In einer Sammelrechnung werden mehrere geleistete Aufträge zusammengenommen und in einer einzigen Rechnung abgerechnet. Sammelrechnungen machen dann Sinn, wenn man von einzelnen Kunden ständig mehrere Aufträge bekommt. Man kann dann als Rechnungssteller eine periodische Rechnung über diverse Aufträge ausstellen und muss nicht jeden einzeln abhandeln. Das Erstellen von Sammelrechnungen über mehrere Aufträge spart zum einen Zeit, zum anderen fallen weniger Buchungen an für Bank- und Kundenkonto.
Ein Beispiel
Ein Kunde bestellt bei einem Händler an verschiedenen Tage mehrere Produkte. In einer einzigen Sammelrechnung stellt der Händler, nach Lieferung der Waren, seine Forderungen. Dies erleichtert sowohl dem Kunden als auch Händler die Arbeit und spart Beiden Zeit. Auch Strom- oder Wasserrechnungen sind Sammelrechnungen. Ansonsten würden Kunden für jeden dl Wasser oder jede kWh eine Rechnung zu zahlen habe. Dies würde weder dem Lieferer noch dem Kunden ein effizienter Ablauf ermöglichen.
Inhalt
Beim Erstellen einer Sammelrechnung müssen gewisse Mindestangaben vorhanden sein:
- Auflistung der Einzelabrechnungen
- Summe der Entgelte
- Summe der Umsatzsteuer
- Abrechnungszeitraum
- Liefer- / Leistungsdatum
Liefer- und Leistungsdatum
Die Regelungen zu Liefer- bzw. Leistungsdatum setzen sich wie folgt zusammen:
Das Lieferdatum bei Waren
Bei der Warenlieferung gilt generell der Zeitpunkt der Übergabe als Lieferdatum. Wir die Übergabe an Dritte weitergegeben, wie bspw. die Post oder andere Versanddienste, so gilt das Versanddatum als Lieferdatum.
Das Leistungsdatum bei Dienstleistungen
Dienstleister sollten einen Abnahmetermin mit ihren Kunden vereinbaren. Der abgemachte Termin gilt dann sogleich als Zeitpunkt der Leistungserbringung. Dienstleistungen erstrecken sich normalerweise über eine längeren Zeitraum. Dabei kommt es oft vor, dass der Dienstleister in Vorleistung geht. Dies kann mit der Vereinbarung von Teilabnahmen, Anzahlungen oder Abschlagsrechnungen umgangen werden.
Korrektheit
Es muss dem Kunden möglich sein, der Sammelrechnung den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung zu entnehmen. Dies ist auch der Fall, wenn Liefer- und Rechnungsdatum zusammenfallen. Dabei kann man aber auch einen Pauschalhinweis hinterlegen wie bspw. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Es ist zudem möglich, anstelle eines tatsächlichen Datums, eine Verweisung auf den jeweiligen Lieferschein zu platzieren. Diese sollte natürlich klar zuordenbar sein, bspw. durch Lieferschein-Nummer.
Die vier Möglichkeiten der Lieferdatumsangabe
- Angabe des Lieferscheins oder Leistungsdatum
- Verweisung auf ein anderes Dokument, bspw. Lieferschein, welches das Datum enthält
- Pauschalhinweis (vgl. oben)
- Verweisung auf das Datum eines Lieferscheins, bei dem das Lieferdatum fehlt
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Sammelrechnung?
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Aufträge oder Lieferungen eines Kunden in einer einzigen Rechnung zusammen. Sie eignet sich besonders, wenn ein Kunde regelmässig mehrere Bestellungen aufgibt. Dadurch müssen nicht alle Leistungen einzeln abgerechnet werden, was den administrativen Aufwand reduziert.
Welche Vorteile bietet eine Sammelrechnung?
Eine Sammelrechnung spart Zeit und Verwaltungsaufwand. Statt mehrere Einzelrechnungen zu erstellen und zu verbuchen, werden alle Leistungen in einer Rechnung zusammengefasst. Das reduziert auch die Anzahl der Buchungen auf Bank- und Kundenkonten und vereinfacht die Buchhaltung für beide Seiten.
Welche Angaben muss eine Sammelrechnung enthalten?
Eine Sammelrechnung sollte mindestens die Einzelabrechnungen, die Gesamtsumme der Entgelte, die Umsatzsteuer, den Abrechnungszeitraum sowie das Liefer- oder Leistungsdatum enthalten. Diese Angaben ermöglichen eine nachvollziehbare und vollständige Abrechnung.
Was gilt als Lieferdatum bei einer Sammelrechnung?
Bei Waren gilt grundsätzlich der Zeitpunkt der Übergabe als Lieferdatum. Wird die Ware durch einen Versanddienstleister transportiert, gilt das Versanddatum als Lieferdatum. Dieses Datum sollte auf der Sammelrechnung eindeutig nachvollziehbar sein.
Was gilt als Leistungsdatum bei Dienstleistungen?
Bei Dienstleistungen gilt in der Regel der vereinbarte Abnahmetermin als Leistungsdatum. Da sich Dienstleistungen häufig über einen längeren Zeitraum erstrecken, können auch Teilabnahmen, Anzahlungen oder Abschlagsrechnungen vereinbart werden.
Wie kann das Liefer- oder Leistungsdatum auf einer Sammelrechnung angegeben werden?
Das Liefer- oder Leistungsdatum kann direkt auf der Rechnung, über einen Verweis auf einen Lieferschein, durch einen Pauschalhinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ oder durch einen Verweis auf ein anderes Dokument mit Datumsangabe ausgewiesen werden. Entscheidend ist, dass der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung eindeutig nachvollziehbar ist.
