Lohnausweis 2025 in der Schweiz: Erstellen, Ausfüllen & Verstehen – der komplette Guide
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Martin Steinbrecher
Der Lohnausweis ist ein offizielles Dokument, das in der Schweiz von Arbeitgebern für jeden Mitarbeiter erstellt wird.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wann und wie der Lohnausweis erstellt werden muss, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und welche Angaben zwingend enthalten sein müssen. Zudem zeigen wir, welche digitalen Tools – wie der eLohnausweis SSK – die Erstellung erleichtern und welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten.
Was ist ein Lohnausweis? (inkl. rechtliche Bedeutung gemäss ESTV & SSK)
Der Lohnausweis dient als Nachweis über alle ausbezahlten Löhne, Vergütungen und geldwerten Vorteile innerhalb eines Kalenderjahres. Für die Steuerbeh
Für Arbeitgeber hat der Lohnausweis eine hohe rechtliche Bedeutung: Er ist nicht einfach ein administratives Formular, sondern eine rechtsverbindliche Urkunde, deren korrekte Ausstellung gesetzlich vorgeschrieben ist. Sowohl die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) als auch die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) geben klare Richtlinien vor, welche Angaben er enthalten muss – etwa Grundlohn, Spesen, Naturalleistungen oder Bonuszahlungen.
Lohnausweis vs. Lohnabrechnung - was ist der Unterschied?
Im Unterschied zur monatlichen Lohnabrechnung fasst der Lohnausweis alle Vergütungen eines Jahres zusammen und dient ausschliesslich der Deklaration gegenüber den Steuerbehörden. Er muss gemäss den Vorgaben der SSK einheitlich erstellt werden.
Arbeitgeber sind verpflichtet, den Lohnausweis bis Ende Januar des Folgejahres auszuhändigen. In Kantonen mit direkter Einreichepflicht ist zusätzlich ein Exemplar an die kantonale Steuerverwaltung zu senden; die ESTV erhält keine Lohnausweise.
Ein korrekt ausgestellter Lohnausweis schafft Transparenz und Rechtssicherheit und schützt Arbeitgeber vor steuerlichen oder rechtlichen Konsequenzen.
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Aufbau des Lohnausweises – das gehört rein
Ein korrekt ausgefüllter Lohnausweis ist für Arbeitgeber in der Schweiz Pflicht und bildet die Grundlage für die korrekte Steuerveranlagung der Mitarbeitenden. Er muss alle relevanten Einkommensbestandteile klar und vollständig enthalten.
Zentrale Angaben
Bruttolohn (Fixlohn, variable Bestandteile, Boni, Provisionen)
Ferien- und Feiertagsentschädigungen
Spesenvergütungen (steuerpflichtige und steuerfreie Anteile)
Geldwerte Vorteile (z. B. Geschäftswagen, Gratisverpflegung, verbilligter Wohnraum)
Beiträge an Vorsorgeeinrichtungen (soweit steuerlich relevant)
Nebenleistungen wie Rabatte oder Kostenübernahmen mit geldwertem Vorteil
Pflichtfelder gemäss SSK-Richtlinien
Personalien und AHV-Nummer des Mitarbeiters
Zeitraum der Anstellung
Gesamtsumme aller Bruttolöhne und Vergütungen
Aufschlüsselung von Zulagen, Spesen und Naturalleistungen
Angaben zur verantwortlichen Person im Unternehmen
Verwendung des offiziellen Formulars der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK)
Häufige Fehler vermeiden
Unvollständige Spesenangaben, falsche Zuordnungen oder veraltete Formulare führen häufig zu Rückfragen durch Steuerbehörden. Die Nutzung digitaler Tools wie des eLohnausweis SSK oder einer modernen Buchhaltungssoftware reduziert das Fehlerrisiko deutlich.
Wer muss wann einen Lohnausweis erstellen?
In der Schweiz sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, für jeden Mitarbeitenden einen Lohnausweis zu erstellen. Die Grundlage bildet Artikel 127 Absatz 1 DGB, wonach das im Kalenderjahr erzielte Einkommen schriftlich zu bescheinigen ist.
Pflicht für Arbeitgeber
Ein Lohnausweis ist für jede Anstellung auszustellen – unabhängig von Dauer oder Lohnhöhe. Auch Teilzeit- und Temporärkräfte sind eingeschlossen. Bei Verletzung dieser Pflicht drohen Bussen bis 10’000 CHF gemäss Artikel 174 DBG, in schweren Fällen auch steuerrechtliche Konsequenzen.
Fristen und Sonderfälle
Der Lohnausweis muss bis spätestens Ende Januar des Folgejahres erstellt und dem Mitarbeitenden ausgehändigt werden. Bei mehreren Anstellungen oder einem Arbeitgeberwechsel ist für jedes Arbeitsverhältnis ein eigener Lohnausweis auszustellen.
Anleitung: So erstellst du den Lohnausweis Schritt für Schritt
Die Erstellung des Lohnausweises gehört zu den zentralen Aufgaben eines Arbeitgebers am Jahresende. Damit das Dokument korrekt und fristgerecht erstellt wird, sollten alle relevanten Daten vollständig vorbereitet und die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.
Daten vorbereiten
Vor dem Ausfüllen müssen alle Lohn- und Personaldaten vollständig vorliegen. Dazu gehören:
Bruttolöhne, Boni, Provisionen
Spesenvergütungen und Naturalleistungen
Beiträge an Vorsorgeeinrichtungen
geldwerte Vorteile (z. B. Dienstfahrzeug, Gratisverpflegung)
Eine saubere Datenbasis verhindert spätere Korrekturen und Rückfragen durch die Steuerbehörden.
Vorlage & Muster-Lohnausweis kostenlos erstellen : eLohnausweis SSK nutzen
Der eLohnausweis SSK ist die offizielle Webapplikation der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) zur Erstellung von Lohnausweisen und Rentenbescheinigungen. Die Anwendung richtet sich insbesondere an KMU ohne eigene Lohnsoftware und steht kostenlos zur Verfügung.
Über die Plattform können Unternehmen beliebig viele Lohnausweise direkt im Browser erfassen, speichern und als PDF herunterladen – ein zusätzlicher Download ist nicht erforderlich. Die Applikation bietet sowohl eine Formularansicht als auch einen geführten Modus mit Hilfestellungen, was die Dateneingabe besonders einfach macht.
Die Daten werden lokal gespeichert, und auf jedem Lohnausweis wird automatisch ein Barcode aufgedruckt. Eine elektronische Übermittlung über den Swissdec-Standard (ELM) ist mit dieser Lösung jedoch nicht möglich.
Zur offiziellen Anwendung: eLohnausweis SSK Online
Rechtliche Grundlagen und Verantwortlichkeiten
Der Lohnausweis gilt als Urkunde im strafrechtlichen Sinn (Art. 110 Abs. 4 StGB). Unrichtige oder unvollständige Angaben können nicht nur steuerrechtliche, sondern auch strafrechtliche Folgen haben. Arbeitgeber haften daher für die Korrektheit der ausgestellten Dokumente.
Die Angabe der verantwortlichen Person ist zwingend erforderlich und stellt sicher, dass der Lohnausweis rechtsgültig und nachvollziehbar bleibt.
FAQ – die häufigsten Fragen rund um den Lohnausweis 2025
1. Muss der Lohnausweis unterschrieben sein?
Lohnausweise, die manuell erstellt werden, müssen mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen sein, um rechtsgültig zu sein. Wird der Lohnausweis hingegen digital oder automatisiert über ein Lohnprogramm erstellt, reicht der aufgedruckte Name der verantwortlichen Person aus. In jedem Fall ist die vollständige Firmenbezeichnung des Arbeitgebers zwingend anzugeben.
2. Was tun bei falschen Angaben?
Ein fehlerhaft ausgestellter Lohnausweis kann schwerwiegende Folgen haben: Wird er in dieser Form an die Steuerbehörde übermittelt, kann dies als versuchte oder vollendete Steuerhinterziehung oder sogar als Steuerbetrug gewertet werden. In solchen Fällen drohen Sanktionen sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.
3. Wie lange aufbewahren?
Arbeitgeber müssen Lohnausweise und alle dazugehörigen Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahren.
Diese gesetzliche Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus Artikel 958f des Obligationenrechts (OR) und gilt für sämtliche buchführungs- und steuerrelevanten Dokumente, also auch für Lohnunterlagen, Lohnausweise und Spesenabrechnungen.
Fazit & Checkliste: So bist du beim Lohnausweis auf der sicheren Seite
Ein korrekt ausgestellter Lohnausweis ist mehr als eine Pflicht – er ist die Grundlage für Vertrauen, Transparenz und eine reibungslose Steuerverarbeitung. Wer die formellen Anforderungen kennt und sorgfältig arbeitet, vermeidet unnötige Korrekturen oder rechtliche Risiken.
Wichtigste Punkte in Kürze
Der Lohnausweis muss jährlich bis Ende Januar erstellt und ausgehändigt werden.
Er muss vollständig, wahrheitsgetreu und gemäss SSK-Vorgaben ausgefüllt sein.
In Kantonen mit Einreichepflicht ist zusätzlich eine Kopie an die Steuerverwaltung zu senden.
Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können straf- und steuerrechtliche Folgen haben.
Die Aufbewahrungspflicht für Arbeitgeber beträgt mindestens zehn Jahre.
Schritt-für-Schritt-Checkliste für Arbeitgeber
Alle Lohn- und Personaldaten vollständig erfassen
Spesen, Naturalleistungen und geldwerte Vorteile prüfen
Offizielles SSK-Formular oder eLohnausweis verwenden
Verantwortliche Person und Firmenname korrekt angeben
Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität kontrollieren
Lohnausweis bis Ende Januar an Mitarbeitende übergeben
Eine Kopie zehn Jahre lang aufbewahren
Tipp: Die aktuelle Vorlage und Webapplikation für den eLohnausweis SSK findest du direkt auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).
- Professionelle Lohnabrechnung in Rekordzeit
- Garantiert einfach zu bedienen
- Zuverlässiger und freundlicher Support
Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
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