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Lohnabrechnungen erstellen Schritt für Schritt

1. Institutionen erfassen

Firma -> Lohn -> Institutionen

Bevor man mit der eigentlichen Lohnabrechnung starten kann, müssen vorher die Versicherungen für die Sozialabgaben in den Stammdaten erfasst werden. Zu Beginn werden die Institution erfasst, bei denen man die Verträge für die Versicherungen abgeschlossen hat (z.B.: SVZ, AXA, SUVA etc.).

Jede Institution muss nur einmal erfasst werden. Die Ausgleichskasse ist demnach für AHV, ALV und FAK nur einmal zu erfassen. Das gilt ebenso für weitere Institutionen. Haben Sie beispielsweise die Krankentaggeld- und die Unfallversicherungen bei der gleichen Versicherungsgesellschaft abgeschlossen, so muss diese nur einmal als Institution erfasst werden.

2. Verträge erfassen

Firma -> Lohn -> Vertrag

Nachdem man die Institutionen erfasst hat, kann man sich den Verträgen widmen. Hier lassen sich jegliche Versicherungsarten erfassen (AHV/ALV/BVG/KTG etc.). Bei gesetzlich geregelten Versicherungen sind die korrekten Angaben bereits durch pebe Live ausgefüllt. Hierfür benötigt es nur die Eingabe der zuvor erfassten Institution.

Eine Erklärung zu den einzutragenden Angaben der einzelnen Versicherungsarten finden Sie ebenfalls in unserem Handbuch unter „Einrichtung“ im Ordner Firma -> Lohn -> Versicherungen.

3. Versicherungen der Mitarbeiter/innen zuweisen

Lohn -> Mitarbeiter

Die erfassten Verträge kann man nun in den einzelnen Mitarbeiter/innen unter dem Register „Anstellung“ im Feld „Versicherungen“ wieder finden und somit zuweisen. Sobald die Zuweisung gespeichert wurde, werden die Versicherungen gemäss erfassten Angaben auf der Lohnabrechnung abgerechnet.

Info: Wurde die BVG als Fixbetrag erfasst, dann müssen diese zusätzlich bei den einzelnen Mitarbeiter/innen mithilfe der Lohnart (5400 BVG-Beitrag manuell) definiert werden.

4. Lohnabrechnung durchführen

Lohn -> Abrechnung

Wurden die Schritte 1 – 3 abgeschlossen, sind Sie bereit für die Erstellung einer Lohnabrechnung. Bei der Abrechnung werden Ihnen alle erfassten Mitarbeiter/innen aufgelistet. Der erste Schritt einer Lohnabrechnung ist das Berechnen. Nach der Berechnung können Sie bei Bedarf noch Anpassungen vornehmen. In der Pro-Version können in diesem Schritt auch noch individuelle Texte für die einzelnen Lohnabrechnungen verfasst werden.

Im zweiten Schritt werden die Lohnabrechnungen versendet. Falls Sie die Pro-Version besitzen, werden hiermit die Lohnabrechnungen automatisch via E-Mail versendet, sofern eine E-Mail Adresse beim Mitarbeiter hinterlegt ist und in dessen Zusatzangaben der Versand via E-Mail definiert wurde. Andernfalls kann mit der Schaltfläche „Drucken“ eine Druckvorschau geöffnet werden.

Nach dem Versand folgt die Auszahlung. Mit dieser Funktion wird eine Zahlungsdatei von pebe Live erstellt, welche Sie direkt im E-Banking einlesen und in Auftrag geben können. Bevor die Datei erstellt wird können Sie noch das Auszahlungsdatum festlegen.

Im nächsten und letzten Schritt der Lohnabrechnung wird diese im Modul Buchhaltung verbucht.

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