Effektive Auftragsverwaltung: Der Schlüssel zum Erfolg für KMU

Für KMU ist die Auftragsverwaltung wichtig, um erfolgreich zu sein und zu wachsen. Dabei geht es um alles von Angeboten bis hin zu Rechnungen und man hat viele Kontakte (Touchpoints) mit Kunden. Je nach Branche sind das unterschiedlich viele. Um alles gut im Griff zu haben und Zeit und Ressourcen sinnvoll zu nutzen, brauchst du eine gute Auftragsabwicklung. In diesem Beitrag bekommst du alles Wichtige zum Thema zusammengefasst.

Welche Dokumenttypen gibt es?

Für strukturierte Interaktionen mit deinen Kunden benötigst du folgende Dokumente für die Auftragsverwaltung, auf die wir noch genauer eingehen:

• Offerte
• Auftragsbestätigung
• Vertrag
• Rechnung
• Mahnung
• Lieferschein
• Quittung

Alle Dokumente solltest du standardisieren und ihren Inhalt klar gestalten. Darüber hinaus ist es wichtig, dass du sie in einer gut organisierten Ordnerstruktur oder einem Dokumentenmanagementsystem ablegst.

Offerte: Überzeugende Angebote abgeben

Wenn jemand auf dein Unternehmen aufmerksam geworden ist und mehr über deine Produkte und Dienstleistungen erfahren möchte, erwartet er von dir eine schnelle Antwort. Als KMU bekommst du regelmäßig solche Anfragen. Um Zeit zu sparen, kannst du Vorlagen für Angebote bereithalten und diese nur an die jeweilige Anfrage anpassen, anstatt jedes Mal von vorne zu beginnen.

Ein Angebot sollte einige wichtige Aspekte abdecken, wie z.B. die Preise und Konditionen der angebotenen Leistungen, Lieferzeiten und Ansprechpartner, und eventuelle Zahlungsbedingungen. Es ist auch wichtig, anzugeben, wie lange das Angebot gültig ist. Als Bonus, kannst du in diesem Schritt auch kommunizieren, was dein Angebot besser macht als deiner Konkurrenten.

Hier findest du die praktische Offertvorlage. Wenn du noch mehr Zeit sparen willst, solltest du dir das Rechnungstool pebe Live inkl. Offerten anschauen.

Auftragsbestätigung: Direkte Rückmeldung zur Steigerung der Kundenzufriedenheit

Wenn ein Kunde eine Bestellung bei dir aufgibt, musst du das akzeptieren und bestätigen. Das nennt man eine Auftragsbestätigung. Normalerweise musst du das nur machen, wenn der Kunde etwas anderes bestellt als du angeboten hast oder wenn kein Angebot gemacht wurde. Aber es ist auch eine gute Idee, immer eine schriftliche Bestätigung zu senden, um Missverständnisse zu vermeiden und den Kunden zufrieden zu stellen. Experten empfehlen schriftliche Auftragsbestätigungen auch ohne Verpflichtung zu versenden, da sie die Kundenzufriedenheit steigern und Missverständnisse, gerade im Zusammenhang mit grösseren Aufträgen, vermeiden.

Fasse in der Auftragsbestätigung alles Vereinbarte schriftlich zusammen und bedanke dich beim Kunden für die Beauftragung. Zusammenfassend ist eine Auftragsbestätigung ist ein Dokument, indem du die Annahme einer Kundenbestellung bestätigst und die Details des Auftrags zusammenfasst.

Hol dir hier die gratis Vorlage für Auftragsbestätigungen.

Vertrag: Rechtliche Beziehungen zwischen Unternehmen und mit Kunden regeln

Vertragsunterlagen spielen im Rahmen der Auftragsverwaltung, wenn es um größere Aufträge oder langfristige Beziehungen geht. In ihnen werden alle Aspekte der Zusammenarbeit festgelegt, wie zum Beispiel maximale Liefermengen, langfristige Preise oder Durchführungsdetails. Beispielsweise kann ein Bauprojekt vertraglich fixiert werden. Das ist wichtig, um im Falle von Rechtsstreitigkeiten Beweise zu haben und Risiken zu minimieren. In kleinen und mittelständischen Unternehmen sollten Vertragsunterlagen besonders gut aufbewahrt werden, da sie oft langfristige Auswirkungen haben.

Rechnung: Damit der Kunde auch rechtzeitig bezahlt

Rechnungen sind wohl die bekanntesten Dokumente der Auftragsverwaltung. Sie enthalten üblicherweise einige Standardelemente wie:

• Rechnungsnummer und -datum
• Kundeninformationen
• Leistungsbeschreibung, die eine detaillierte Darstellung der Produkte oder Dienstleistungen, die in Rechnung gestellt werden, sowie deren Menge und Preis beinhaltet
• Enthaltene Steuern und Abgaben
• Zahlungsbedingungen, einschliesslich Zahlungsarten und -fristen
• Kontaktinformationen des Unternehmens

Hol dir die kostenlose Rechnungsvorlage. Zu aufwendig? Schreibe QR-Rechnungen in 2min mit pebe Live.

Mahnung: Wenn der Kunde nicht zahlt

Mahnungen sind ein lästiges Thema für KMU und generell jeden, der Geld einfordert. Das Erstellen der Forderungen kostet Zeit und bringt gut funktionierende Geschäftsbeziehungen leicht ins Wanken. Eine saubere Dokumentation der Leistungserfassung in den vorherigen Schritten der Auftragsverwaltung macht den Umgang mit diesen Situationen um ein Vielfaches leichter. Um eigene Ressourcen effizient einzusetzen und sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, beauftragen viele klein- und mittelständische Unternehmen externe Dienstleister mit dem Forderungsmanagement oder haben ein integriertes Mahnwesen in ihrer Buchhaltungssoftware.

Mehr zu Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Lieferschein: Auflistung der gelieferten Waren

Ein Lieferschein ist ein Dokument, das Unternehmen verwenden, wenn sie Produkte an einen Kunden liefern. Er dient als Nachweis dafür, dass dem Kunden die Ware geliefert wurde und welche Artikel die Lieferung enthielt. Neben dem Lieferdatum, den Lieferbedingungen, unter denen die Ware geschickt wurde, und der Artikelliste enthält das Dokument Information zu dir und deinem Kunden. Bei Empfang quittiert der Kunde den Erhalt der Ware mit seiner Unterschrift. Sollten Transportschäden bestehen, muss der Kunde diese bei Eingang anzeigen.

Schon gesehen? Kostenlose Lieferschein Vorlage herunterladen

Quittung: Zahlung erfolgt und Bestätigung gesendet

Auch Quittungen kennt jeder aus dem Alltag beispielweise von der Supermarktkasse. Sie bestätigen dem Empfänger, dass die Person oder das Unternehmen den geschuldeten Betrag vollständig beglichen hat. Daher hat dieses Dokument der Auftragsverwaltung besonders hohe Relevanz für den Kunden.

Quittungen ganz einfach selbst erstellen: Kostenlose Quittungsvorlage für dich.

Zeit und Geld sparen, indem du Abläufe mit Software automatisierst

Der Beitrag zeigt dir bereits, dass die Auftragsverwaltung viele Dokumente beinhaltet, die regelmässig erstellt und abgelegt werden müssen. Alle kundenbezogenen Aufgaben von KMU im Zusammenhang mit der Auftragsverwaltung lassen sich im heutigen, digitalen Zeitalter standardisieren und automatisieren. Dafür gibt es mittlerweile eine grosse Auswahl an Software für unterschiedliche Bedarfe.

Die Auftragsabwicklung mit Software ist weniger fehleranfällig, kosten- und zeitsparend. Verschiedene Schnittstellen verbinden dabei die Auftragsverwaltung mit anderen Abteilungen des Unternehmens.

Administrative Auftragsverwaltung ist ein zentraler Unternehmensprozess für dich als KMU. So lästig administrative Tätigkeiten auch sind, sind sie neben dem Kerngeschäft für kleine und grössere Unternehmen gleichermassen wichtig, um ihr Geschäft weiterzuentwickeln und sicherzustellen, dass erbrachte Leistungen bezahlt werden.

Dabei sind die Dokumente der Auftragsverwaltung, die du nutzt, um eine Geschäftsbeziehung anzubahnen, zu fixieren und zu monetarisieren, ein wichtiges Sprachrohr zu deinen Kunden. Gestalte sie so, dass sie das von dir gewünschte Unternehmensimage transportieren.

Spare Zeit, indem du clevere Softwarelösungen nutzt, um wiederkehrende Standardprozess zu automatisieren. Umso schneller dein Kundenstamm und der Umsatz deines Unternehmens wächst, desto mehr lohnt sich dieses Investment in professionalisierte Lösungen externer Dienstleister.