«Zwei Wochen später war ich wieder reif für Ferien...»
In die Ferien geht man, um sich zu erholen – nicht nur für die Gesundheit, sondern auch um langfristig fit für die Arbeit zu sein. Im wirklichen Leben sind Ferien nicht selten Zusatzstress, und die «Strafe» folgt sofort danach in Form von zusätzlicher Arbeit. Ganz unvermeidlich ist das jedoch nicht.
1 Lassen Sie sich vertreten
Stellvertretung beinhaltet mehrere Punkte. Zum Einen ist es die persönliche Zuordnung: Wer übernimmt meine Aufgaben, wenn ich nicht verfügbar bin? Unter Umständen bietet sich eine gegenseitige Stellvertretung an, was es einfacher macht. Was ebenfalls empfohlen wird, diesen Punkt hin und wieder zu überprüfen: Stimmen die Aufgaben noch? Muss die persönliche Zuordnung geändert werden (spätestens bei einem Austritt sowieso)?
2 Machen Sie nicht alles selber
Auf den ersten Blick hat Delegieren nichts mit den Ferien zu tun. Es ist ein zentraler Grundsatz bei der Förderung von Mitarbeitenden. Einerseits geht es darum, laufend einfachere Routinearbeiten an Mitarbeitende mit weniger Erfahrung abzugeben. Andererseits werden dadurch Freiräume für neue Ideen und Projekte geschaffen. Auf diese Weise trägt bewusstes Delegieren zur Organisationsentwicklung bei und vereinfacht nebenbei die Arbeitsorganisation während der Ferienzeit.
3 Schreiben Sie auf, was alles zu tun ist
Ein gutes Gedächtnis ist eine tolle Sache. Leider geht aber dieses Gedächtnis mit seinem Besitzer in die Ferien, während in der Firma niemand weiss, was so alles noch zu erledigen wäre. Die Lösung sind To-do-Listen, diszipliniert geführt und mit entsprechender Zugriffsberechtigung für Dritte.
5 Planen Sie realistisch
Dass wir unseren Arbeitstag komplett planen können, ist ein schöner Mythos. Der Anteil der Fremdbestimmung ist meistens höher als geschätzt und nicht selten nicht einmal als Durchschnittswert bekannt. Das hat zur Folge, dass wir jahrein, jahraus zu optimistisch planen und kaum Reserven haben. Bewusst wird uns das jeweils vor den Ferien oder wenn mal jemand infolge Krankheit ausfällt. Die Lösung: Mehr Reserven einplanen. Am besten bis zu dem Punkt, an dem Sie im Büro sitzen und nichts mehr zu tun haben, ausser Ideen zu generieren und Neues anzupacken.
6 Vermeiden Sie Geheimniskrämerei
Wer in den Ferien jeden Tag angerufen wird, weil auf seine Dokumente nicht zugegriffen werden kann, ist selber schuld. Ebenso, wer einfach abhaut, ohne eine Übergabe an die Stellvertretung durchzuführen.
7 Organisieren Sie den Posteingang
Ein weiteres wichtiges Detail ist der Umgang mit der Post. Übervolle Postfächer, ein alltäglicher Ärger, präsentieren sich nach den Ferien als Albtraum. Es lohnt sich, das nicht nur im Hinblick auf Ferien zu regeln, sondern ganz grundsätzlich die Organisation rund um das Thema Email kritisch anzuschauen.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich mich optimal auf die Ferien vorbereiten?
Der Beitrag empfiehlt, die Ferien frühzeitig zu planen und die wichtigsten Aufgaben rechtzeitig zu organisieren. Dazu gehören eine geregelte Stellvertretung, das Delegieren von Aufgaben, eine vollständige To-do-Liste sowie eine realistische Arbeitsplanung. So lassen sich unnötiger Stress vor den Ferien und ein überfüllter Schreibtisch nach der Rückkehr vermeiden.
Warum ist eine Stellvertretung während der Ferien wichtig?
Eine klar geregelte Stellvertretung stellt sicher, dass wichtige Aufgaben auch während der Abwesenheit erledigt werden. Der Beitrag empfiehlt, die Zuständigkeiten regelmässig zu überprüfen und die Aufgaben sauber zu übergeben. Dadurch wissen Mitarbeitende genau, wer welche Aufgaben übernimmt und Rückfragen während der Ferien werden reduziert.
Warum sollte ich Aufgaben delegieren?
Laut Beitrag ist Delegieren nicht nur während der Ferien sinnvoll. Wer Routineaufgaben an Mitarbeitende überträgt, schafft Freiräume für wichtigere Projekte und fördert gleichzeitig die Entwicklung des Teams. Eine gute Aufgabenverteilung erleichtert zudem die Organisation während Ferien oder krankheitsbedingter Abwesenheiten.
Welche Rolle spielen To-do-Listen bei der Ferienplanung?
Der Beitrag empfiehlt, alle offenen Aufgaben in To-do-Listen festzuhalten und diese für die Stellvertretung zugänglich zu machen. So bleibt wichtiges Wissen nicht nur im Kopf einer einzelnen Person und das Team kann auch während der Ferien effizient weiterarbeiten. Gleichzeitig erleichtert eine strukturierte Aufgabenliste den Wiedereinstieg nach der Rückkehr.
Warum sollte ich meine Arbeit vor den Ferien realistisch planen?
Viele Menschen unterschätzen laut Beitrag den Anteil unvorhersehbarer Aufgaben im Arbeitsalltag. Deshalb empfiehlt er, bewusst Zeitreserven einzuplanen, anstatt den Kalender bis zum letzten Arbeitstag vollständig auszulasten. Eine realistische Planung reduziert Stress und verhindert, dass wichtige Aufgaben kurz vor den Ferien liegen bleiben.
Was sollte vor den Ferien mit E-Mails und Dokumenten organisiert werden?
Der Beitrag empfiehlt, Dokumente nicht nur für sich selbst zugänglich zu machen und die Stellvertretung umfassend zu informieren. Ebenso sollte der Posteingang beziehungsweise das E-Mail-Management organisiert werden, damit sich während der Ferien keine unüberschaubare Menge an Nachrichten ansammelt. Eine gute Vorbereitung erleichtert sowohl die Abwesenheit als auch den Wiedereinstieg nach den Ferien.
