Lohnabrechnung in der Schweiz: Dein kompletter Guide von A bis Z
- Zuletzt aktualisiert:
- Autor: Martin Steinbrecher
Die Lohnabrechnung ist mehr als nur ein Pflichtdokument – sie zeigt transparent auf, wie sich der monatliche Auszahlungsbetrag einer Arbeitskraft zusammensetzt. Sie ist essenziell für die Nachvollziehbarkeit von Abzügen, Zuschlägen und Versicherungsbeiträgen.
Damit bei der Erstellung keine Fehler passieren, lohnt es sich, die Grundlagen zu kennen – egal, ob du Arbeitgeber oder Arbeitnehmer bist. In diesem Beitrag erfährst du, worauf es wirklich ankommt, wie du eine Lohnabrechnung gesetzeskonform aufsetzt und welche Angaben keinesfalls fehlen dürfen.
Warum die Lohnabrechnung mehr ist als nur Zahlen auf Papier: Eine Definition
Eine Lohnabrechnung ist weit mehr als eine formale Pflicht. Sie schafft Vertrauen, sorgt für Transparenz und ist ein Nachweis gegenüber Sozialversicherungen und Steuerbehörden. Gleichzeitig ist sie ein zentrales Kommunikationsmittel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Wichtige Funktionen der Lohnabrechnung:
Beleg für die Auszahlung des Monatslohns
Übersicht über gesetzliche und freiwillige Abzüge
Nachweis für Sozialversicherungsbeiträge
Dokumentation von Sonderzahlungen und Spesen
Grundlage für Steuererklärungen
Lohn vs. Gehalt – der Unterschied:
Lohn: variabel, z. B. Stunden- oder Akkordlohn, abhängig von der geleisteten Arbeit
Gehalt: fixer Betrag, monatlich gleich hoch, unabhängig von geleisteten Stunden
Beide Varianten müssen rechtlich einwandfrei abgerechnet und dokumentiert werden.
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Gesetzliche Pflichten auf einen Blick – das gilt für Schweizer Arbeitgeber
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, für jede Lohnzahlung eine schriftliche Lohnabrechnung auszustellen. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgrösse oder Branche.
Die wichtigsten Pflichten laut Obligationenrecht (Art. 323b OR):
Schriftform: Lohnabrechnungen müssen schriftlich oder digital erstellt werden
Einzelabrechnung: Jede Lohnzahlung muss separat abgerechnet werden
Transparenz: Alle Abzüge und Zulagen müssen einzeln aufgeführt sein
Nachvollziehbarkeit: Die Abrechnung muss verständlich und überprüfbar sein
Pflichtangaben auf jeder Lohnabrechnung:
Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Bruttolohn, Nettolohn, Zulagen und Abzüge
Sozialabzüge (AHV, IV, EO, ALV, BVG etc.)
Eventuell Quellensteuer
Auszahlungsbetrag und Kontoverbindung
Tipp: Auch Einmalzahlungen wie Provisionen, Boni oder der 13. Monatslohn müssen separat ausgewiesen werden.
Aufbau einer Lohnabrechnung – Position für Position erklärt
Obwohl der Gesetzgeber keine feste Struktur vorgibt, hat sich ein dreigeteiltes Schema in der Praxis bewährt: Kopfteil, Hauptteil, Fussteil.
1. Kopfteil: Stammdaten
Vorname und Nachname des Arbeitnehmers
Adresse
Geburtsdatum
Sozialversicherungsnummer
Abrechnungszeitraum
Personalnummer (falls vorhanden)
2. Hauptteil: Lohnkomponenten
Bruttolohn (z. B. Monatslohn oder Stundenlohn)
Zulagen: Familienzulagen, Nachtzuschläge, 13. Monatslohn etc.
Abzüge: Sozialversicherungen, Quellensteuer, KTG
Nettolohn = Brutto – Abzüge + Zuschläge
3. Fussteil: Auszahlung
Bankverbindung
Überwiesener Betrag
Bemerkungen oder Hinweise
So erhält jeder Arbeitnehmer einen transparenten Nachweis über die gesamte Lohnabrechnung.
Was darf abgezogen werden – und was nicht?
Die Lohnabrechnung enthält nicht nur den Bruttolohn, sondern auch zahlreiche gesetzlich vorgeschriebene und freiwillige Abzüge. Diese müssen nachvollziehbar und korrekt aufgeführt werden.
Obligatorische Sozialabzüge:
AHV / IV / EO: Beiträge zur Alters- und Hinterlassenenversicherung, Invalidenversicherung und Erwerbsersatzordnung
ALV: Arbeitslosenversicherung – beitragspflichtig bis zu einem Jahreseinkommen von CHF 148’200
UVG: Unfallversicherung – Berufsunfall durch den Arbeitgeber, Nichtberufsunfall in der Regel durch den Arbeitnehmer gedeckt
BVG: Berufliche Vorsorge ab einem Jahreslohn von CHF 22’680 (Eintrittsschwelle)
Diese Abzüge werden jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen – mit Ausnahme der NBU-Prämie, die meist vollumfänglich dem Arbeitnehmer belastet wird.
Weitere mögliche Abzüge:
Quellensteuer (für ausländische Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung)
Krankentaggeldversicherung (KTG), sofern vertraglich geregelt
Kirchensteuer, sofern Kirchenmitgliedschaft besteht
Vorschüsse oder Rückzahlungen von Arbeitgeberdarlehen
Abzüge dürfen nur vorgenommen werden, wenn sie vertraglich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben sind.
Zulagen und Zuschläge:
Familienzulagen
Nacht- oder Wochenendarbeit
Monatslohn
Boni und Provisionen
Dienstaltersgeschenke
Zulagen erhöhen den Bruttolohn und sind teilweise sozialversicherungspflichtig. Sie müssen in der Lohnabrechnung ebenfalls klar ausgewiesen werden.
Teilzeit, Praktikum, Quellensteuer? Spezialfälle und was du beachten musst
Nicht jedes Arbeitsverhältnis ist gleich – vor allem bei Teilzeitbeschäftigten, Praktikanten oder quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmern gelten besondere Regeln.
Beitragspflicht bei Sozialversicherungen
Die Beiträge zur AHV, IV und EO sind für alle Arbeitnehmenden obligatorisch und werden direkt vom Bruttolohn abgezogen. Die berufliche Vorsorge (BVG) greift jedoch erst ab einem Jahreseinkommen von CHF 22’680 (Stand 2025).
Was bedeutet das für Teilzeitangestellte?
Wer mehrere Teilzeitstellen hat, aber bei keiner den BVG-Eintrittsschwellenwert erreicht, ist nicht automatisch versichert.
Der sogenannte Koordinationsabzug (CHF 26’460) reduziert die beitragspflichtige Lohnsumme. Gerade bei tiefen Einkommen kann dieser Abzug prozentual ins Gewicht fallen.
Wichtig: Der Koordinationsabzug wird je Anstellung berücksichtigt – mehrere Teilzeitjobs können so zu einer Unterversicherung führen. Es lohnt sich, mit dem Arbeitgeber über eine Anpassung des Koordinationsabzugs zu sprechen oder eine freiwillige Vorsorge zu prüfen.
Quellensteuer nicht vergessen
Quellensteuerpflicht besteht für ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung oder steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese direkt vom Lohn abzuziehen und an die zuständige kantonale Steuerbehörde abzuführen.
Lohnabrechnung digital erstellen: Tools, Tipps und Fallstricke
Wer Lohnabrechnungen effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform erstellen will, kommt um eine digitale Lösung kaum herum. Gerade für kleine Unternehmen bietet das viele Vorteile.
Mögliche Tools zur Lohnerstellung:
Excel-Vorlagen
Online-Rechner
Vorgefertigte Word-Formulare
Professionelle Lohnbuchhaltungssoftware (z. B. pebe Live)
Manuelle Erstellung – günstig, aber aufwendig
Die manuelle Erstellung der Lohnabrechnung mit Excel oder Word ist kostenfrei, erfordert aber:
fundiertes Fachwissen
viel Zeit
regelmässige Kontrolle gesetzlicher Vorgaben
Ein kleiner Fehler bei den Abzügen kann schnell zu Problemen mit Sozialversicherungen oder der Steuer führen.
Vorteile einer Lohnbuchhaltungssoftware wie pebe Live
Automatische Berechnung von Brutto-, Netto- und Abzügen
Monatsabrechnungen auf Knopfdruck
Vorlagen für alle gesetzlich nötigen Angaben
Direkte Anbindung ans E-Banking für einfache Lohnüberweisung
Cloudbasierter Zugriff für Treuhänder oder externe Unterstützung
Mit pebe Live lassen sich Mitarbeitendendaten zentral erfassen und Löhne automatisch berechnen. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Einstieg und sorgt für einen reibungslosen Ablauf – auch ohne tiefgehendes Buchhaltungswissen.
Besonders praktisch: Durch die Integration mit bLink kannst du Löhne direkt aus dem System überweisen und deine gesamte Lohnadministration digital und effizient abwickeln.
Intern oder extern abrechnen? Eine Entscheidungshilfe für KMU
Die Lohnabrechnung kann entweder im Unternehmen selbst erstellt oder an einen Treuhänder bzw. externen Anbieter ausgelagert werden.
Interne Erstellung – Vorteile und Nachteile:
Vorteile:
Volle Kontrolle und Unabhängigkeit
Keine externen Kosten
Hoher Datenschutz, da keine Weitergabe sensibler Daten
Nachteile:
Zeitaufwand
Fachwissen erforderlich
Fehleranfälligkeit ohne Software-Unterstützung
Externe Erstellung:
Vorteile:
Zeitersparnis
Experten übernehmen die Verantwortung
Immer gesetzlich aktuell
Nachteile:
Laufende Kosten
Abhängigkeit von Deadlines externer Anbieter
Sensible Daten müssen weitergegeben werden
Viele kleine Unternehmen nutzen hybride Lösungen: z. B. eine Cloud-basierte Lohnsoftware, auf die auch der Treuhänder Zugriff hat. So lassen sich Kosten und Aufwand optimieren.
Die 5 häufigsten Fehler – und wie du sie vermeidest
Selbst kleinen Unachtsamkeiten in der Lohnabrechnung können zu teuren Konsequenzen führen. Besonders ohne Erfahrung in der Lohnbuchhaltung passieren leicht Fehler.
Typische Fehlerquellen:
Veraltete oder falsche Personalstammdaten
Einmalige Sonderzahlungen werden vergessen oder falsch berechnet
Quellensteuer nicht korrekt abgerechnet
Fehlberechnung von Kranken- oder Unfalltaggeldern
Falsche BVG-Abzüge gemäss Reglement der Pensionskasse
Abgabefristen bei Sozialversicherungen werden verpasst
So vermeidest du diese Fehler:
Nutze Checklisten und standardisierte Prozesse
Halte dich über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden
Prüfe die Abrechnung mit einer Lohnsoftware oder durch eine zweite Person
Stelle sicher, dass alle Mutationen zeitnah erfasst werden
Aufbewahrungspflicht, Datenschutz & Kontrolle: Was sonst noch wichtig ist
Lohnabrechnungen enthalten besonders sensible Daten. Deshalb gelten strenge Anforderungen an Datenschutz und Aufbewahrung.
Aufbewahrungsfristen:
Lohnunterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (steuer- und sozialversicherungsrechtlich)
Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Abrechnung erstellt wurde
Datenschutz:
Zugriff nur für berechtigte Personen
Elektronische Speicherung sollte verschlüsselt und gesichert erfolgen
Keine Weitergabe an Dritte ohne gesetzliche oder vertragliche Grundlage
Beispiel Lohnabrechnung
Verheirateter Arbeitnehmer, 2 Kinder, 60 %-Pensum, Kirchenmitglied
Checkliste: Deine Lohnabrechnung sicher und korrekt erstellen
Fazit: Lohnabrechnung muss nicht kompliziert sein – wenn man weiss, wie
Eine korrekte Lohnabrechnung erfordert zwar einiges an Wissen und Aufmerksamkeit, lässt sich aber mit der richtigen Struktur, digitaler Unterstützung und guter Vorbereitung problemlos umsetzen. Ob intern oder extern – wichtig ist, dass die Abrechnung korrekt, vollständig und nachvollziehbar ist. So erfüllst du deine gesetzlichen Pflichten und schaffst Vertrauen bei deinen Mitarbeitenden.
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Martin Steinbrecher ist als Online Marketing Specialist bei pebe AG tätig. Er ist für die Verwaltung der Webseiten, den gesamten deutschsprachigen Leadfunnel und die Growth-Strategie zuständig. Zusätzlich leitet er mit seiner umfangreichen Erfahrung die Contentstrategie über sämtliche digitale Kanäle.
