Release 18 (November 2025)

Inbox – Belege per E-Mail hochladen

Möchten Sie Ihrem Treuhänder die Belege für die Verarbeitung zur Verfügung stellen? Soll eine Restaurantquittung direkt vom Handy ins pebe Live? Nichts einfacher als das!

1. Einrichten einer Inbox-E-Mail Adresse

Damit die Inbox per E-Mail zur Verfügung steht, muss diese in pebe Live aktiviert und eine eindeutige E-Mail Adresse vergeben werden. Die E-Mail Adresse setzt sich zusammen aus:

inbox.IhrWunschname@pebelive.ch

Bitte beachten Sie, dass jede E-Mail Adresse nur einmal vergeben werden kann. Sollte der gewählte Name nicht mehr verfügbar sein, informieren wir Sie bei der Einrichtung darüber. Wir empfehlen Ihnen, aus Sicherheitsgründen eine „nicht erratbare“ Komponente als Teil des Namens zu verwenden, damit die Inbox nicht für Betrug missbraucht werden kann. Erlaubte Zeichen A-z, 0-9 und Bindestrich –

Beispiele: inbox.456meierag@pebelive.ch, inbox.ttaudihubertt@pebelive.ch, inbox.blatt_blumenmeier@pebelive.ch

Achtung:
Da die E-Mail Adresse nur für den Belegupload verwendet werden kann, sollten Sie diese niemals weiter geben. Es ist zwar praktisch, wenn Ihnen Ihr Lieferant die Rechnungen direkt in die Inbox stellt. Beachten Sie jedoch, dass sämtliche anderen Mails, die an diese Adresse gehen, nicht verarbeitet werden. Ihnen entgehen also allenfalls wichtige Mitteilungen desselben Lieferanten, wenn diese an die Inbox-Adresse geschickt werden!
Beachten Sie ebenfalls, dass sie mit der Freischaltung des E-Mail Upload ein Türchen öffnen. Es ist danach möglich, dass Belege in ihre Buchhaltung importiert werden, ohne dafür eine Anmeldung erfolgt. Die pebe AG übernimmt keine Haftung für Daten (Belege), die über die Inbox hochgeladen werden. Es obliegt Ihnen, z.B. Kreditorenbelege zu prüfen, bevor diese bezahlt werden.

2. Belege senden

Bitte beachten Sie für den Upload folgende Vorgaben:

• Es sind nur Dateien im Format pdf, jpg und png zulässig
• Die Belege müssen als Anhang im Mail enthalten sein. Eingebettete Grafiken werden nicht importiert, damit Firmenlogos usw. nicht als Dokumente in der Inbox erscheinen.
• Sie erhalten ein Bestätigungsmail an die Absender E-Mail Adresse. Dieses zeigt, welche Dateien importiert wurden und welche nicht. *
• Wir verarbeiten keine Zip-Dateien, da diese eine potenzielle Bedrohung darstellen.

* Dateien > 3MB werden nicht importiert. Sie erhalten dafür auch keine Fehlermeldung, da wir diese aus Sicherheitsgründen schon vor der Importfunktion ablehnen.

Rechnung oder Offerte als Vorlage speichern

Möchten Sie ein bestehendes Dokument als Vorlage verwenden? Über den Multifunktionsbutton „Kopieren“ erstellen Sie aus einer bestehenden Rechnung oder Offerte eine neue Vorlage.

Treuhandlizenzen für Verkauf und Mandatsbenutzer

Neu können Sie für Ihre Mandate Verkaufslizenzen lösen. So kann auch in Mandaten der komplette Verkauf (Rechnungen und Offerten schreiben) genutzt werden. Möchten Sie Ihrem Kunden das Schreiben der Rechnungen aber auch andere Funktionen freigeben, so benötigen Sie dazu je Benutzer je eine Mandatsbenutzerlizenz.

Die Mandatsbenutzerlizenzen können Sie den jeweiligen Firmen vergeben. Mandatsbenutzer werden als Zusatzbenutzer in der jeweiligen Firma eingeladen und die erlaubten Module nach Annahme der Einladung und Registrierung für den Mandatsbenutzer freigeschaltet.

Die Tarife sind Volumenbasiert. Bitte entnehmen Sie diese der Tarif-Info auf in den Lizenzen.