Eine Gutschrift ist eine besondere Rechnung, die vom Leistungsempfänger und nicht vom Leistungserbringer ausgestellt wird, weshalb sie auch als umgekehrte Rechnung bezeichnet wird. Sie lässt sich leicht mittels Vorlagen oder Programmen erstellen und muss ordnungsgemäss verbucht werden. Empfänger können erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren in Form einer Gutschrift abrechnen.
Das Wichtigste in Kürze
- Sie ist eine besondere Form der Rechnung, die vom Leistungsempfänger erstellt wird.
- Die Pflichtangaben entsprechen denen einer Rechnung.
- Sie muss deutlich als „Gutschrift“ gekennzeichnet sein.
- Das Einverständnis des Leistungserbringers ist für die Abrechnung per Gutschrift erforderlich.
- Sie wird vom Leistungserbringer geprüft.
Was ist eine Gutschrift?
Sie stellt eine besondere Form der Rechnung dar, die vom Leistungsempfänger und nicht vom Leistungserbringer ausgestellt wird, daher auch der Begriff "umgekehrte Rechnung".
Um als vollgültige Rechnung anerkannt zu werden und für den Vorsteuerabzug relevant zu sein, müssen Gutschriften alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile enthalten und klar als solche gekennzeichnet sein. Gesetzlich sind Gutschriften als Ausnahme definiert und setzen eine vorherige Absprache zwischen beiden Parteien voraus.
Inhaltlich unterscheidet sich die Gutschrift nicht von einer herkömmlichen Rechnung. Sie muss alle formalen Pflichtangaben aufweisen, die auch bei einer regulären Rechnung erforderlich sind, wie zum Beispiel die detaillierte Leistungsbeschreibung, Beträge und die Mehrwertsteuer. Zusätzlich muss sie mit dem Begriff „Gutschrift“ gekennzeichnet sein.
In der Schweiz kann eine Gutschrift auch als Vergütung für zu viel gezahltes Geld, als Entschuldigung für einen Fehler oder in Form eines Gutscheins erfolgen. Rabatte und Skonti sind ebenfalls Formen von Gutschriften und stellen freiwillige Leistungen des Anbieters dar, die nicht gesetzlich geregelt sind, sondern auf vertraglichen Vereinbarungen basieren.
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Pflichtangaben einer Gutschrift
Damit eine Gutschrift als gültige Rechnung anerkannt wird, müssen alle gesetzlich vorgeschriebenenPflichtangaben für Rechnungen enthalten sein:
- Überschrift „Gutschrift“ als Einleitung
- Grund der Gutschrift
- Rechnungsnummer der Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht
- Name, Adresse und Mehrwertsteuernummer des Leistungserbringers
- Rechnungsadresse: Name und Adresse des Leistungsempfängers
- Rechnungsdatum und, falls dieses nicht dem Rechnungsdatum entspricht, das Leistungsdatum
- Rechnungspositionen: Art, Menge und Preis der Ware oder Dienstleistung
- Anzuwendender Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag
- Entgelt
- Besondere Vereinbarungen zur Zahlung, wie z.B. Zeitraum und Entgelterminderung (optional)
Arten von Gutschriften
Bank- oder Buchhalterische Gutschrift
Diese ist eine Buchung auf der Habenseite eines Kontos, die eine Verbindlichkeit oder die Minderung einer Forderung dokumentiert. Dafür wird eine Gutschriftanzeige in Papierform oder digital erstellt, die Details wie Art, Menge, Preis einer Ware/Dienstleistung und den Mehrwertsteuerbetrag enthält.
Eine Bankgutschrift weist Zahlungseingänge auf einem Bankkonto nach und erhöht das Habensaldo oder reduziert den Sollsaldo. Sie wird auch als Zahlungsgutschrift bezeichnet. Der Begriff „Gutschrift auf dem Konto“ bezieht sich immer auf diesen Vorgang.
Abrechnungsgutschrift
Sie ersetzt die Rechnung des Leistungserbringers und wird vom Leistungsempfänger ausgestellt. Sie hat die gleiche rechtliche Wirkung wie eine normale Rechnung, sofern vorher vereinbart. Ohne Vereinbarung ist sie unzulässig und der Leistungserbringer kann widersprechen. Im Kommissionsgeschäft wird sie häufig für Provisionen genutzt, wobei der Kommittent die Rechnungslast trägt. In der Schweiz ist diese Praxis wenig verbreitet.
Kaufmännische Gutschrift
Sie korrigiert oder erstattet eine vorher ausgestellte Rechnung. Dies ist oft in folgenden Situationen notwendig:
- Mangelhafte Ware: Der Kunde erhält beschädigte oder fehlerhafte Produkte.
- Unvollständige Lieferung: Der Kunde bezahlt, erhält aber nicht die vollständige Ware.
- Preisnachlass nach Zahlung: Ein Preisnachlass wird nachträglich gewährt.
In diesen Fällen erstellt der Verkäufer eine Korrekturrechnung oder eine Stornorechnung mit negativem Betrag, die die alte Rechnung ungültig macht und den Betrag ausgleicht. Anschliessend wird eine neue, angepasste Rechnung ausgestellt.
Gutschrift Beispiele in der Praxis
Rabatte und Skonti
Rabatte werden oft als Gutschriften gewährt. Beispiel: Ein Supermarkt bietet CHF 10 Rabatt auf den nächsten Einkauf bei einem Kauf über CHF 100. Der Betrag wird dem Kundenkonto gutgeschrieben.
Korrektur einer Rechnung
Gutschriften werden genutzt, um Rechnungen zu korrigieren. Beispiel: Herr Müller bestellt 20 Stühle, erhält jedoch eine Rechnung für 22 Stühle. Der Lieferant stellt eine Stornorechnung aus, um die fehlerhafte Rechnung zu korrigieren und sendet anschliessend eine neue, korrekte Rechnung.
Kunde hat zu viel bezahlt
Wenn ein Kunde zu viel bezahlt hat, wird eine Gutschrift erstellt. Beispiel: Herr Weber bezahlt versehentlich CHF 1.000 statt CHF 900. Die Beratungsfirma erstattet ihm die CHF 100 als Rückzahlung.
Mangelhafte Ware
Bei mangelhafter Ware erstellt der Verkäufer eine Gutschrift. Beispiel: Frau Berger kauft einen neuen Laptop, der nach kurzer Zeit einen Defekt aufweist. Das Elektronikgeschäft erstattet ihr CHF 200 durch eine Rechnungskorrektur.
Ersatz einer Rechnung
Gutschriften können Rechnungen ersetzen. Beispiel: Eine Grafikdesignerin hat mit einem Verlag vereinbart, dass dieser die Rechnung stellt. Der Verlag stellt in regelmäßigen Abständen Gutschriften aus.
Häufig gestellte Fragen
Gutschrift oder Stornorechnung?
Eine Stornorechnung ist eine Rechnungskorrektur mit einer neuen Rechnungsnummer, erstellt bei Fehlern in der ursprünglichen Rechnung. Sie wird wie eine neue Rechnung im Buchungssystem behandelt, im Gegensatz zur Gutschrift.
Unterschied zwischen Gutschrift und Gutschein?
Ein Gutschein ist eine Urkunde, die den Anspruch auf eine Ware oder einen Betrag bestätigt und im Vertrieb als Bezahlungsfunktion dient. Gutschrift und Gutschein haben unterschiedliche Bedeutungen.
Unterschied zwischen Gutschrift und Lastschrift?
Eine Gutschrift wird als umgekehrte Rechnung oder Rechnungskorrektur betrachtet, während eine Lastschrift eine Zahlungsmethode ist, bei der der Empfänger die Überweisung auslöst.
Sind Gutschriften brutto oder netto?
Gutschriften müssen den Nettobetrag und den Bruttobetrag enthalten, wenn der Leistungserbringer zur MwSt. verpflichtet ist. Andernfalls darf sie keine MwSt. ausweisen.
Gutschrift mit geeignetem Rechnungsprogramm erstellen
Einzelne Gutschriften können zum Beispiel mit Microsoft Word erstellt werden. Bei häufigem Bedarf empfiehlt sich ein Rechnungsprogramm. Ein gutes Programm spart viel Zeit, da viele Schritte automatisiert werden.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist eine besondere Form der Rechnung, die vom Leistungsempfänger und nicht vom Leistungserbringer ausgestellt wird. Deshalb wird sie auch als umgekehrte Rechnung bezeichnet. Damit sie steuerlich als Rechnung anerkannt wird, muss sie alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, eindeutig als „Gutschrift“ gekennzeichnet sein und das Einverständnis des Leistungserbringers voraussetzen.
Welche Pflichtangaben muss eine Gutschrift enthalten?
Eine Gutschrift muss grundsätzlich dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung enthalten. Dazu gehören die Überschrift „Gutschrift“, der Grund der Gutschrift, die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung, Name und Adresse beider Parteien, Rechnungs- und Leistungsdatum, die einzelnen Rechnungspositionen, der Mehrwertsteuersatz und -betrag sowie das Entgelt. Optionale Zahlungsvereinbarungen können zusätzlich aufgeführt werden.
Welche Arten von Gutschriften gibt es?
Der Beitrag unterscheidet drei Arten von Gutschriften. Die Bank- oder buchhalterische Gutschrift dokumentiert einen Zahlungseingang auf einem Konto. Die Abrechnungsgutschrift ersetzt die Rechnung des Leistungserbringers und wird vom Leistungsempfänger erstellt. Die kaufmännische Gutschrift dient dazu, fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren oder Beträge bei mangelhafter Ware, Preisnachlässen oder Überzahlungen zu erstatten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Stornorechnung?
Laut Beitrag handelt es sich bei einer Stornorechnung um eine Rechnungskorrektur mit einer neuen Rechnungsnummer, die bei Fehlern in einer bereits ausgestellten Rechnung erstellt wird. Eine Gutschrift hingegen ist entweder eine umgekehrte Rechnung oder eine Erstattung beziehungsweise Vergütung. Beide Dokumente dienen unterschiedlichen Zwecken und sollten nicht miteinander verwechselt werden.
Wann wird eine Gutschrift erstellt?
Gutschriften kommen in verschiedenen Situationen zum Einsatz. Typische Beispiele sind mangelhafte oder unvollständige Lieferungen, nachträgliche Preisnachlässe, Überzahlungen durch Kunden oder Vereinbarungen, bei denen der Leistungsempfänger anstelle des Leistungserbringers die Rechnung erstellt. Auch Rabatte und Skonti können in Form einer Gutschrift gewährt werden.
Wie erstellt man eine Gutschrift am einfachsten?
Der Beitrag erklärt, dass einzelne Gutschriften zwar mit Programmen wie Microsoft Word erstellt werden können. Werden jedoch regelmässig Gutschriften ausgestellt, empfiehlt sich der Einsatz eines Rechnungsprogramms. Viele Arbeitsschritte wie das Übernehmen von Kundendaten oder Pflichtangaben werden automatisiert, wodurch Zeit gespart und Fehler vermieden werden.
