Ausgaben – Nicht dasselbe wie Auszahlungen?

Der Begriff „Ausgaben“ fasst im buchhalterischen Sinne, Schuldenzugänge und Forderungsabgänge zusammen. Dadurch verringert sich das Geldvermögen. Diese Verringerung muss keinen effektiven Abfluss von liquiden Mitteln in Form einer Auszahlung bedeuten. Das Pendant dazu sind die Einnahmen.

Ausgaben können aus zwei Arten entstehen:

• Erstens, durch Auszahlungen beim direkten Erwerb von Waren oder Dienstleistungen. Hier gilt: Ausgaben = Auszahlungen.
• Zweitens, durch Eingehen einer Verbindlichkeit bezüglich Erwerb. Hier wird eine Ausgabe erst mit der Tilgung der Verbindlichkeit zu einer Auszahlung.

Auch Vorauszahlungen für Lieferungen oder Leistungen wie z.B. Kundenanzahlungen (Forderungsabbau) verursachen Ausgaben. Finanzwirtschaftlich sind Ausgaben interessant, da Zahlungsmittel entzogen oder vorübergehend gebunden werden können.

Verschiedene Begriffe

Im Rechnungswesen sind folgende Begriffspaare geläufig und werden als Gegenstücke zueinander gesehen:

• Einzahlungen – Auszahlungen
• Einnahmen – Ausgaben
• Ertrag – Aufwand
• Leistung – Kosten

Diese Begriffe beschreiben Veränderungen der Bestandsgrössen in einem gewissen Zeitraum (Rechnungsperiode). Es geht dabei um Zahlungs- sowie Leistungsvorgänge. Folglich erhöhen positive Veränderungen den Bestand; negative vermindern ihn. Der effektiv veränderte Bestand ist aber bei jedem Begriffspaar ein Anderer:

• Zahlungsmittel = Kassa + sofort verfügbares Bankvermögen = Veränderung durch Ein- und Auszahlung.
• Geldvermögen = Bestand der Zahlungsmittel + kurzfr. Forderungen – kurzfr. Verbindlichkeiten = Veränderung durch Einnahmen und Ausgaben.
• Vermögen Total = Geldvermögen + Sachvermögen = Veränderungen verursacht durch Ertrag und Aufwand.
• Betriebsnotwendiges Vermögen = Resultat betrieblicher Tätigkeiten (bspw. Sachgüter / Dienstleistungen) – notwendiger Werteverzehr = Änderungen durch Leistung und Kosten.

Sämtliche Vorgänge, die das Geldvermögen eines Unternehmens verringern, bezeichnet man also als Ausgaben. Dabei handelt es sich um in „Geld“ ausgedrückte Leistungen und Sachwerte. Diese fallen an, damit die Durchführung des Leistungsprozesses gewährleistet werden kann. Dabei ist der Zeitpunkt des effektiven Zahlungsmittelflusses irrelevant.

Die einfache Buchführung

Nicht alle Unternehmen müssen eine doppelte Buchführung machen: Für kleine Betriebe besteht die Möglichkeit der einfachen Buchführung durch die Einnahmen-Ausgaben Rechnung. Damit erfassen Unternehmen ausschliesslich die Einnahmen und Ausgaben des Betriebes über den Zeitraum eines Geschäftsjahres. Die Unterscheidung ob Zu- und Abflüsse in bar oder über Bankkonten abläuft, wird nicht gemacht. Bei Herstellungs- und Anschaffungskosten wird dabei aber eine Ausnahme gemacht.

In der Schweiz ist es Kleinbetrieben, bspw. Einzelunternehmen, mit einem Jahresumsatz von maximal CHF 500‘000 erlaubt, lediglich eine einfache Buchführung vorzunehmen. Alle Unternehmen, deren Umsatz höher ist, sind verpflichtet ihren Betrieb nach kaufmännischer Art zu führen und daher eine doppelte Buchführung zu machen.

Generell gilt aber: Wer doppelt Buch führt hat einen besseren Einblick in die Finanzen. Dies verschafft einem eine besser finanzielle Kontrolle!