Viele Schweizer KMUs möchten ihre Buchhaltungssoftware wechseln, schieben diesen Schritt aber oft lange hinaus. Der Grund ist selten die neue Software selbst. Häufig besteht Unsicherheit darüber, was mit den bestehenden Daten passiert und wie aufwendig die Datenübernahme ist.
Typische Fragen sind zum Beispiel
- Können Kunden- und Lieferantendaten übernommen werden?
- Was passiert mit dem bestehenden Kontenplan?
- Können Artikel und Preise übernommen werden?
- Welche Buchhaltungsdaten lassen sich übertragen?
- Was muss nach der Datenübernahme kontrolliert werden?
Beim Wechsel von bexio zu pebe Live können verschiedene Stammdaten und Buchhaltungsinformationen übernommen werden. Die Datenübernahme erfolgt dabei über eine API-Verbindung zwischen bexio und pebe Live.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, welche Daten übernommen werden können, wie die Datenübernahme funktioniert und worauf du nach dem Wechsel achten solltest.
Warum eine strukturierte Datenübernahme wichtig ist
In einer Buchhaltungssoftware befinden sich zahlreiche Informationen, die im täglichen Geschäft benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise Kunden- und Lieferanteninformationen, Konten, Artikel oder Preise.
Wer die Buchhaltungssoftware wechselt, möchte diese Datenmöglichst nicht von Hand neu erfassen.
Eine strukturierte Datenübernahme kann dabei helfen,
- manuelle Datenerfassung zu reduzieren,
- bestehende Stammdaten weiterzuverwenden,
- Fehler bei der Neuerfassung zu vermeiden und
- den Einstieg in die neue Buchhaltungssoftware zu erleichtern.
Beim Wechsel von bexio zu pebe Live steht dafür eine eigene Funktion zur Datenübernahme zur Verfügung.
Welche Daten können von bexio zu pebe Live übernommenwerden?
Bei der Datenübernahme von bexio zu pebe Live kann ausgewählt werden, welche Daten übertragen werden sollen.
Gemäss pebe-Live-Handbuch können unter anderem folgende Daten übernommen werden:
- Firmenangaben und Firmenlogo
- Kontenplan
- Kontensalden
- Auswertungsstrukturen für Bilanz und Erfolgsrechnung
- Kontakte beziehungsweise Kunden und Lieferanten
- Artikel und Preise
Die einzelnen Bereiche können auf einmal oder gestaffelt übernommen werden.
Wichtig: Sollen Konten aus bexio übernommen werden, müssen diese bereits beim ersten Durchlauf der Datenübernahme importiert werden.
Kunden und Lieferanten aus bexio übernehmen
Auch bestehende Kontakte können von bexio zu pebe Live übertragen werden.
Dabei gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen den beiden Systemen: In pebe Live werden Kunden und Lieferanten getrennt geführt.
Bei der Datenübernahme werden deshalb beim jeweiligen Import die entsprechend klassierten Kontakte aus bexio zur Übernahme vorgeschlagen.
Dadurch können bestehende Kunden- und Lieferanteninformationen weiterverwendet werden, ohne dass sämtliche Kontakte manuell neu erfasst werden müssen.
Artikel und Preise übernehmen
Neben Kontakten können auch Artikel aus bexio übernommen werden.
Dabei werden die Artikel inklusive Preis in CHF importiert.
Eine Einschränkung gibt es bei Staffelpreisen: Diese werden nicht übernommen, da pebe Live keine Staffelpreise unterstützt.
Unternehmen, die in bexio mit entsprechenden Preisstrukturen arbeiten, sollten diesen Punkt bei der Vorbereitung des Wechsels berücksichtigen.
Kontenplan und Kontensalden übernehmen
Für die Buchhaltung können unter anderem der bestehende Kontenplan und die Kontensalden übernommen werden.
Bei den Kontensalden kann das entsprechende Geschäftsjahr ausgewählt werden.
Nach der Übernahme sollten die importierten Konten kontrolliert werden. Dazu gehören insbesondere die hinterlegten Steuerangaben sowie die Zuordnung der Konten zu den entsprechenden Auswertungsstrukturen.
So lässt sich überprüfen, ob die übernommenen Buchhaltungsinformationen in pebe Live korrekt eingerichtet sind.
Bilanz und Erfolgsrechnung: Auswertungsstrukturen übernehmen
Auch Auswertungsstrukturen für Bilanz und Erfolgsrechnung können aus bexio übernommen werden.
Dabei ist allerdings zu beachten, dass je nach gewählter Variante anschliessend noch manuelle Anpassungen erforderlich sein können.
Wer die Bilanz- und Erfolgsrechnungsstrukturen von bexio 1:1 übernehmen möchte, benötigt eine pebe Live Premiumlizenz.
Bestimmte Totale müssen nach der Übernahme zudem manuell ergänzt werden, da diese in bexio innerhalb der Kontenstrukturen nicht entsprechend geführt werden.
Gerade bei diesem Bereich lohnt sich deshalb eine sorgfältige Kontrolle nach der Datenübernahme.
So funktioniert die Datenübernahme von bexio zu pebe Live
Die Datenübernahme erfolgt über eine API-Verbindung zwischen bexio und pebe Live.
Dafür wird in bexio ein sogenannter Personal Access Token erstellt. Dieser dient als persönlicher API-Schlüssel und ermöglicht den Zugriff auf die für die Datenübernahme benötigten Informationen.
Der Ablauf sieht grundsätzlich so aus:
- Im Developer-Bereich von bexio wird ein Personal Access Token erstellt.
- Der API-Schlüssel wird in pebe Live eingefügt.
- Anschliessend führt pebe Live durch die verschiedenen Bereiche der Datenübernahme.
- Die gewünschten Daten werden ausgewählt und übernommen.
- Nach der Übernahme werden die importierten Daten und Einstellungen kontrolliert und bei Bedarf ergänzt.
Der verwendete API-Schlüssel von pebe Live wird dabei nicht gespeichert.
Die Übernahme muss ausserdem nicht zwingend für alle Datenbereiche gleichzeitig erfolgen. Sie kann auch gestaffelt durchgeführt werden. Eine Ausnahme bilden die Konten: Sollen diese übernommen werden, muss dies bereits beim ersten Durchlauf erfolgen.
Was muss nach der Datenübernahme kontrolliert werden?
Mit dem Import der Daten ist der Wechsel noch nichtvollständig abgeschlossen.
Nach der Übernahme sollten die Einstellungen und importierten Informationen kontrolliert und bei Bedarf ergänzt werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Einstellungen der verwendeten Module
- Druckvorlagen
- Zahlungskonditionen
- Standardtexte
- Konten und deren Steuerangaben
- Zuordnung der Konten zu Auswertungsstrukturen
- Bilanz- und Erfolgsrechnungsstrukturen
Diese Kontrolle hilft dabei, pebe Live passend für dieeigenen Geschäftsprozesse einzurichten.
Besonderheit bei der Mehrwertsteuer
Auch die Mehrwertsteuer sollte nach der Datenübernahme überprüft werden.
In der Regel muss an der Zuordnung der MwSt-Codes nichts geändert werden.
Eine Besonderheit besteht jedoch bei Unternehmen, die in bexio mit Saldosteuer arbeiten. In diesem Fall können die entsprechenden Einstellungen nicht automatisch von pebe Live zugeordnet werden und müssen manuell vorgenommen werden.
Unternehmen mit Saldosteuersatz sollten diesen Punkt deshalb bei der Datenübernahme besonders beachten.
Können Rechnungen aus bexio übernommen werden?
Eine Übernahme bestehender Rechnungen wird in der aktuellen pebe-Live-Dokumentation zur Datenübernahme aus bexio nicht als übernehmbarer Datenbereich aufgeführt.
Explizit genannt werden unter anderem Firmenangaben, Kontenplan und Kontensalden, Kontakte sowie Artikel und Preise.
Wer wissen möchte, wie mit weiteren Daten oder bestehenden Belegen umgegangen werden kann, sollte deshalb vor dem Wechsel die aktuellen Möglichkeiten direkt mit uns abklären.
Worauf sollte man vor dem Wechsel achten?
Vor einer Datenübernahme lohnt es sich grundsätzlich, einen Überblick darüber zu gewinnen, welche Informationen aus dem bisherigen System tatsächlich weiter benötigt werden.
Dabei können beispielsweise folgende Fragen helfen:
- Welche Kunden- und Lieferantendaten sollen übernommen werden?
- Welche Artikel werden weiterhin verwendet?
- Welcher Kontenplan soll in pebe Live genutzt werden?
- Welche Kontensalden werden benötigt?
- Sollen bestehende Auswertungsstrukturen übernommen werden?
- Welche Einstellungen müssen nach dem Import ergänzt werden?
Je klarer vor der Migration feststeht, welche Daten benötigt werden, desto gezielter lässt sich die Übernahme durchführen.
Warum eine Cloud-Buchhaltungssoftware für KMUs interessant sein kann
Viele Schweizer KMUs möchten administrative Prozesse zunehmend digital abwickeln.
Cloudbasierte Buchhaltungssoftware ermöglicht es, Buchhaltungsaufgaben unabhängig von einem bestimmten Arbeitsplatz zu erledigen und verschiedene administrative Prozesse digital abzubilden.
Auch die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Treuhändern kann dadurch erleichtert werden.
Wer deshalb über einen Wechsel seiner bisherigen Buchhaltungssoftware nachdenkt, sollte neben den Funktionen der neuen Lösung auch frühzeitig prüfen, welche bestehenden Daten übernommen werden können.
Fazit: Der Wechsel von bexio zu pebe Live lässt sich strukturiert vorbereiten
Die Datenübernahme ist ein zentraler Punkt beim Wechsel einer Buchhaltungssoftware.
Beim Wechsel von bexio zu pebe Live können verschiedene bestehende Daten übernommen werden. Dazu gehören unter anderem Firmenangaben, Kontenplan und Kontensalden, Kontakte sowie Artikel und Preise.
Die Verbindung zu bexio erfolgt über einen persönlichen API-Schlüssel. Anschliessend können die gewünschten Datenbereiche in pebe Live übernommen werden.
Wichtig ist, nach der Übernahme ausreichend Zeit für die Kontrolle und Einrichtung einzuplanen. Insbesondere Konten, Steuerangaben, Auswertungsstrukturen und verschiedene Moduleinstellungen sollten geprüft und bei Bedarf ergänzt werden.
So lässt sich der Wechsel von bexio zu pebe Live strukturiert vorbereiten und auf Basis der bestehenden Unternehmensdaten umsetzen.
Weitere Informationen und die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im pebe-Live-Handbuch:
Häufig gestellte Fragen
Können Kunden- und Lieferantendaten von bexio übernommen werden?
Ja. Kontakte aus bexio können übernommen werden. Da pebe Live Kunden und Lieferanten getrennt führt, werden beim jeweiligen Import die entsprechend klassierten Kontakte zur Übernahme vorgeschlagen.
Können Artikel aus bexio übernommen werden?
Ja. Artikel inklusive Preis in CHF können übernommen werden. Staffelpreise werden jedoch nicht importiert, da pebe Live keine Staffelpreise unterstützt.
Kann der Kontenplan aus bexio übernommen werden?
Ja. Der Kontenplan kann übernommen werden. Wenn Konten importiert werden sollen, müssen diese bereits beim ersten Durchlauf der Datenübernahme ausgewählt werden.
Können Kontensalden übernommen werden?
Ja. Kontensalden können für ein ausgewähltes Geschäftsjahr übernommen werden. Nach dem Import sollten die Konten und deren Einstellungen kontrolliert werden.
Können Rechnungen aus bexio importiert werden?
Eine Übernahme bestehender Rechnungen wird in der aktuellen Dokumentation zur Datenübernahme aus bexio nicht als unterstützter Datenbereich aufgeführt. Für konkrete Anforderungen empfiehlt es sich deshalb, die Möglichkeiten vor dem Wechsel direkt mit pebe Live abzuklären.
Wie funktioniert die Verbindung zwischen bexio und pebe Live?
Für die Datenübernahme wird in bexio ein Personal Access Token erstellt. Dieser API-Schlüssel wird anschliessend in pebe Live eingegeben. Danach können die verfügbaren Datenbereiche für die Übernahme ausgewählt werden.
Kann die Datenübernahme in mehreren Schritten erfolgen?
Ja. Die Daten können auf einmal oder gestaffelt übernommen werden. Sollen Konten übernommen werden, müssen diese allerdings bereits beim ersten Durchlauf importiert werden.
Was muss nach der Datenübernahme gemacht werden?
Nach dem Import sollten die übernommenen Daten sowie die Einstellungen in pebe Live kontrolliert werden. Dazu gehören beispielsweise Moduleinstellungen, Druckvorlagen, Zahlungskonditionen, Standardtexte, Steuerangaben und Auswertungsstrukturen.
