Kommende Neuerungen

Die kommenden Neuerungen sind Erweiterungen, die bereits zu Teilen oder komplett programmiert wurden und vor der Auslieferung noch interne Tests durchlaufen. Die Aufschaltung erfolgt für gewöhnlich in den nächsten 1-2 Monaten.

Inbox – Belege per E-Mail hochladen

Möchten Sie Ihrem Treuhänder die Belege für die Verarbeitung zur Verfügung stellen? Soll eine Restaurantquittung direkt vom Handy ins pebe Live? Nichts einfacher als das!

1. Einrichten einer Inbox-E-Mail Adresse

Damit die Inbox per E-Mail zur Verfügung steht, muss diese in pebe Live aktiviert und eine eindeutige E-Mail Adresse vergeben werden. Die E-Mail Adresse setzt sich zusammen aus:

inbox.IhrWunschname@pebelive.ch

Bitte beachten Sie, dass jede E-Mail Adresse nur einmal vergeben werden kann. Sollte der gewählte Name nicht mehr verfügbar sein, informieren wir Sie bei der Einrichtung darüber. Wir empfehlen Ihnen, aus Sicherheitsgründen eine „nicht erratbare“ Komponente als Teil des Namens zu verwenden, damit die Inbox nicht für Betrug missbraucht werden kann. Erlaubte Zeichen A-z, 0-9 und Bindestrich –

Beispiele: inbox.456meierag@pebelive.ch, inbox.ttaudihubertt@pebelive.ch, inbox.blatt_blumenmeier@pebelive.ch

Achtung:
Da die E-Mail Adresse nur für den Belegupload verwendet werden kann, sollten Sie diese niemals weiter geben. Es ist zwar praktisch, wenn Ihnen Ihr Lieferant die Rechnungen direkt in die Inbox stellt. Beachten Sie jedoch, dass sämtliche anderen Mails, die an diese Adresse gehen, nicht verarbeitet werden. Ihnen entgehen also allenfalls wichtige Mitteilungen desselben Lieferanten, wenn diese an die Inbox-Adresse geschickt werden!
Beachten Sie ebenfalls, dass sie mit der Freischaltung des E-Mail Upload ein Türchen öffnen. Es ist danach möglich, dass Belege in ihre Buchhaltung importiert werden, ohne dafür eine Anmeldung erfolgt. Die pebe AG übernimmt keine Haftung für Daten (Belege), die über die Inbox hochgeladen werden. Es obliegt Ihnen, z.B. Kreditorenbelege zu prüfen, bevor diese bezahlt werden.

2. Belege senden

Bitte beachten Sie für den Upload folgende Vorgaben:

• Es sind nur Dateien im Format pdf, jpg und png zulässig
• Die Belege müssen als Anhang im Mail enthalten sein. Eingebettete Grafiken werden nicht importiert, damit Firmenlogos usw. nicht als Dokumente in der Inbox erscheinen.
• Sie erhalten ein Bestätigungsmail an die Absender E-Mail Adresse. Dieses zeigt, welche Dateien importiert wurden und welche nicht. *
• Wir verarbeiten keine Zip-Dateien, da diese eine potenzielle Bedrohung darstellen.

* Dateien > 3MB werden nicht importiert. Sie erhalten dafür auch keine Fehlermeldung, da wir diese aus Sicherheitsgründen schon vor der Importfunktion ablehnen.

Kreditoren Gutschriften

Bislang konnten im Bereich Kreditoren noch keine Lieferantengutschriften erfasst und verarbeitet werden. Diese Lücke wird demnächst gefüllt.

Die Erfassungsmaske entspricht derjenigen der Rechnung, jedoch ohne Zahlungsangaben.

Gutschriften verrechnen

Gutschriften können mit vorhandenen Rechnungen des gleichen Kreditors in gleicher Währung verrechnet werden. Markieren Sie dazu die Rechnung, mit welcher die Gutschrift verrechnet werden soll und wählen Sie „Zahlungen verwalten“.

Löschen Sie anschliessend den Vorschlag der Zahlungsverbuchung (1) und wählen Sie anschliessend „Mit Gutschrift verrechnen“ (2).

ACHTUNG: Löschen Sie NICHT bereits erfasste und gespeicherte Zahlungen! Sie erkennen diese an den inaktiven Feldern.

Wählen Sie die vorhandene Gutschrift, mit der die Rechnung verrechnet werden soll. Allfällige Restbeträge bleiben als OP bestehen (grün).

Rechnung oder Offerte als Vorlage speichern

Möchten Sie ein bestehendes Dokument als Vorlage verwenden? Über den Multifunktionsbutton „Kopieren“ erstellen Sie aus einer bestehenden Rechnung oder Offerte eine neue Vorlage.