Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaftssysteme (WWS) ist ein Modell, das zur Abbildung und Kontrolle von Warenströmen innerhalb einer Unternehmung dient. Üblicherweise handelt es sich dabei um Software, die für Logistik- und Dispositionsprozesse genutzt wird.

Was sind die Funktionen und Eigenschaften von Warenwirtschaftssystemen?

WWS findet in mehreren Bereichen gleichzeitig Anwendung:

• Verkauf: Bis zur Schliessung eines Kaufvertrags gibt es verschiedene Schritte, die mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystem erstellt werden können. Bspw. gibt es Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen. Auch weitere Funktionen wie die Auftragsbestätigung, Lagerausgabebelege oder externe Datenerfassungen sind denkbar.
• Einkauf: Hier werden WWS gebraucht, um herauszufinden, mit welchem Bedarf gerechnet werden kann und wie hoch daher die Bestellungen ausfallen sollen. Dank Verkaufsdaten und Daten aus der Lagerhaltung können Unternehmen auch automatische Bestellvorgängen auslösen lassen.
• Lagerhaltung: WWS helfen hier bei der Bestandsführung. Eine integrierte Lagerverwaltungssoftware ermöglicht die automatische Übernahme von Bewegungsdaten sowie der Führung der Inventur.

Bestandteile von Warenwirtschaftssystemen

Ein Warenwirtschaftssystem kann durch verschiedenste Bestandteile erweitert und ergänzt werden. Typische Beispiele dazu sind:

• Kassenschnittstellen
• Zeiterfassung
• Zeitverwaltung
• Provisionsabrechnung
• Erstellen von Katalogen bspw. Onlineshops
• Finanzmanagement
• Datenaustausch per Schnittstellen
• Datenauswertung
• Verwaltung von Verkaufsfilialen

In welche Typen wird unterschieden?

Man unterscheidet in integrierte, offene und geschlossene Warenwirtschaftssysteme. Als geschlossen bezeichnet man WWS, die folgende Module integriert haben:

• Wareneingangsmodul
• Warenausgangsmodul
• Managementinformationsmodul
• Bestellwesen- und Dispositionsmodul
• Überwachung und Bestellschreibung
• Ausgabe von Bestellvorschlägen und Dispositionshilfen

Fehlt Eines dieser Module, wird da WWS als offen bezeichnet. Die Bezeichnung integriert, findet Anwendung bei WWS, die geschlossen sind und zusätzlich noch Verbindungen zu Banken, Lieferanten oder Marktforschungsinstituten bestehen.

Einführung des Systems

Das Führen eines WWS kann die Effizienz eines Unternehmens stark erhöhen. Dies geschieht primär durch die Vereinfachung der Lagerverwaltung, da zu jedem Zeitpunkt der Lagerbestand bekannt ist. Besonders effizient können WWS genutzt werden, wenn bei der Kommissionierung ein Scanner benutzt wird und somit sämtliche Waren im System erfasst werden.

Es besteht auch die Möglichkeit, ein Kassensystem oder ein Onlineshop miteinzubinden, und sämtliche Buchungen direkt im WWS zu verbuchen. Dadurch ist es dem Unternehmen möglich, zu analysieren, welche Produkte sich wie gut verkaufen und wie man das Sortiment optimieren kann.

Natürlich sollten Warenwirtschaftssysteme bestmöglich auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sein, damit die Prozesse effektiv verbessert werden können. Zudem müssen sämtlich Mitarbeiter geschult werden. Dies kann gerade in der Anfangsphase der Einführung etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Was sind ERP-Systeme?

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, zu Deutsch: Unternehmens-Ressourcen-Planung. Firmen benutzen diese Softwaresysteme um ihre Geschäftsprozesse zu steuern. Dabei werden die Ressourcen eines Betriebs, wie bspw. Produktionsmittel oder Kapital gesteuert und verwaltet. Der Einsatz von ERP-Systemen kann unterschiedlich stark ausfallen. D.h. es gibt Unternehmen die sämtlich Prozesse und Aufgaben erfassen, und Solche die damit nur in bestimmten Bereichen arbeiten. Die Hauptfunktion ist sehr ähnlich wie bei WWS und besteht darin, Informationen bereitzustellen und weiter zu verarbeiten. Dies automatisiert nicht nur den ganzen Ablauf, sondern ermöglicht auch sowohl Zeit als auch Kosten einzusparen.

Typische Unternehmensbereiche in denen man ERP-Software verwendet sind bspw.:

• Vertrieb: Bspw. Unterstützung von Auftragsbearbeitung, Steuerung von Angeboten und Preismanagement.
• Forschung & Entwicklung: Verbesserung des Wissensmanagement, Budgetkontrolle, Ressourcenplanung, sowie Projektgestaltung
• Finanzwesen: Unterstützung der Buchhaltung, Budgetierung, Auswertungen, Analysen
• Warenwirtschaft: Beschaffung, Lagerhaltung, Bedarfsermittlung sowie Bestellabwicklung

Abgrenzung ERP-Systeme

Eine klare Abgrenzung zwischen ERP- und Warenwirtschaftssystemen ist nicht immer einfach. Meistens versucht man über den Funktionsumfang eine Unterscheidung zu machen. Sind zum Beispiel Funktionen vorhanden, die im Bereich Materialwirtschaft oder Controlling angesiedelt sind, bezeichnet man das System nicht mehr als WWS sondern als ERP-System.

Die Anwendungssoftware von WWS basieren auf Datenbanken, die Bewegungsdaten und Stammdaten nach gewissen Strukturen verwalten. In solchen Datensätzen erfolgt die Verwaltung von bspw. Kunden, Lieferanten, Stücklisten, kurz: den Stammdaten. Separat werden Bewegungsdaten, Waren und Geldtranskationen erfasst, welche anschliessend auf die Stammdaten bezogen werden.

Fazit Warenwirtschaftssystem

WWS sind Modelle, die Warenströme einer Unternehmung darstellen. Auf den heutigen Märkten ist ab einer bestimmten Unternehmensgrösse fast nicht mehr auf solche System zu verzichten. Die Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt Daten abzurufen, gibt einem Unternehmer den nötigen Überblick. Die Automatisierung der Geschäftsprozesse ist ein wichtiger Erfolgsfaktor und spart bei der richtigen Implementierung sowohl Zeit als auch Geld.