Seit dem 30. Juni 2020 wurde der traditionelle Schweizer Einzahlungsschein durch die neue QR-Rechnung ersetzt, die einen Zahlteil und einen Empfangsschein beinhaltet. Das Ausfüllen und Erstellen von Einzahlungsscheinen muss weder kompliziert noch zeitaufwendig sein.
Mit einer erschwinglichen Business-Software wie pebe Live können kleine und mittlere Unternehmen sowie Startups ihre Rechnungen inklusive Einzahlungsschein bequem und effizient online erstellen.
Der Einzahlungsschein in der Schweiz: Das musst du wissen
Wichtig zu wissen: Die QR-Rechnung hat den traditionellen Einzahlungsschein ersetzt.
Doch wie wird ein Einzahlungsschein jetzt erstellt?
- Du kannst einen Einzahlungsschein weiterhin manuell erstellen. Wie das geht, zeigen wir dir im Folgenden.
- Es gibt jedoch verschiedene spezialisierte Softwarelösungen, die entwickelt wurden, um QR-Rechnungen und Einzahlungsscheine korrekt zu generieren und alle Formatierungsanforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Vorteile, Einzahlungsscheine online zu erstellen.
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Einzahlungsschein ohne Software erstellen: So geht's
Um manuell einen QR-Einzahlungsschein (QR-Rechnung) in der Schweiz zu erstellen, musst du einige spezifische Informationen korrekt zusammenstellen. Der QR-Einzahlungsschein ist eine Komponente der QR-Rechnung, die seit Juni 2020 in der Schweiz im Einsatz ist und den bisherigen orangen und roten Einzahlungsschein ersetzt hat. Hier sind die Schritte, um einen solchen Einzahlungsschein manuell zu erstellen:
1. Grundlagen und Informationen sammeln
- IBAN des Zahlungsempfängers: Die IBAN muss im neuen QR-Format vorliegen.
- Referenznummer (falls vorhanden): Eine gültige QR-Referenznummer (27-stellig) wird benötigt, wenn du mit Referenznummer arbeiten möchtest (analog zum bisherigen ESR).
- Betrag: Den zu zahlenden Betrag in CHF oder EUR festlegen.
- Zahlungspflichtiger (Debitor): Name und Adresse des Zahlungspflichtigen.
- Zahlungsempfänger (Kreditor): Name und Adresse des Zahlungsempfängers.
- Mitteilungen: Falls relevant, kannst du eine zusätzliche Mitteilung oder einen Hinweis anfügen.
2. QR-Code generieren
Um den QR-Code zu erstellen, müssen die Daten in einem speziellen Format (gemäss dem Swiss Payment Standard) kodiert werden. Das Datenformat muss exakt eingehalten werden. Der QR-Code enthält:
- Version und Standard: Muss im Swiss QR Code Format sein.
- IBAN des Empfängers.
- Referenznummer (falls vorhanden).
- Betrag in CHF oder EUR.
- Name und Adresse des Zahlungspflichtigen.
- Name und Adresse des Zahlungsempfängers.
- Währung: CHF oder EUR.
Um diesen QR-Code zu erstellen, kannst du entweder spezialisierte Software verwenden oder online QR-Code-Generatoren, die die Spezifikationen der Schweizer QR-Rechnung unterstützen.
3. Einzahlungsschein ausdrucken
Der QR-Einzahlungsschein besteht aus zwei Teilen:
- Zahlteil (mit dem QR-Code und den Zahlungsdetails).
- Empfangsschein (der als Quittung dient).
Hierbei ist es wichtig, dass du den QR-Code korrekt und in der richtigen Größe positionierst, damit er von den Banken gelesen werden kann.
Hier geht's zur pebe Live Quittungsvorlage.
4. Gestaltung des Einzahlungsscheins
- Achte darauf, dass alle Felder wie Betrag, Währung, Name/Adresse des Empfängers und des Zahlungspflichtigen klar und deutlich sichtbar sind.
- Der QR-Code muss sich in einem quadratischen Feld (46 x 46 mm) befinden und sollte schwarz auf weißem Hintergrund sein.
- Der Empfangsschein (Quittung) muss die gleichen Informationen enthalten, aber ohne den QR-Code.
5. Prüfung und Validierung
Vor dem Druck oder der Versendung solltest du die korrekte Funktionalität des QR-Codes testen. Viele Banken und Online-Tools bieten eine Validierung von QR-Rechnungen an.
6. Druck oder digitale Bereitstellung
Den fertigen QR-Einzahlungsschein kannst du entweder selbst drucken oder digital als PDF bereitstellen.
Wenn du alle Schritte korrekt ausführst, sollte dein manuell erstellter QR-Einzahlungsschein in der Schweiz einwandfrei funktionieren.
Einzahlungsschein mit Software ausfüllen? Das sind die Vorteile
- Zeitersparnis durch Automatisierung und Vorlagen, kein manuelles Ausfüllen nötig
- Fehlerreduktion durch automatische Validierung und Standardkonformität
- Professionelle Gestaltung und Anpassung an Corporate Design
- Nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme, automatische Verbuchung
- Rechtssicherheit durch regelmässige Updates und erhöhte Datensicherheit
- Personalisierung und digitale Bereitstellung für verbesserten Kundenservice
- Einfache Nachverfolgbarkeit durch Reporting und Archivierung
- Übersicht über bezahlte und ausstehende Rechnungen
- Sicherstellung der Lesbarkeit von QR-Einzahlungsscheinen durch Bankensysteme
- Automatische Generierung und Speicherung von Referenznummern, Namen und Beträgen
QR Einzahlungsschein mit Software erstellen
Optimierte Rechnungsstellung mit pebe Live: QR-Einzahlungsschein schnell und effizient erstellen
Effiziente Erstellung von Rechnungen mit QR-Einzahlungsschein
Wenn Sie regelmässig Rechnungen erstellen müssen, wissen Sie, wie zeitaufwendig dieser Prozess sein kann. Mit dem Rechnungsprogramm pebe Live wird die Erstellung von Rechnungen deutlich vereinfacht und beschleunigt.
Das Programm ermöglicht es Ihnen, Rechnungen inklusive QR-Einzahlungsschein schnell und unkompliziert zu generieren. Diese können Sie entweder ausdrucken und per Post versenden oder als PDF direkt per E-Mail verschicken.
Der QR-Einzahlungsschein bietet Ihren Kunden die Möglichkeit, Rechnungen schnell und fehlerfrei zu bezahlen, was auch Ihre Zahlungseingänge beschleunigen kann.
Kein zusätzlicher Aufwand bei Mahnungen
Wenn Rechnungen nicht fristgerecht beglichen werden, kann es notwendig sein, Mahnungen zu versenden. Mit pebe Live ist dieser Prozess ebenfalls automatisiert und damit deutlich weniger zeitaufwendig.
Die Software erstellt Mahnungen inklusive eines neuen QR-Einzahlungsscheins mit der korrekten Referenznummer. Dadurch entfällt die manuelle Nachverfolgung unterschiedlicher Referenznummern und der damit verbundene Abgleich bei Zahlungseingang.
Die Integration dieser Funktionalität sorgt dafür, dass Mahnungen schnell und professionell erstellt und versendet werden können, ohne dass Sie zusätzlichen Aufwand betreiben müssen.
Zusatzfunktionen für eine reibungslose Rechnungsabwicklung
Pebe Live bietet darüber hinaus zahlreiche Zusatzfunktionen, die Ihre Rechnungsstellung weiter optimieren. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von Kundenstammdaten, die Erstellung individueller Zahlungsbedingungen und die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen automatisch zu generieren.
Dank dieser umfassenden Funktionen eignet sich das Programm ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse effizient gestalten möchten.
Mit pebe Live behalten Sie stets den Überblick über Ihre Finanzen und können sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Fazit
Seit dem 30. Juni 2020 hat die QR-Rechnung den traditionellen Schweizer Einzahlungsschein abgelöst, was die Rechnungsstellung für Unternehmen deutlich vereinfacht.
Die manuelle Erstellung eines QR-Einzahlungsscheins erfordert genaue Kenntnis der relevanten Daten und die Einhaltung spezifischer Formatvorgaben.
Jedoch bietet der Einsatz spezialisierter Software wie pebe Live eine effiziente Alternative: Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler, und ermöglicht eine professionelle Gestaltung der Rechnungen.
Durch die nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme und die Unterstützung bei Mahnungen bietet diese Software insbesondere für KMU und Startups erhebliche Vorteile. So können Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse optimieren und sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
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Häufig gestellte Fragen
Gibt es in der Schweiz noch klassische Einzahlungsscheine?
Nein. Seit dem 30. Juni 2020 wurde der traditionelle rote und orange Einzahlungsschein durch die QR-Rechnung ersetzt. Diese besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein und ist heute der Standard im Schweizer Zahlungsverkehr. Unternehmen erstellen deshalb heute QR-Rechnungen anstelle der bisherigen Einzahlungsscheine.
Welche Angaben werden für einen QR-Einzahlungsschein benötigt?
Für die Erstellung eines QR-Einzahlungsscheins werden die IBAN des Zahlungsempfängers, eine QR-Referenznummer (falls verwendet), der Rechnungsbetrag, die Währung (CHF oder EUR) sowie Name und Adresse des Zahlungspflichtigen (Debitor) und des Zahlungsempfängers (Kreditor) benötigt. Optional kann zusätzlich eine Mitteilung hinterlegt werden.
Kann ich einen QR-Einzahlungsschein auch ohne Software erstellen?
Ja. Der Beitrag erklärt, dass ein QR-Einzahlungsschein grundsätzlich auch manuell erstellt werden kann. Dafür müssen jedoch sämtliche Zahlungsdaten korrekt zusammengestellt und der QR-Code gemäss dem Swiss Payment Standard erzeugt werden. Zudem müssen Formatvorgaben wie die Grösse und Position des QR-Codes genau eingehalten werden, damit Banken den Einzahlungsschein problemlos verarbeiten können.
Wie ist ein QR-Einzahlungsschein aufgebaut?
Ein QR-Einzahlungsschein besteht aus zwei Teilen: dem Zahlteil, der den QR-Code und alle Zahlungsinformationen enthält, sowie dem Empfangsschein, der als Zahlungsbestätigung dient. Der QR-Code muss in einem 46 × 46 mm grossen Feld auf weissem Hintergrund platziert werden. Der Empfangsschein enthält dieselben Informationen wie der Zahlteil – jedoch ohne QR-Code.
Welche Vorteile bietet eine Software für die Erstellung von QR-Einzahlungsscheinen?
Der Beitrag nennt zahlreiche Vorteile: Eine Software spart Zeit durch Automatisierung und Vorlagen, reduziert Fehler durch automatische Validierung, erstellt standardkonforme QR-Rechnungen und integriert sich direkt in die Buchhaltung. Zudem erleichtert sie die Nachverfolgung offener Rechnungen, generiert Referenznummern automatisch und stellt sicher, dass QR-Codes von den Bankensystemen korrekt gelesen werden können.
Wie unterstützt pebe Live bei der Erstellung von QR-Einzahlungsscheinen?
Mit pebe Live können Rechnungen inklusive QR-Einzahlungsschein mit wenigen Klicks erstellt werden. Die Rechnungen lassen sich ausdrucken oder direkt als PDF versenden. Auch bei Mahnungen erstellt die Software automatisch einen neuen QR-Einzahlungsschein mit der korrekten Referenznummer. Darüber hinaus unterstützt pebe Live bei der Verwaltung von Kundenstammdaten, wiederkehrenden Rechnungen und individuellen Zahlungsbedingungen und sorgt so für eine effiziente Rechnungsabwicklung.
