Geschäftsauto – Das müssen Sie zum Firmenwagen wissen

Für viele Unternehmen ist es wichtig, im Arbeitsalltag mobil zu bleiben. Damit alle Mitarbeiter flexibel zu Kundenterminen oder Arbeitseinsätzen fahren können, lohnt sich in der Regel ein Geschäftsauto oder eine ganze Firmenflotte. So müssen Ihre Mitarbeiter nicht mit dem privaten Wagen zum Kunden fahren und das Geschäftsauto repräsentiert Ihre Firma optimal. Doch die Anschaffung eines Geschäftsautos bedeutet auch immer einen erhöhten Verwaltungsaufwand. Worauf Sie beim Kauf eines Geschäftsautos, sowie im laufenden Betrieb achten sollten, verraten wir Ihnen in diesem Blogartikel. Zusätzlich geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie die Kosten für das Geschäftsauto geringhalten.

Geschäftsauto anschaffen – wann lohnt es sich?

Geschäftsautos haben im Arbeitsalltag zahlreiche Vorteile. Rollt Ihr Mitarbeiter im schicken Firmenwagen beim Kunden vor, hinterlässt Ihr Unternehmen gleich einen bleibenden Eindruck. Ausserdem sind Ihre Aussendienstmitarbeiter mobil und flexibel. Sie sparen sich die Buchhaltung für Zug- oder andere Transportkosten, wenn der Mitarbeiter über ein eigenes Auto verfügt. Ein Geschäftsauto kann in jeglichen Branchen sinnvoll sein. Vielleicht benötigt Ihre Kita einen Bus für Ausflüge, Ihr Handwerksbetrieb einen Sprinter für den Transport sperriger Gegenstände etc.

Benötigen Sie mehr als ein Geschäftsauto, bieten viele Autohändler Flottenverträge an, mit denen Sie bares Geld sparen können. Es lohnt sich, bei den Autohäusern in Ihrer Umgebung nachzufragen. Je nachdem, wie oft das Geschäftsauto genutzt wird, kann es jedoch sinnvoll sein, dass die Arbeitnehmer ihr Privatauto nutzen und vom Arbeitgeber eine Entschädigung gezahlt bekommen.

Kosten und Steuern beim Geschäftsauto

Bei der Versteuerung Ihrer Geschäftsautos gibt es unterschiedliche Modelle. Nutzen Ihre Mitarbeiter die Autos nur oder überwiegend für betriebliche Zwecke, liegt die Steuerlast beim Arbeitgeber. Rechnen Sie zusätzlich zu den Steuern in diesem Fall auch mit allen Unterhalts- und Reparaturkosten. Zudem sind Sie verantwortlich dafür, dass alle nötigen Versicherungen vorhanden sind und das Auto regelmässig zur MFK gebracht wird. Der Arbeitgeber übernimmt alle Kosten für berufliche Fahrten, sowie für den Arbeitsweg des Mitarbeiters. Private Fahrten zahlt der Arbeitnehmer.

Achtung: Auch wenn es lukrativ erscheint, Ihr Unternehmen mit einem teuren Auto zu repräsentieren, achten Sie darauf, dass das Geschäftsauto nicht mehr als 100’000 oder 120’000 CHF kostet. Andernfalls zweifelt die Steuerverwaltung die Zweckmässigkeit an und die Steuern könnten deutlich höher ausfallen.

Nutzen Ihre Mitarbeiter die Geschäftswagen jedoch über die Arbeitszeit hinaus, können und müssen Sie einen Privatanteil berechnen. Dieser beträgt 10.8 Prozent des Kaufpreises (2022) und wird auf den Lohn des Mitarbeiters angerechnet. Das führt zu höheren Steuern bei den Arbeitnehmern. Achten Sie zudem darauf, dass die private Nutzung nicht mehr als 50 Prozent der Nutzung beträgt. Andernfalls muss das Auto als Privatauto angemeldet werden.

Privatauto geschäftlich nutzen – wann lohnt sich das?

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, Ihren Mitarbeitern auch den Privatgebrauch des Firmenwagens zu ermöglichen. Das hat jedoch Auswirkungen auf die Steuern. Der Vorteil ist, dass Sie sich nicht mit Anschaffung und Unterhalt der Fahrzeuge beschäftigen müssen. Alle Unterhaltskosten, Steuern, Versicherungen und Verantwortungen für das Auto liegen beim Arbeitnehmer, somit sparen Sie sich den administrativen Aufwand. Als Gegenleistung erhält der Arbeitnehmer von Ihnen eine finanzielle Entschädigung, da er seinen Privatwagen zur Verfügung stellt. Diese Abrechnung kann pauschal erfolgen oder anhand eines Fahrtenbuchs.

Diese Variante ist gerade für kleine Unternehmen oft attraktiver. Allerdings kann die Nutzung des Privatwagens auch zu Unstimmigkeiten und Missverständnissen zwischen Mitarbeitern und Arbeitgebern führen.

Geschäftsauto als Selbstständiger

Auch als Selbstständiger können Sie steuerlich von dem Geschäftsauto profitieren. Ähnlich geregelt wie bei den Unternehmen, müssen Sie auch als Selbstständiger zwischen geschäftlicher und privater Nutzung unterscheiden und dies ggf. durch ein Fahrtenbuch belegen. Lässt sich die Nutzung nicht genau belegen, können Sie einen pauschalen Betrag von 10.8 Prozent des Kaufpreises pro Jahr absetzen. Dieser Kostenpunkt muss mindestens 1’800 CHF betragen.

Wichtig: Möchten Sie ein Geschäftsauto steuerlich absetzen, müssen Sie den Einsatz begründen können. Arbeiten Sie in der Regel nur vom heimischen Schreibtisch aus, könnte es schwierig werden, das Auto als Geschäftswagen zu deklarieren.

Lohnt sich die Anschaffung eines Geschäftsautos? Eine Einzelfallentscheidung

Ob es sich für Ihr Unternehmen lohnt, Geschäftsautos anzuschaffen, oder den Mitarbeitern die Nutzung des Privatautos zu entschädigen, kann nicht pauschal beantwortet werden. Gerade bei grossen Unternehmen kann eine Firmenflotte sinnvoll sein, da Sie auch bei einem Mitarbeiterwechsel flexibel reagieren können und durch den Leasing-Vertrag nur für die Autos zahlen, die auch wirklich im Einsatz ist. Nutzt Ihr Mitarbeiter das Auto auch zu einem grossen Teil privat, können Sie auch einen Teil der Steuerlast auf den Arbeitnehmer umlegen. In diesem Fall kann es finanziell attraktiver sein, den Privatwagen zu verwenden.

Die Entscheidung für ein Geschäftsauto sollte man aber nicht allein aus finanziellen Aspekten treffen. Ein Geschäftsauto als Benefit lässt Sie als Arbeitgeber attraktiver wirken und zieht unter Umständen qualifizierte Bewerber an. Ausserdem fungiert das Geschäftsauto auch als Werbefläche – ihr Logo im Strassenverkehr prägt sich gut ein.

Pebe übernimmt keine Haftung für das fehlerhafte Führen einer Buchhaltung. Informieren Sie sich bei Fragen bei Ihrem Treuhänder oder beim Steueramt.