Datenübernahme aus Fremdsystemen

Datenübernahme aus bexio

Wechseln Sie von bexio auf pebe Live, so können Sie einige der Daten übernehmen. Es sind dies wahlweise:

• Firmenangaben und -logo
• Kontenplan
• Kontensalden
• Auswertungsstrukturen (Bilanz / Erfolgsrechnung OHNE Totale)
• Kontakte (Kunden und Lieferanten)
• Artikel und Preise

Die Übernahme kann alles auf einmal oder gestaffelt gemacht werden. Die Konten, falls gewünscht, sind im ersten Lauf zu übernehmen. Wählen Sie die zu übernehmenden Daten:

1. Auswahl der zu übernehmenden Daten

2. Erstellen API Key in bexio und einfügen in pebe Live

Öffnen Sie dazu die Seite https://developer.bexio.com und melden Sie sich mit Ihrem bexio-Benutzeraccount an.

Wählen Sie anschliessen „Personal Access Tokens“ und erstellen Sie ein neues Token. Sie erhalten eine komplexe Zeichenfolge angezeigt. Kopieren Sie diese in die Zwischenablage und fügen Sie sie anschliessend in pebe Live ein. Bitte beachten Sie, dass wir diesen Schlüssel NICHT in pebe Live speichern. Möchten Sie diesen also noch ein zweites Mal benutzen, so sichern Sie diesen in eine Textdatei. Achtung: Der Key erlaubt den Zugriff auf Ihre bexio-Daten.

Sie gelangen nun zu den einzelnen Übernahmemasken. Sind die einzelnen Bereiche in pebe Live noch nicht eingerichtet, so erscheinen die Wizard Seiten ebenfalls eingeblendet.

3. Firmenangaben

4. Angaben zur Buchhaltung

4.1 Buchhaltungskonten, Auswertungsstrukturen und Steuercodes

Die Konten Ihres bexio Kontenplans werden zur Übernahme vorgeschlagen.

Wählen Sie, welche Auswertungsstrukturen Sie nutzen möchten.

• Nutzen Sie unsere pebe Live KMU-Auswertungsstrukturen, falls Sie nicht grosse Anpassungen im bexio Kontenplan vorgenommen haben.
• Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, die Auswertungen Bilanz und Erfolgsrechnung 1:1 zu übernehmen. Sie benötigen dazu eine Premiumlizenz.
  ACHTUNG: Da bexio darin keine Totale führt, sind diese nachträglich von Hand zu ergänzen! (Bilanzgewinn/-verlust und die KMU-Totale der Erfolgsrechnung)

4.2 Zuteilung MwSt-Codes

An der Zuteilung der MwSt-Codes müssen Sie für gewöhnlich nichts anpassen. Es sei denn, Sie arbeiten in bexio mit Saldosteuer. In diesem Fall sind die entsprechenden Einstellungen manuell vorzunehmen, da wir diese nicht automatisch zuordnen können.

4.3 Kontensalden

Wählen Sie das Geschäftsjahr, dessen Salden übernommen werden sollen und importieren Sie die Daten.

Die Kontensalden werden in die Konteneröffnung übernommen. Diese kann manuell noch ergänzt und angepasst werden.

5. Verkauf einrichten

5.1 Grundeinstellungen

Das in bexio vorhandene Bankkonto wird übernommen. Die restlichen Angaben können Sie Ihren Wünschen anpassen.

5.2 Kunden importieren

Anders als bexio verwenden wir die Kontakte getrennt in Kunden und Lieferanten. Beim Kundenimport werden alle Kontakte von bexio angezeigt, jedoch nur diejenigen mit Klassierung „Kunden“ vorgeschlagen.

5.3 Artikel und Preise

Wir importieren die Artikel mitsamt des Preises in CHF. Staffelpreise werden keine importiert, da pebe Live noch keine Staffelpreise besitzt.

6. Kreditoren

6.1 Grundeinstellungen

6.2 Lieferanten (Kreditorenstamm)

Anders als bexio verwenden wir die Kontakte getrennt in Kunden und Lieferanten. Beim Lieferantenimport werden alle Kontakte von bexio angezeigt, jedoch nur diejenigen mit Klassierung „Lieferanten“ vorgeschlagen.

Anschliessende Arbeiten

Gratuliere! Sie haben die Daten erfolgreich importiert. Sie sollten nun abschliessend noch folgende Arbeiten durchführen, um einen fehlerfreien Betrieb von pebe Live zu gewährleisten:

1. Nicht importierte Bereiche eröffnen

Nicht immer werden alle Daten aus bexio übernommen. Nutzen Sie zusätzliche Funktionen, die Sie nicht mit der bexio-Übernahme bereits eröffnet haben, so können Sie diese Bereiche anschliessend über unseren Wizard eröffnen.

Haben Sie einen Bereich bereits importiert, und er erscheint links im Menu, so ist die Eröffnung bereits gemacht und der Wizard wird nur noch im Ausnahmefall noch einmal benötigt.

2. Kontrolle und Ergänzung der Einrichtungen in „Meine Firma“

Prüfen Sie die Einrichtung der einzelnen Module und ergänzen Sie die Einrichtungen wie Druckvorlagen, Zahlungskonditionen, Standardtexte usw. nach Ihren Bedürfnissen.

3. Kontrolle / Überarbeitung Kontoplan und Auswertungsstrukturen

3.1 Prüfen Konten und Steuercodes

Prüfen Sie die importierten Konten und deren Steuerangaben und nehmen Sie nötige Anpassungen vor. Wechseln Sie danach für 3.2 ins Register „Auswertungen“.

3.2 Auswertungen KMU_BIL und KMU_ERF

Haben Sie unsere pebe Live Kontenstrukturen übernommen, so ist lediglich zu prüfen, ob alle vorhandenen Konten der korrekten Auswertung zugeteilt wurden.

In der „Konten Zuteilung“ sind alle der Auswertung zugeteilten Konten grün angezeigt. Alle Bilanzkonten 1000 – 2999 sowie die Abschlusskonten 9000-9999 benötigen also eine Zuteilung in der Bilanz, die Erfolgsrechnungskonten 3000-8999 eine Zuteilung in der Erfolgsrechnung. Die in grün angezeigten Nummer entspricht dabei der Gruppe in der Hierarchie. Fehlende Zuteilungen können vorgenommen, fehlerhafte angepasst werden.

ACHTUNG: Vergessen Sie nach Anpassungen das „Speichern“ nicht!

3.3 Auswertungen BEX_BIL und BEX_ERF (falls übernommen)

Sie haben diese Auswertungen von bexio übernommen. Da bexio innerhalb der Kontenstrukturen keine Totale besitzt, müssen Sie diese manuell eröffnen. Es sind dies in der Bilanz das „Total Gewinn/Verlust“ und in der Erfolgsrechnung sämtliche benötigten KMU-Totale wie Bruttogewinn etc.

Erstellen Sie in der Bilanz also eine „+ weitere Gruppe“ nach folgender Vorlage:

Verschieben Sie das neue Total anschliessend mit den Pfeilen nach oben an diese Stelle:

ACHTUNG: Vergessen Sie nach Anpassungen das „Speichern“ nicht!

Ergänzen Sie danach die gewünschten Total in der Erfolgsrechnung. Hier ein Beispiel:

Die Totale sind alle identisch definiert. Wichtig ist hier die korrekte Platzierung innerhalb der Hierarchie.

Benötigen Sie zusätzliche Totale, sind diese korrekt innerhalb der jeweiligen Gruppe zu platzieren.

ACHTUNG: Vergessen Sie nach Anpassungen das „Speichern“ nicht!