zur Sozialversicherung werden hälftig vom Arbeitnehmer und dir als Arbeitgeber getragen.
Für die Abführung der Beiträge bist du als Arbeitgeber zuständig, indem du die Lohnabzüge bei der Erstellung der Lohnbuchhaltung vom Bruttolohn abziehst. Die Berechnung und der Abzug der Lohnabzüge von dem Bruttolohn stellt viele Mitarbeiter in den Lohnbüros vor eine komplizierte Aufgabe.
Zusammengefasst:
AHV / IV / EO: Beiträge zur Alters- und Hinterlassenenversicherung, Invalidenversicherung und Erwerbsersatzordnung
ALV: Arbeitslosenversicherung – beitragspflichtig bis zu einem Jahreseinkommen von CHF 148’200
UVG: Unfallversicherung – Berufsunfall durch den Arbeitgeber, Nichtberufsunfall in der Regel durch den Arbeitnehmer gedeckt
BVG: Berufliche Vorsorge ab einem Jahreslohn von CHF 22’680 (Eintrittsschwelle)
Diese Abzüge werden jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen – mit Ausnahme der NBU-Prämie, die meist vollumfänglich dem Arbeitnehmer belastet wird.
Weitere mögliche Abzüge:
Quellensteuer (für ausländische Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung)
Krankentaggeldversicherung (KTG), sofern vertraglich geregelt
Kirchensteuer, sofern Kirchenmitgliedschaft besteht
Vorschüsse oder Rückzahlungen von Arbeitgeberdarlehen
Abzüge dürfen nur vorgenommen werden, wenn sie vertraglich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben sind.
Zulagen und Zuschläge:
Familienzulagen
Nacht- oder Wochenendarbeit
Monatslohn
Boni und Provisionen
Dienstaltersgeschenke
Zulagen erhöhen den Bruttolohn und sind teilweise sozialversicherungspflichtig. Sie müssen in der Lohnabrechnung ebenfalls klar ausgewiesen werden.
Teilzeit, Praktikum, Quellensteuer? Spezialfälle und was du beachten musst
Nicht jedes Arbeitsverhältnis ist gleich – vor allem bei Teilzeitbeschäftigten, Praktikanten oder quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmern gelten besondere Regeln.
Beitragspflicht bei Sozialversicherungen
Die Beiträge zur AHV, IV und EO sind für alle Arbeitnehmenden obligatorisch und werden direkt vom Bruttolohn abgezogen. Die berufliche Vorsorge (BVG) greift jedoch erst ab einem Jahreseinkommen von CHF 22’680 (Stand 2025).
Was bedeutet das für Teilzeitangestellte?
Wer mehrere Teilzeitstellen hat, aber bei keiner den BVG-Eintrittsschwellenwert erreicht, ist nicht automatisch versichert.
Der sogenannte Koordinationsabzug (CHF 26’460) reduziert die beitragspflichtige Lohnsumme. Gerade bei tiefen Einkommen kann dieser Abzug prozentual ins Gewicht fallen.
Wichtig: Der Koordinationsabzug wird je Anstellung berücksichtigt – mehrere Teilzeitjobs können so zu einer Unterversicherung führen. Es lohnt sich, mit dem Arbeitgeber über eine Anpassung des Koordinationsabzugs zu sprechen oder eine freiwillige Vorsorge zu prüfen.
Quellensteuer nicht vergessen
Quellensteuerpflicht besteht für ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung oder steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese direkt vom Lohn abzuziehen und an die zuständige kantonale Steuerbehörde abzuführen.
Lohnabrechnung digital erstellen: Tools, Tipps und Fallstricke
Wer Lohnabrechnungen effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform erstellen will, kommt um eine digitale Lösung kaum herum. Gerade für kleine Unternehmen bietet das viele Vorteile.
Mögliche Tools zur Lohnerstellung:
Excel-Vorlagen
Online-Rechner
Vorgefertigte Word-Formulare
Professionelle Lohnbuchhaltungssoftware (z. B. pebe Live)
Manuelle Erstellung – günstig, aber aufwendig
Die manuelle Erstellung der Lohnabrechnung mit Excel oder Word ist kostenfrei, erfordert aber:
fundiertes Fachwissen
viel Zeit
regelmässige Kontrolle gesetzlicher Vorgaben
Ein kleiner Fehler bei den Abzügen kann schnell zu Problemen mit Sozialversicherungen oder der Steuer führen.
Vorteile einer Lohnbuchhaltungssoftware wie pebe Live
Automatische Berechnung von Brutto-, Netto- und Abzügen
Monatsabrechnungen auf Knopfdruck
Vorlagen für alle gesetzlich nötigen Angaben
Direkte Anbindung ans E-Banking für einfache Lohnüberweisung
Cloudbasierter Zugriff für Treuhänder oder externe Unterstützung
Mit pebe Live lassen sich Mitarbeiterdaten zentral erfassen und Löhne automatisch berechnen. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Einstieg und sorgt für einen reibungslosen Ablauf – auch ohne tiefgehendes Buchhaltungswissen.
Besonders praktisch: Durch die Integration mit bLink kannst du Löhne direkt aus dem System überweisen und deine gesamte Lohnadministration digital und effizient abwickeln.
Digitale Lohnbuchhaltung in der Schweiz
Die Lohnabrechnung der Mitarbeiter enthält sensible Daten. Aus dem Dokument geht nicht nur hervor, wie viel ein Arbeitnehmer verdient, sondern auch, wo er wohnt und welchen Zivilstand er hat. Deshalb ist es notwendig, dass der Versand der Lohnabrechnung an die Mitarbeiter vertraulich vonstattengeht.
Eine digitale Lösung zur Erstellung einer Lohnbuchhaltung unterstützt nicht nur dabei, den Monatslohn korrekt zu ermitteln, sie hilft auch, dass Dokumente bequem per E-Mail an die Mitarbeiter weitergeleitet werden können. Hierdurch wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch Geld. Monatliches Einpacken und Frankieren entfallen. Stattdessen reicht ein Knopfdruck, um die Lohnabrechnung dem Empfänger zukommen zu lassen.
Wenn du dir die Erstellung von Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung erleichtern willst, dann nutze eine Software, die die passenden Lösungen zur Ermittlung der Familienzulagen oder bei einem unterjährigen Wechsel der Arbeitnehmer zu einem anderen Arbeitgeber anbietet. Die Softwarelösung kann auch perfekt eingesetzt, um gesetzliche Änderungen schnell und komfortabel in der Lohnbuchhaltung zu übernehmen.
Excel hat dir bis jetzt gereicht?
Wer für die Lohnbuchhaltung z. B. ein einfaches Excel-Programm nutzt, profitiert nicht von den Vorteilen, die eine digitale Lohnbuchhaltung bietet. Aktuelle gesetzliche Änderungen werden nicht berücksichtigt und, zu zahlende Sozialversicherungsbeiträge werden wohlmöglich nicht in der korrekten Höhe abgezogen. Die Verwaltung in Excel ist zusätzlich deutlich fehleranfälliger und zeitintensiver. Auch Arbeitnehmer können profitieren, wenn Ihnen Ihre Lohnabrechnung auf digitalem Weg zugeschickt wird. Unabhängig davon, ob sie sich an ihrem Arbeitsplatz, zu Hause oder an ihrem Urlaubsort befinden, haben sie jederzeit Zugriff auf das Dokument.
Welche Vorteile bringt die Erstellung der Abrechnung mit einer Software?
Der Einsatz einer geeigneten Software hilt dir alle gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen zu erfüllen. Alle Daten, die in die Abrechnung eingepflegt werden müssen (z. B. Name, Anschrift und Bankdaten des Arbeitnehmers) sind an einer zentralen Stelle sofort verfügbar. Mit den Funktionen, die ein Lohnabrechnungssystem bietet, werden alle rechtlichen Anforderungen an eine Lohnabrechnung erfüllt. Da eine Software zur Erstellung der Abrechnung stets auf dem neusten Stand ist, sind alle Angaben zum Bruttolohn, zur Lohnsteuer und den sozialversicherungsrechtlichen Abzügen immer korrekt. Der pünktliche Versand der Dokumente an die Mitarbeiter, mach die Lohnbuchhaltung zu einer bequemen Sache.
Intern oder extern abrechnen? Eine Entscheidungshilfe für KMU
Die Lohnabrechnung kann entweder im Unternehmen selbst erstellt oder an einen Treuhänder bzw. externen Anbieter ausgelagert werden.
Interne Erstellung:
Vorteile:
Volle Kontrolle und Unabhängigkeit
Keine externen Kosten
Hoher Datenschutz, da keine Weitergabe sensibler Daten
Nachteile:
Zeitaufwand
Fachwissen erforderlich
Fehleranfälligkeit ohne Software-Unterstützung
Externe Erstellung:
Vorteile:
Zeitersparnis
Experten übernehmen die Verantwortung
Immer gesetzlich aktuell
Nachteile:
Laufende Kosten
Abhängigkeit von Deadlines externer Anbieter
Sensible Daten müssen weitergegeben werden
Viele kleine Unternehmen nutzen hybride Lösungen: z. B. eine Cloud-basierte Lohnsoftware, auf die auch der Treuhänder Zugriff hat. So lassen sich Kosten und Aufwand optimieren.
Die 5 häufigsten Fehler – und wie du sie vermeidest
Selbst kleinen Unachtsamkeiten in der Lohnabrechnung können zu teuren Konsequenzen führen. Besonders ohne Erfahrung in der Lohnbuchhaltung passieren leicht Fehler.
Typische Fehlerquellen:
Veraltete oder falsche Personalstammdaten
Einmalige Sonderzahlungen werden vergessen oder falsch berechnet
Quellensteuer nicht korrekt abgerechnet
Fehlberechnung von Kranken- oder Unfalltaggeldern
Falsche BVG-Abzüge gemäss Reglement der Pensionskasse
Abgabefristen bei Sozialversicherungen werden verpasst
So vermeidest du diese Fehler:
Nutze Checklisten und standardisierte Prozesse
Halte dich über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden
Prüfe die Abrechnung mit einer Lohnsoftware oder durch eine zweite Person
Stelle sicher, dass alle Mutationen zeitnah erfasst werden
Aufbewahrungspflicht, Datenschutz & Kontrolle: Was sonst noch wichtig ist
Lohnabrechnungen enthalten besonders sensible Daten. Deshalb gelten strenge Anforderungen an Datenschutz und Aufbewahrung.
Aufbewahrungsfristen:
Lohnunterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (steuer- und sozialversicherungsrechtlich)
Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Abrechnung erstellt wurde
Datenschutz:
Zugriff nur für berechtigte Personen
Elektronische Speicherung sollte verschlüsselt und gesichert erfolgen
Keine Weitergabe an Dritte ohne gesetzliche oder vertragliche Grundlage
Beispiel Lohnabrechnung
Verheirateter Arbeitnehmer, 2 Kinder, 60 %-Pensum, Kirchenmitglied
Checkliste: Deine Lohnabrechnung sicher und korrekt erstellen
Fazit: Lohnabrechnung muss nicht kompliziert sein – wenn man weiss, wie
Bei der Erstellung der Lohnbuchhaltung für deine Mitarbeiter musst du viele rechtliche Bestimmungen beachten. Als Nichtprofi in wichtigen Lohnfragen bist du mit der Arbeit schnell überfordert, wenn es darum geht, die Lohnabzüge oder den Monatslohn bei einer Lohnfortzahlung zu berechnen.
Die Erstellung einer Lohnabrechnung ist mit hohen Herausforderungen verbunden. Wichtig ist, dass du dich durch die vielen gesetzlichen Bestimmungen nicht einschüchtern lässt. Mit der richtigen Software und dem richtigen Tool, kann die Lohnabrechnung für deine Mitarbeiter in nur wenigen Schritten erstellt werden und die Erstellung der Lohnbuchhaltung bereitet kein Kopfzerbrechen mehr.
Für Schweizer Unternehmen gibt es dafür zahlreiche Onlineangebote. Die pebe Live Lohnbuchhaltung beispielsweise ist im Grundtarif sogar kostenlos. Jetzt ausprobieren.
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Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
