Automatischer E-Mail Versand von pebe Live

Mit den Pro Versionen von den Modulen Verkauf und Lohn bietet Ihnen pebe Live die Möglichkeit, Ihre Offerten/Rechnungen (Verkauf) und Lohnabrechnungen (Lohn) einfach und bequem per E-Mail zu versenden.

In diesem Artikel finden Sie alle Informationen und Einstellungsmöglichkeiten zu dieser Funktion.

Allgemein

Beim E-Mail Versand von pebe Live wird durch das versenden von Offerten, Rechnungen und Lohnabrechnung eine automatisch generierte E-Mail direkt an die im Kontakt oder Personal hinterlegte Adresse gesendet.

Der Mail-Text besteht aus einem Standardtext, der nicht unterdrückt oder angepasst werden kann, da sich beim Versandvorgang kein Fenster Ihres E-Mail Programmes zur Vorbearbeitung öffnet. Es ist jedoch möglich den Standardtext mit einem eigens im pebe Live formulierten Zusatztext zu ergänzen. Die Anleitung für diese Einstellung finden Sie weiter unten.

Beachten Sie zudem, dass der Versand von pebe Live über zentrale Absenderadressen läuft. Über „rechnung@pebeLive.ch“ für Offerten/Rechnungen und „lohnabrechnung@pebeLive.ch“ für Lohnabrechnungen.

Damit keine Missverständnisse bei Ihren Kunden und Angestellten entstehen, ergänzen wir in der Absenderadresse den Namen Ihres Unternehmens. Somit ist bereits in der Mailvorschau im Postfach klar ersichtlich, dass dieses E-Mail von Ihnen stammt.

Antworten auf diese E-Mails gehen ausschliesslich an Ihre E-Mail Adresse aus den Unternehmensdaten oder im Falle der Lohnabrechnung, an die hinterlegte E-Mail Adresse bei der Lohnverantwortlichen Person. Seien Sie diesbezüglich also unbesorgt!

Einrichtung Modul Verkauf

Die Einrichtung und Einstellungen sind simpel. In den Kontakten können Sie im Register „Rechnungsangaben“ entscheiden, ob der Versand der Dokumente via Post oder E-Mail erfolgen soll.

Der Haken „per E-Mail“ lässt sich jedoch erst dann setzen, wenn Sie vorher im Register „Kontaktangaben“ eine entsprechende E-Mail Adresse des Empfängers hinterlegt haben.

Nun sind Sie mit der notwendigen Einrichtung fertig. Es gibt jedoch noch weitere, optionale Einstellungsmöglichkeiten. Wie bereits erwähnt können Sie wahlweise einen Zusatztext formulieren. Die Einstellung erfolgt unter Ihrer Firma im Register Verkauf.

Nachdem Sie den gewünschten Zusatztext (grüne Markierung) abgespeichert haben, wird dieser bei allen E-Mails aus dem Offerten-/Rechnungsversand zum Standardtext (rote Markierung) ergänzt.

Nebst dem Zusatztext lässt sich auch eine spezifische Druckvorlage für die E-Mails hinterlegen, welche von der Druckvorlage für den Postversand abweichen kann.

Wie man Druckvorlagen anpasst, finden Sie im folgenden Artikel: https://www.pebelive.ch/live-handbuch/layoutangaben/

Einrichtung Modul Lohn

Die Einrichtung für Lohnversand gestaltet sich ähnlich, wie für die Rechnungen. Gehen Sie im erfassten Personal ins Register „Zusatzangaben“.

Unter „Versandart“ können Sie den Mailversand aktivieren und die Empfänger-Adresse, sowie ein Passwort zum öffnen der Lohnabrechnung deklarieren.

Für das Modul Lohn gibt es in Bezug auf den Mailversand zwei relevante Einstellungen. In Ihrer Firma im Register Lohn finden Sie „Lohnverantwortlicher“ und „Lohnabrechnung“.

Hinterlegen Sie unter „Lohnverantwortlicher“ die Angaben der zuständigen Person. Die Angaben haben Einfluss auf den Standardtext (gelbe Markierung). Zudem wird die hinterlegte E-Mail Adresse bei Antworten auf das automatisch versendete E-Mail angesteuert.

Unter „Lohnabrechnungen“ können Sie ergänzend zum Standardtext (rote Markierung) den Zusatztext (grüne Markierung) formulieren. Zudem können Sie entscheiden, ob die Empfänger-Adresse für den Postversand rechts (aktiv) oder links (inaktiv) sein soll.