Meetings gehören heutzutage zum unternehmerischen Alltag in fast jeder Branche. Fast täglich ist man zu einer Besprechung eingeladen oder ist selbst der Organisator. Dabei sind sämtliche Beteiligten dankbar, wenn der Ablauf reibungslos und gut strukturiert ist. Das bedeutet für den Organisator, dass er sich unter anderem Gedanken zum Teilnehmerkreis, der Etikette, der Ziele und Protokollierung machen soll. Lesen Sie hier nach, welche Grundregeln man dabei beachten sollte.
Wie baue ich mein Meeting auf?
Das Fundament eines Meetings besteht aus Zeitpunkt, Teilnehmer und natürlich dem Thema. Es ist ratsam, die betreffenden Personen früh über den Ort und den Zeitpunkt der Besprechung zu informieren. Damit stehen die Chancen gut, möglichst alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen. Es sollte vermieden werden, zu viele Personen zum Meeting einzuladen: beschränken Sie sich auf die, die effektiv Etwas mit dem Thema zu tun haben. Dies vereinfacht die Kommunikation und macht die Besprechung automatisch effektiver, da nur Personen anwesend sind die etwas zur Thema beitragen können. Ebenfalls vorteilhaft ist den Inhalt des Meetings vorgängig bekannt zu geben oder bereits Tagesordnungspunkte zu definieren. Dies gibt den Beteiligten die Chance sich optimal vorzubereiten.
Strukturieren Sie das Meeting
Eine Besprechung ist gut strukturiert, wenn der Inhalt logisch aufgebaut ist und verständlich durch die verschiedenen Punkte navigiert wird. Dies lässt sich einfach mithilfe von sinnvoll aufgebauten Tagesordnungspunkten erreichen.
Wichtig: Es muss klar sein, wer das Meeting leitet. Besonders bei hierarchisch gleichgestellten Mitarbeitern sollte jemand bestimmt werden, der die Führung und Koordination des Gesprächs übernimmt. Derjenige soll durch die verschiedenen Punkte führen und diese mit einem roten Faden verknüpfen.
Vergessen Sie nicht, das besprochene in einem Protokoll festzuhalten. Einige Tage nach der Besprechung ist der Inhalt vielleicht noch frisch, vieles geht aber im stressigen Arbeitsalltag schnell vergessen. Beschränken Sie sich dabei nicht nur auf gefällte Entscheidungen, sondern protokollieren Sie auch Ideen, Meinungen und Standpunkte. Dies spart Zeit bei einer allfälligen Nachbesprechung und gibt allen Teilnehmern eine Übersicht des besprochenen Inhalts.
Business-Etikette: So klappt’s
Das Wort „Business-Etikette“ sollte Sie nicht zu sehr abschrecken. Es handelt sich nicht um besonders strenge oder ungewöhnliche Regeln. Es geht vielmehr darum, den Gesprächspartnern Anstand und Respekt entgegen zu bringen. Halten Sie sich also an die, damals (hoffentlich) im Elternhaus beigebrachten Verhaltensweisen:
- Mit Pünktlichkeit zeigt man seinen Partnern, dass man deren Zeit und Aufmerksamkeit wertschätzt. Kommen Sie daher lieber 5 Minuten zu früh, als eine Minute zu spät.
- Respekt zeigt, wer andere ausreden lässt und andere Meinungen akzeptiert.
- Sachlich bleiben! Wer bei geschäftlichen Dingen persönlich wird, wirkt unprofessionell.
Zielgerichtete Meetings
Der Leiter eines Meetings sollte sich bereits in der Vorbereitung überlegen, worin der Sinn bzw. das Ziel der Besprechung liegt. Fällt auf, dass kaum Besprechungsbedarf besteht, kann und sollte wahrscheinlich lieber eine informierende Email verschickt werden. Bei Unklarheiten oder Meinungsverschiedenheiten, kann immer noch ein Termin vereinbart werden. Grundsätzlich gilt: Meetings, die nicht unbedingt notwendig sind, sollte man lieber vermeiden.
Beim Festlegen des Zeitrahmens empfiehlt es sich, eher enge Zeitfenster einzuplanen. Ein kurzer, intensiver Meinungsaustausch ist oft produktiver, als langwierige, endlosscheinende Sitzungen. Falls aufgrund einer wichtigen Angelegenheit mehr Zeit in Anspruch genommen werden müsste, dann ist das halt so. Auf keinen Fall sollte man in solchen Situationen, die verbleibenden Tagesordnungspunkte im Schnelldurchlauf abhandeln oder nur kurz anreissen. Es ist ratsam, ein weiteres Meeting zu vereinbaren und den offenen Punkten Aufmerksamkeit zu schenken. Schlussendlich ist der Leiter des Meetings für das Zeitmanagement verantwortlich. Er führt durch die Besprechung und entscheidet wie viel Zeit wofür aufgewendet wird.
Umgang mit Störungen
Störungen jeglicher Art gilt es zu vermeiden. Am besten sorgen Sie als Gesprächsleiter vorgängig dafür, dass mögliche Störungsquellen, also Alles was nicht mit dem Thema zu tun hat, beseitigt wird. Geben Sie den Teilnehmer nicht bereits von Anfang an viele Unterlagen oder Modelle anzusehen; andererseits steigt die Gefahr, dass die Teilnehmer dem Redenden nicht mehr zuhören. Deshalb empfiehlt es sich Unterlagen erst zu verteilen, wenn das betreffende Thema zu Sprache kommt.
Stimmung erfassen
Der Gesprächsleiter gilt als Mediator zwischen verschiedenen Parteien und sollte daher die allgemeine Stimmung im Raum lesen können und natürlich auch passend darauf reagieren können. Beispielsweise hält man sich bei der Begrüssung kurz, wenn Teilnehmer schlecht drauf sind oder unter Umständen Zeitnot besteht.
Gesprächsleiter zu sein bedeutet nicht, ständig zu reden! Die meisten Zuhörer sind nach einiger Zeit Monolog ohnehin nicht mehr aufnahmefähig. Deshalb empfiehlt es sich, sich nach der Meinung der Teilnehmer zu erkunden und sie so ins Gespräch einzubinden. Somit entstehen wertvolle Diskussionen und die Zeit kann effektiv genutzt werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie bereitet man ein erfolgreiches Meeting vor?
Eine gute Vorbereitung beginnt mit der Festlegung von Zeitpunkt, Teilnehmern und Thema. Der Beitrag empfiehlt, alle Beteiligten frühzeitig über Termin und Ort zu informieren und den Teilnehmerkreis auf Personen zu beschränken, die tatsächlich zum Thema beitragen können. Zudem sollten die Inhalte oder eine Tagesordnung bereits vor dem Meeting bekannt gegeben werden, damit sich alle optimal vorbereiten können.
Wie sollte ein Meeting strukturiert sein?
Laut Beitrag sollte ein Meeting logisch aufgebaut und anhand einer klaren Agenda geführt werden. Ausserdem sollte von Beginn an feststehen, wer die Leitung übernimmt und die Diskussion durch die einzelnen Themen führt. Nach dem Meeting empfiehlt der Beitrag, ein Protokoll zu erstellen, das nicht nur Entscheidungen, sondern auch Ideen, Meinungen und Standpunkte festhält.
Welche Business-Etikette gilt in Meetings?
Der Beitrag nennt drei grundlegende Verhaltensregeln: Pünktlichkeit, Respekt und Sachlichkeit. Wer pünktlich erscheint, zeigt Wertschätzung gegenüber den anderen Teilnehmern. Zudem sollten Gesprächspartner ausreden dürfen und unterschiedliche Meinungen respektiert werden. Persönliche Angriffe haben in einer professionellen Besprechung keinen Platz.
Wann ist ein Meeting überhaupt sinnvoll?
Vor jeder Besprechung sollte laut Beitrag geprüft werden, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Besteht lediglich Informationsbedarf, genügt oft eine E-Mail. Meetings sollten nur stattfinden, wenn tatsächlich Diskussionsbedarf oder offene Fragen bestehen. Dadurch lassen sich unnötige Sitzungen vermeiden und wertvolle Arbeitszeit sparen.
Wie gelingt ein gutes Zeitmanagement im Meeting?
Der Beitrag empfiehlt, Meetings mit eher kurzen Zeitfenstern zu planen. Ein konzentrierter und zielgerichteter Austausch ist häufig produktiver als lange Sitzungen. Reicht die Zeit für alle Themen nicht aus, sollten die verbleibenden Punkte nicht überhastet behandelt, sondern lieber in einem weiteren Meeting besprochen werden. Die Verantwortung für das Zeitmanagement trägt der Meetingleiter.
Wie kann der Meetingleiter für eine gute Gesprächsatmosphäre sorgen?
Der Beitrag beschreibt den Meetingleiter als Moderator und Vermittler. Er sollte mögliche Störungen möglichst im Voraus beseitigen, Unterlagen erst zum passenden Zeitpunkt verteilen und die Stimmung im Raum aufmerksam wahrnehmen. Gleichzeitig sollte er die Teilnehmer aktiv in die Diskussion einbeziehen, anstatt lange Monologe zu halten. So entstehen produktive Gespräche und die gemeinsame Zeit wird effizient genutzt.
