Der Lohnausweis ist ein offizielles Dokument, das in der Schweiz von Arbeitgebern für jeden Mitarbeiter erstellt wird.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wann und wie der Lohnausweis erstellt werden muss, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und welche Angaben zwingend enthalten sein müssen. Zudem zeigen wir, welche digitalen Tools – wie der eLohnausweis SSK – die Erstellung erleichtern und welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten.
Was ist ein Lohnausweis? (inkl. rechtliche Bedeutung gemäss ESTV & SSK)
Der Lohnausweis dient als Nachweis über alle ausbezahlten Löhne, Vergütungen und geldwerten Vorteile innerhalb eines Kalenderjahres. Für die Steuerbeh
Für Arbeitgeber hat der Lohnausweis eine hohe rechtliche Bedeutung: Er ist nicht einfach ein administratives Formular, sondern eine rechtsverbindliche Urkunde, deren korrekte Ausstellung gesetzlich vorgeschrieben ist. Sowohl die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) als auch die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) geben klare Richtlinien vor, welche Angaben er enthalten muss – etwa Grundlohn, Spesen, Naturalleistungen oder Bonuszahlungen.
Lohnausweis vs. Lohnabrechnung - was ist der Unterschied?
Im Unterschied zur monatlichen Lohnabrechnung fasst der Lohnausweis alle Vergütungen eines Jahres zusammen und dient ausschliesslich der Deklaration gegenüber den Steuerbehörden. Er muss gemäss den Vorgaben der SSK einheitlich erstellt werden.
Arbeitgeber sind verpflichtet, den Lohnausweis bis Ende Januar des Folgejahres auszuhändigen. In Kantonen mit direkter Einreichepflicht ist zusätzlich ein Exemplar an die kantonale Steuerverwaltung zu senden; die ESTV erhält keine Lohnausweise.
Ein korrekt ausgestellter Lohnausweis schafft Transparenz und Rechtssicherheit und schützt Arbeitgeber vor steuerlichen oder rechtlichen Konsequenzen.
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Aufbau des Lohnausweises – das gehört rein
Ein korrekt ausgefüllter Lohnausweis ist für Arbeitgeber in der Schweiz Pflicht und bildet die Grundlage für die korrekte Steuerveranlagung der Mitarbeitenden. Er muss alle relevanten Einkommensbestandteile klar und vollständig enthalten.
Zentrale Angaben
- Bruttolohn (Fixlohn, variable Bestandteile, Boni, Provisionen)
- Ferien- und Feiertagsentschädigungen
- Spesenvergütungen (steuerpflichtige und steuerfreie Anteile)
- Geldwerte Vorteile (z. B. Geschäftswagen, Gratisverpflegung, verbilligter Wohnraum)
- Beiträge an Vorsorgeeinrichtungen (soweit steuerlich relevant)
- Nebenleistungen wie Rabatte oder Kostenübernahmen mit geldwertem Vorteil
Pflichtfelder gemäss SSK-Richtlinien
- Personalien und AHV-Nummer des Mitarbeiters
- Zeitraum der Anstellung
- Gesamtsumme aller Bruttolöhne und Vergütungen
- Aufschlüsselung von Zulagen, Spesen und Naturalleistungen
- Angaben zur verantwortlichen Person im Unternehmen
- Verwendung des offiziellen Formulars der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK)
Häufige Fehler vermeiden
Unvollständige Spesenangaben, falsche Zuordnungen oder veraltete Formulare führen häufig zu Rückfragen durch Steuerbehörden. Die Nutzung digitaler Tools wie des eLohnausweis SSK oder einer modernen Buchhaltungssoftware reduziert das Fehlerrisiko deutlich.
Lohnausweis-Beispiel als PDF öffnen
Wer muss wann einen Lohnausweis erstellen?
In der Schweiz sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, für jeden Mitarbeitenden einen Lohnausweis zu erstellen. Die Grundlage bildet Artikel 127 Absatz 1 DGB, wonach das im Kalenderjahr erzielte Einkommen schriftlich zu bescheinigen ist.
Pflicht für Arbeitgeber
Ein Lohnausweis ist für jede Anstellung auszustellen – unabhängig von Dauer oder Lohnhöhe. Auch Teilzeit- und Temporärkräfte sind eingeschlossen. Bei Verletzung dieser Pflicht drohen Bussen bis 10’000 CHF gemäss Artikel 174 DBG, in schweren Fällen auch steuerrechtliche Konsequenzen.
Fristen und Sonderfälle
Der Lohnausweis muss bis spätestens Ende Januar des Folgejahres erstellt und dem Mitarbeitenden ausgehändigt werden. Bei mehreren Anstellungen oder einem Arbeitgeberwechsel ist für jedes Arbeitsverhältnis ein eigener Lohnausweis auszustellen.
Anleitung: So erstellst du den Lohnausweis Schritt für Schritt
Die Erstellung des Lohnausweises gehört zu den zentralen Aufgaben eines Arbeitgebers am Jahresende. Damit das Dokument korrekt und fristgerecht erstellt wird, sollten alle relevanten Daten vollständig vorbereitet und die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.
Daten vorbereiten
Vor dem Ausfüllen müssen alle Lohn- und Personaldaten vollständig vorliegen. Dazu gehören:
- Bruttolöhne, Boni, Provisionen
- Spesenvergütungen und Naturalleistungen
- Beiträge an Vorsorgeeinrichtungen
- geldwerte Vorteile (z. B. Dienstfahrzeug, Gratisverpflegung)
Eine saubere Datenbasis verhindert spätere Korrekturen und Rückfragen durch die Steuerbehörden.
Vorlage & Muster-Lohnausweis kostenlos erstellen : eLohnausweis SSK nutzen
Der eLohnausweis SSK ist die offizielle Webapplikation der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) zur Erstellung von Lohnausweisen und Rentenbescheinigungen. Die Anwendung richtet sich insbesondere an KMU ohne eigene Lohnsoftware und steht kostenlos zur Verfügung.
Über die Plattform können Unternehmen beliebig viele Lohnausweise direkt im Browser erfassen, speichern und als PDF herunterladen – ein zusätzlicher Download ist nicht erforderlich. Die Applikation bietet sowohl eine Formularansicht als auch einen geführten Modus mit Hilfestellungen, was die Dateneingabe besonders einfach macht.
Die Daten werden lokal gespeichert, und auf jedem Lohnausweis wird automatisch ein Barcode aufgedruckt. Eine elektronische Übermittlung über den Swissdec-Standard (ELM) ist mit dieser Lösung jedoch nicht möglich.
Zur offiziellen Anwendung: eLohnausweis SSK Online
Rechtliche Grundlagen und Verantwortlichkeiten
Der Lohnausweis gilt als Urkunde im strafrechtlichen Sinn (Art. 110 Abs. 4 StGB). Unrichtige oder unvollständige Angaben können nicht nur steuerrechtliche, sondern auch strafrechtliche Folgen haben. Arbeitgeber haften daher für die Korrektheit der ausgestellten Dokumente.
Die Angabe der verantwortlichen Person ist zwingend erforderlich und stellt sicher, dass der Lohnausweis rechtsgültig und nachvollziehbar bleibt.
Fazit & Checkliste: So bist du beim Lohnausweis auf der sicheren Seite
Ein korrekt ausgestellter Lohnausweis ist mehr als eine Pflicht – er ist die Grundlage für Vertrauen, Transparenz und eine reibungslose Steuerverarbeitung. Wer die formellen Anforderungen kennt und sorgfältig arbeitet, vermeidet unnötige Korrekturen oder rechtliche Risiken.
Wichtigste Punkte in Kürze
- Der Lohnausweis muss jährlich bis Ende Januar erstellt und ausgehändigt werden.
- Er muss vollständig, wahrheitsgetreu und gemäss SSK-Vorgaben ausgefüllt sein.
- In Kantonen mit Einreichepflicht ist zusätzlich eine Kopie an die Steuerverwaltung zu senden.
- Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können straf- und steuerrechtliche Folgen haben.
- Die Aufbewahrungspflicht für Arbeitgeber beträgt mindestens zehn Jahre.
Schritt-für-Schritt-Checkliste für Arbeitgeber
- Alle Lohn- und Personaldaten vollständig erfassen
- Spesen, Naturalleistungen und geldwerte Vorteile prüfen
- Offizielles SSK-Formular oder eLohnausweis verwenden
- Verantwortliche Person und Firmenname korrekt angeben
- Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität kontrollieren
- Lohnausweis bis Ende Januar an Mitarbeitende übergeben
- Eine Kopie zehn Jahre lang aufbewahren
Tipp: Die aktuelle Vorlage und Webapplikation für den eLohnausweis SSK findest du direkt auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).
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Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Lohnausweis und wofür wird er benötigt?
Der Lohnausweis ist ein offizielles Dokument, das Arbeitgeber in der Schweiz für jeden Mitarbeitenden erstellen müssen. Er enthält alle im Kalenderjahr ausbezahlten Löhne, Vergütungen und geldwerten Vorteile und dient den Steuerbehörden als Grundlage für die korrekte Steuerveranlagung. Im Gegensatz zur monatlichen Lohnabrechnung fasst der Lohnausweis sämtliche Lohnbestandteile eines Jahres zusammen und wird ausschliesslich für steuerliche Zwecke verwendet.
Wer muss einen Lohnausweis erstellen und bis wann?
Jeder Arbeitgeber in der Schweiz ist verpflichtet, für alle Mitarbeitenden einen Lohnausweis auszustellen – unabhängig davon, ob sie Vollzeit, Teilzeit oder temporär beschäftigt sind. Der Lohnausweis muss spätestens bis Ende Januar des Folgejahres ausgehändigt werden. In Kantonen mit Einreichepflicht ist zusätzlich eine Kopie an die kantonale Steuerverwaltung zu übermitteln.
Welche Angaben müssen im Lohnausweis enthalten sein?
Ein Lohnausweis muss sämtliche steuerrelevanten Lohnbestandteile vollständig und korrekt ausweisen. Dazu gehören unter anderem der Bruttolohn, Boni, Provisionen, Ferien- und Feiertagsentschädigungen, Spesenvergütungen, geldwerte Vorteile, Beiträge an Vorsorgeeinrichtungen sowie die Personalien des Mitarbeitenden, die AHV-Nummer, die Anstellungsdauer und die Angaben zur verantwortlichen Person im Unternehmen.
Wie kann ich einen Lohnausweis erstellen?
Für die Erstellung eines Lohnausweises müssen zunächst alle Lohn- und Personaldaten vollständig vorliegen. Anschliessend kann entweder das offizielle Formular der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) oder die kostenlose Webapplikation eLohnausweis SSK verwendet werden. Diese eignet sich insbesondere für KMU ohne eigene Lohnsoftware und unterstützt bei der korrekten Erstellung des Lohnausweises.
Welche Fehler sollte ich beim Ausfüllen eines Lohnausweises vermeiden?
Zu den häufigsten Fehlern gehören unvollständige Spesenangaben, falsche Zuordnungen von Lohnbestandteilen oder die Verwendung veralteter Formulare. Da der Lohnausweis eine rechtsverbindliche Urkunde ist, können unrichtige oder unvollständige Angaben steuer- und strafrechtliche Folgen haben. Deshalb sollten alle Angaben sorgfältig geprüft und die offiziellen SSK-Vorgaben eingehalten werden.
Wie lange müssen Lohnausweise aufbewahrt werden?
Arbeitgeber sind verpflichtet, Lohnausweise und sämtliche dazugehörigen Unterlagen mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Diese gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt für alle buchführungs- und steuerrelevanten Dokumente, einschliesslich Lohnunterlagen und Spesenabrechnungen. Eine sorgfältige Archivierung erleichtert zudem spätere Kontrollen oder Rückfragen der Steuerbehörden.
