Das Thema hat den Status erbaulicher Sonntagslektüre verlassen. Datenschutzgesetze und brandaktuelle Fragen zur Cyber Security zwingen zur Auseinandersetzung mit den aktuellen Herausforderungen.
Papier vs. Elektronik
Wälder abholzen für Briefpapier? Kernkraftwerke bauen für Datenverkehr? Auf diese komplexen Fragen soll hier nicht eingegangen werden. Hingegen muss sich jede KMU heute folgenden Fragen stellen:
- In welchem Masse sind unsere Daten gegen Zerstörung, Fälschung oder missbräuchliche Verwendung geschützt?
- Wie steht es um langfristige Portabilität und Lesbarkeit der Daten?
- Wie ist der Datenschutz, also der Schutz von Personen bzw. ihren Rechten an Daten geschützt? Die neue Verordnung der EU (DSGVO) hat auch Auswirkungen auf die Schweiz, ganz abgesehen von der entsprechenden Anpassung des Schweizer DSG.
- Risk Management: Verwaltungsräte sind verpflichtet, im Geschäftsbericht auf Risiken einzugehen. Je nach Branche gehören Risiken im Zusammenhang mit Daten zwingend dazu.
- Wo können bzw. müssen Prozesse angepasst werden, um die Wettbewerbsfähigkeit im Markt zu erhalten?
Wo lohnt sich die Umstellung?
Grundsätzlich können nahezu alle Dokumenttypen elektronisch verarbeitet und archiviert werden. Allerdings ist der Nutzen nicht überall gleich gross. Zu beachten ist auch, dass neben der rein finanziellen Einsparung auch organisatorische Aspekte und Opportunitätskosten berücksichtigt werden sollten.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Unterschied zwischen Verarbeitung und Aufbewahrung. In der Verarbeitung beachten wir:
- Wie werden Informationen automatisch aus Dokumenten ausgelesen?
- Wie erfolgt die weitere Verarbeitung?
- Welche manuellen Eingriffe sind im Workflow erforderlich (Freigaben, Einfügen von zusätzlichen Informationen wie Kontierung usw.)
Für die Archivierung stehen folgende Punkte im Fokus:
- Suchmöglichkeiten
- Zugriff via Browser/Cloud nötig oder sinnvoll?
- Berechtigung
- Löschkonzept
Besonders vielversprechend: Kreditoren
Grundsätzlich gilt, dass Medienbrüche nicht nur hohe Kosten, sondern auch die häufigsten Fehler und Risiken darstellen. Wer also nicht mit seinem Lieferanten und weiteren Stakeholders via EDI Electronic Data Interchange verbunden ist, erfasst Kreditorenrechnungen oft noch manuell. Hier besteht grosses Potenzial, wobei zu unterscheiden ist zwischen
- Rechnungen mit Bezug zu einer Bestellung
- Rechnungen aufgrund von Vertrag oder Gesetz
Im ersten Fall werden bei vollautomatischer Verarbeitung nicht nur die ERP-Daten auf der Beschaffungsseite, sondern auch die Zahlung via Bank geregelt. Quasi kostenlos und fehlerfrei.
Potenzial bietet aber auch der zweite Fall, zum Beispiel bei Gebührenrechnungen für Telefon, Strom usw. Da meistens der Lieferant mit entsprechenden Angaben zu Kosten- und Aufwandart hinterlegt ist, erfolgt die Verbuchung ebenso automatisch wie die Zahlung - im Idealfall sogar mit einer Überprüfung der Richtigkeit (Doppelzahlung aufgrund Doppelfakturierung).
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter einem papierlosen Büro?
Ein papierloses Büro bedeutet, dass Dokumente elektronisch verarbeitet, verwaltet und archiviert werden. Der Beitrag erklärt, dass dabei nicht nur ökologische oder finanzielle Aspekte im Vordergrund stehen, sondern auch Themen wie Datenschutz, Cyber Security, Risikomanagement und die langfristige Verfügbarkeit von Unternehmensdaten.
Welche Vorteile bietet ein papierloses Büro?
Laut Beitrag können heute nahezu alle Dokumente digital verarbeitet und archiviert werden. Dadurch lassen sich Medienbrüche reduzieren, Arbeitsabläufe effizienter gestalten und Fehler vermeiden. Neben finanziellen Einsparungen profitieren Unternehmen auch von einer besseren Organisation sowie einer schnelleren Verarbeitung und Archivierung ihrer Dokumente.
Welche Punkte sollten Unternehmen bei der Digitalisierung beachten?
Der Beitrag unterscheidet zwischen Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten. Bei der Verarbeitung geht es unter anderem um das automatische Auslesen von Informationen, den Workflow und notwendige Freigaben. Für die Archivierung sind Aspekte wie Suchfunktionen, Cloud-Zugriff, Berechtigungen und ein Löschkonzept besonders wichtig.
Warum spielt Datenschutz beim papierlosen Büro eine wichtige Rolle?
Mit der Digitalisierung gewinnen Datenschutz und Datensicherheit zunehmend an Bedeutung. Der Beitrag verweist auf die Auswirkungen der DSGVO sowie des Schweizer Datenschutzgesetzes und betont, dass Unternehmen ihre Daten vor Zerstörung, Fälschung und missbräuchlicher Verwendung schützen müssen. Auch die langfristige Lesbarkeit und Portabilität digitaler Daten sollte berücksichtigt werden.
Warum eignet sich die Kreditorenbuchhaltung besonders für die Digitalisierung?
Der Beitrag sieht insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung grosses Automatisierungspotenzial. Eingehende Rechnungen können automatisch ausgelesen, verbucht und – je nach Prozess – sogar direkt bezahlt werden. Besonders bei wiederkehrenden Rechnungen, beispielsweise für Telefon oder Strom, lassen sich dadurch manuelle Arbeiten reduzieren und Fehler wie Doppelzahlungen vermeiden.
Warum sollten Unternehmen Medienbrüche vermeiden?
Laut Beitrag verursachen Medienbrüche häufig die höchsten Kosten sowie die meisten Fehler und Risiken in Geschäftsprozessen. Werden Dokumente vollständig digital verarbeitet und archiviert, können Abläufe automatisiert, Fehler reduziert und Prozesse effizienter gestaltet werden. Das trägt langfristig zur Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei.
