Das Buchungsjournal einfach erklärt

Jedes buchhaltungspflichtige Unternehmen muss ein Buchungsjournal führen. Doch was genau gehört hinein und welche gesetzlichen Vorgaben sind zu beachten? Dieser Beitrag liefert die Antworten.

Was ist ein Buchungsjournal (Definition)?

Das Buchungsjournal ist ein zentrales Element der Buchhaltung: Hier werden sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens lückenlos und in zeitlicher Reihenfolge festgehalten. Jeder Eintrag enthält Angaben wie Datum, Betrag, Buchungstext und betroffene Konten und wird mit passenden Belegen (etwa Rechnungen, Kassenquittungen (hier geht's zur Quittungsvorlage) oder Kontoauszügen) belegt. Weil es die Basis für eine korrekte Buchführung bildet, nennt man das Buchungsjournal auch das «Grundbuch der Buchhaltung».

Wichtig:

• Einträge müssen vollständig, wahrheitsgetreu und zeitgerecht erfolgen.
• Änderungen dürfen nur dokumentiert und nachvollziehbar vorgenommen werden.
• Das Journal muss mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (OR Art. 958f).

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Wofür brauchen Sie das Buchungsjournal in der Buchhaltung?

In der Schweiz sind buchführungspflichtige Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, eine ordnungsgemässe Buchhaltung zu gewährleisten. Diese setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen, darunter das Grundbuch (auch Journal oder Buchungsjournal genannt), das Hauptbuch und verschiedene Nebenbücher.
Im Buchungsjournal erfolgt die erstmalige Erfassung sämtlicher Belege, ergänzt um Angaben wie Datum, Buchungstext und Belegnummer. Um am Ende des Geschäftsjahres eine korrekte Bilanz erstellen zu können, müssen die im Grundbuch dokumentierten Geschäftsvorfälle anschliessend in das Hauptbuch übertragen werden.

Das Buchungsjournal erfüllt wichtige Zwecke:

• Es sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Finanzbewegungen.
• Es bildet die Grundlage für die Bilanz und die Erfolgsrechnung.
• Es ist Teil der gesetzlich vorgeschriebenen Buchführungspflichten nach Obligationenrecht (OR Art. 957 ff.).

Was ist der Unterschied zwischen Buchungsjournal, Hauptbuch und Nebenbücher

In der Buchhaltung erfüllen Journal, Hauptbuch und Nebenbücher jeweils eigene Aufgaben und greifen dabei ideal ineinander.

Den Anfang macht das Journal: Hier werden sämtliche Geschäftsvorfälle doppelt und in zeitlicher Reihenfolge festgehalten.

Im Hauptbuch erfolgt im nächsten Schritt die sachliche Zuordnung. Die Buchungen aus dem Journal werden den entsprechenden Konten wie Kasse, Forderungen oder Eigenkapital zugewiesen.

Nebenbücher ergänzen die Buchführung, indem sie detaillierte Informationen zu bestimmten Bereichen wie offenen Kundenforderungen, Gehältern oder Lagerbeständen bereitstellen.

Auf diese Weise entsteht eine lückenlose und übersichtliche Dokumentation der Unternehmensfinanzen.

Wie funktioniert die Journalführung?

Am Anfang eines neuen Geschäftsjahres wird das Buchungsjournal auf Grundlage der Eröffnungsbilanz erstellt. Dabei werden die Bilanzwerte des letzten Geschäftstages des Vorjahres, nach Berücksichtigung von Gewinn oder Verlust, durch Eröffnungsbuchungen übernommen. Auf diesem Ausgangspunkt bauen die weiteren Journalbuchungen auf. Im Verlauf des Jahres werden alle Zu- und Abflüsse in chronologischer Reihenfolge erfasst, stets im Einklang mit den Prinzipien der doppelten Buchführung.

Aufbau eines Buchungsjournals

Bei der tabellarischen Erfassung im Journal wird zunächst das Buchungsdatum links im (elektronischen) Dokument eingetragen. Rechts daneben folgen die Referenznummer des zugehörigen Belegs, die Angabe des Soll- und Habenkontos, eine kurze Buchungsbeschreibung sowie der entsprechende Betrag.

Belege für das Buchungsjournal

Als Grundlage für die Eintragungen dienen unter anderem Kassenbelege, Kontoauszüge sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Unternehmer sind verpflichtet, sämtliche relevanten Belege ordnungsgemäss aufzubewahren. Im Falle einer Steuerprüfung müssen diese Dokumente auf Verlangen umgehend und vollständig vorgelegt werden können.

Rechtliche Vorgaben für die Führung des Buchungsjournals

Damit die Einträge aus dem Buchungsjournal korrekt in das Hauptbuch übertragen werden können, sind bestimmte gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Die Grundlage für eine ordnungsgemässe Journalführung bildet die fachgerechte Aufbewahrung aller relevanten Belege.
Gemäss der Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit innerhalb angemessener Frist von einer berechtigten Person eingesehen und geprüft werden können.
Zusätzlich schreibt Artikel 958f des Obligationenrechts (OR) vor, dass sämtliche Geschäftsbücher und Buchungsbelege mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren sind.

Für die Führung des Buchungsjournals gelten folgende Grundsätze:

• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.
• Chronologische Erfassung: Die Buchungen sind in der Reihenfolge ihres Entstehens aufzuzeichnen.
• Richtigkeit: Angaben müssen sachlich korrekt und wahrheitsgetreu erfolgen.
• Nachvollziehbarkeit: Wie bei einem Kassenbuch (hier geht's zur kostenlosen Kassenbuch Vorlage) muss der Buchungsverlauf jederzeit klar erkennbar sein.
• Korrektur von Fehlern: Falsche Buchungen dürfen nicht gelöscht oder überschrieben werden (Radierverbot); sie sind stattdessen durch separate Storno- oder Korrekturbuchungen zu berichtigen.
• Schutz der Daten: In elektronischen Buchhaltungssystemen muss das Journal gegen nachträgliche Manipulationen abgesichert sein.
• Zeitnahe Erfassung: Geschäftsvorfälle sind so rasch wie möglich einzutragen, damit eine periodengerechte Buchführung gewährleistet ist.

Nur wenn diese Anforderungen erfüllt werden, ist die ordnungsgemässe und gesetzeskonforme Buchführung sichergestellt.

Das Buchungsjournal in pebe Live

Im Buchungsjournal von pebe Live werden alle Buchungen der ausgewählten Periode inklusive sämtlicher Buchungszeilen übersichtlich dargestellt.

• Ohne Stornos:
  Es werden ausschliesslich die Buchungen angezeigt, die für Bilanz und Erfolgsrechnung relevant sind.
• Nur Stornos:
  Hier sehen Sie ausschliesslich die stornierten Buchungen sowie die dazugehörigen Stornobuchungen innerhalb der gewählten Periode.

Möchten Sie gezielt alle Buchungen aufrufen, die Sie am Vortag erfasst oder geändert haben? Dann stellen Sie die Selektion auf „Erfassungsdatum“ um und grenzen Sie den gewünschten Zeitraum entsprechend ein.

Fazit: Das Journal, ein wichtiger Schritt zur ordnungsgemässen Buchführung

Das Buchungsjournal bildet das Herzstück einer ordnungsgemässen Buchführung. Es gewährleistet, dass sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig, chronologisch und korrekt erfasst werden – die Basis für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und eine rechtssichere Bilanzierung. In der Schweiz schreibt das Obligationenrecht klare Vorgaben vor, die Unternehmen unbedingt einhalten müssen, um ihre Buchhaltung gesetzeskonform zu führen.

Durch die strukturierte Erfassung im Journal sowie die sorgfältige Aufbewahrung aller Belege lassen sich finanzielle Bewegungen jederzeit nachvollziehen und bei Bedarf gegenüber Steuerbehörden belegen.
Mit digitalen Lösungen wie dem Buchungsjournal in pebe Live wird dieser Prozess noch einfacher und effizienter: Buchungen lassen sich übersichtlich darstellen, filtern und bei Bedarf gezielt abrufen – ein grosser Vorteil für die tägliche Buchhaltungsarbeit.

Wer die Grundlagen der Journalführung beherrscht und auf eine konsequente Dokumentation achtet, legt den Grundstein für eine reibungslose Buchhaltung und schafft Vertrauen gegenüber Partnern, Behörden und sich selbst.

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