Vorlage für Mahnungen

Mit unseren Vorlagen für die erste und zweite Mahnung erstellen Sie Zahlungserinnerungen im Handumdrehen. So mahnen Sie effizient, klar und dennoch freundlich.

Gratis Vorlage Mahnung mit Anleitung

Für Microsoft Word und Excel herunterladen Kunden werden an ausstehende Zahlungen zu den Rechnungen mittels einer Mahnung/Zahlungserinnerung höflich darauf hingewiesen, die offenen Rechnungen zu innert einer vorgegebenen Frist begleichen.

Sie suchen nach einem Muster für Ihre Gutschrift? Hier bei uns sind Sie genau richtig – folgende Vorlage bieten wir Ihnen gratis an: individuell anpassbar und rechtssicher.

Generelle Infos über Mahnungen/Zahlungserinnerungen sowie das Mahnwesen im Allgemeinen lesen Sie auch in unserem Lexikon nach. Dort finden Sie auch weitere Infos zum Thema Rechnung schreiben sowie eine kostenlose Vorlage.

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Wichtige Hinweise zum Mahnprozess

In der Schweiz ist ein dreistufiger Mahnprozess gängig:

1. Freundliche Zahlungserinnerung
2. Erste Mahnung
3. Zweite und letzte Mahnung

Gemäss Schweizer Obligationenrecht dürfen Anbieter bei verspäteten Zahlungen einen Verzugszins von 5 % pro Jahr auf den geschuldeten Betrag verlangen. Dieser Zins wird jedoch erst nach Ablauf der Zahlungsfrist fällig.

Zusätzlich können Mahngebühren erhoben werden, vorausgesetzt, dies ist vertraglich klar definiert. Die Gebühren müssen genau bestimmt sein. Dies sollte beispielsweise heissen: „Bei der dritten Mahnung wird eine Gebühr von 20 Franken fällig.“

Am besten regeln Sie dies in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). So schaffen Sie Transparenz und vermeiden Unklarheiten.

Mahnung erstellen - das musst du wissen

1. Vorlage für Word oder für Excel herunterladen (je nachdem welches Programm Sie bevorzugen).

2. Geben Sie oben links Ihre Firmenadressdaten ein und gleich darunter die Adressdaten des Empfängers an.

3. Platz um Ihr Firmenlogo zu platzieren hat es oben rechts. Falls Sie kein Logo haben, bitte den Platzhalter löschen. Weitere Felder sind:

Rechnungsnummer:

Eine Rechnungs-Nummer muss eindeutig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbarem System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Schrägstriche sowie auch mehrere Reihen enthalten. Fangen Sie nicht bei null an, so kann niemand nachvollziehen, wie viele Rechnungen Sie erstellen. Vielfach ist in einer Rechnungsnummer auch das Jahr und/oder der Monat integriert (z. Bsp.: 05/2017-1234 (Monat/Jahr-Nummer).

Rechnungsdatum:

Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Lieferdatum:

Datum der Lieferung der Leistung.

Kundennummer:

Es ist ratsam, den Kunden Nummern zuzuordnen, somit können diese eindeutig unterschieden werden.

Ansprechpartner:

Den Ansprechpartner, an welchen sich der Empfänger melden kann, tragen Sie hier ein.

4. In der Betreffzeile gehört standardmässig, die wievielte Mahnung es ist und zu welcher Rechnung diese gehört (z. Bsp.: Erste Mahnung betreffend unserer Rechnung-Nummer 456).

5. Im Kopftext darunter schreiben Sie in einem Text das Frist-Datum mit der Bitte, den offenen Betrag bis zu diesem Datum zu begleichen.

6. Als nächstes geben Sie die Artikel/Dienstleistungen der ursprünglichen Rechnung an. Die Bezeichnung, die Menge, der Einzelpreis und Totalpreis der ursprünglichen Lieferung müssen hier angegeben werden. Der Netto-Betrag sowie die MWST sind einzeln auszuweisen.

7. Name und Unterschrift dürfen natürlich nicht fehlen.

8. Im Fusstext können Sie diverse Infos erfassen. Dazu gehören z. Bsp. Ihre vollständige Firmenadresse mit Telefonnummer, MWST-Nr. sowie Email-Adresse. Auch Ihre Bankangaben dürfen nicht fehlen (IBAN/BIC/BLZ).

9. Nun können Sie die Vorlage abspeichern oder drucken. Zum Versenden per E-Mail bitte als PDF speichern.

Vorlagen für 1. Mahnung und 2. Mahnung

Gratis Mahnungsvorlage für Word zum herunterladen.

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