Papierloses Büro: Wunsch- oder Albtraum?

Das Thema hat den Status erbaulicher Sonntagslektüre verlassen. Datenschutzgesetze und brandaktuelle Fragen zur Cyber Security zwingen zur Auseinandersetzung mit den aktuellen Herausforderungen.

Papier vs. Elektronik

Wälder abholzen für Briefpapier? Kernkraftwerke bauen für Datenverkehr? Auf diese komplexen Fragen soll hier nicht eingegangen werden. Hingegen muss sich jede KMU heute folgenden Fragen stellen:

Wo lohnt sich die Umstellung?

Grundsätzlich können nahezu alle Dokumenttypen elektronisch verarbeitet und archiviert werden. Allerdings ist der Nutzen nicht überall gleich gross. Zu beachten ist auch, dass neben der rein finanziellen Einsparung auch organisatorische Aspekte und Opportunitätskosten berücksichtigt werden sollten.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Unterschied zwischen Verarbeitung und Aufbewahrung. In der Verarbeitung beachten wir:

Für die Archivierung stehen folgende Punkte im Fokus:

Besonders vielversprechend: Kreditoren

Grundsätzlich gilt, dass Medienbrüche nicht nur hohe Kosten, sondern auch die häufigsten Fehler und Risiken darstellen. Wer also nicht mit seinem Lieferanten und weiteren Stakeholders via EDI Electronic Data Interchange verbunden ist, erfasst Kreditorenrechnungen oft noch manuell. Hier besteht grosses Potenzial, wobei zu unterscheiden ist zwischen

Im ersten Fall werden bei vollautomatischer Verarbeitung nicht nur die ERP-Daten auf der Beschaffungsseite, sondern auch die Zahlung via Bank geregelt. Quasi kostenlos und fehlerfrei.

Potenzial bietet aber auch der zweite Fall, zum Beispiel bei Gebührenrechnungen für Telefon, Strom usw. Da meistens der Lieferant mit entsprechenden Angaben zu Kosten- und Aufwandart hinterlegt ist, erfolgt die Verbuchung ebenso automatisch wie die Zahlung – im Idealfall sogar mit einer Überprüfung der Richtigkeit (Doppelzahlung aufgrund Doppelfakturierung).

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