Ferienvorbereitung – Ohne Stress in die Ferien und zurück

«Zwei Wochen später war ich wieder reif für Ferien…»

In die Ferien geht man, um sich zu erholen – nicht nur für die Gesundheit, sondern auch um langfristig fit für die Arbeit zu sein. Im wirklichen Leben sind Ferien nicht selten Zusatzstress, und die «Strafe» folgt sofort danach in Form von zusätzlicher Arbeit. Ganz unvermeidlich ist das jedoch nicht.

1      Lassen Sie sich vertreten

Stellvertretung beinhaltet mehrere Punkte. Zum Einen ist es die persönliche Zuordnung: Wer übernimmt meine Aufgaben, wenn ich nicht verfügbar bin? Unter Umständen bietet sich eine gegenseitige Stellvertretung an, was es einfacher macht. Was ebenfalls empfohlen wird, diesen Punkt hin und wieder zu überprüfen: Stimmen die Aufgaben noch? Muss die persönliche Zuordnung geändert werden (spätestens bei einem Austritt sowieso)?

2      Machen Sie nicht alles selber

Auf den ersten Blick hat Delegieren nichts mit den Ferien zu tun. Es ist ein zentraler Grundsatz bei der Förderung von Mitarbeitenden. Einerseits geht es darum, laufend einfachere Routinearbeiten an Mitarbeitende mit weniger Erfahrung abzugeben. Andererseits werden dadurch Freiräume für neue Ideen und Projekte geschaffen. Auf diese Weise trägt bewusstes Delegieren zur Organisationsentwicklung bei und vereinfacht nebenbei die Arbeitsorganisation während der Ferienzeit.

3      Schreiben Sie auf, was alles zu tun ist

Ein gutes Gedächtnis ist eine tolle Sache. Leider geht aber dieses Gedächtnis mit seinem Besitzer in die Ferien, während in der Firma niemand weiss, was so alles noch zu erledigen wäre. Die Lösung sind To-do-Listen, diszipliniert geführt und mit entsprechender Zugriffsberechtigung für Dritte.

5      Planen Sie realistisch

Dass wir unseren Arbeitstag komplett planen können, ist ein schöner Mythos. Der Anteil der Fremdbestimmung ist meistens höher als geschätzt und nicht selten nicht einmal als Durchschnittswert bekannt. Das hat zur Folge, dass wir jahrein, jahraus zu optimistisch planen und kaum Reserven haben. Bewusst wird uns das jeweils vor den Ferien oder wenn mal jemand infolge Krankheit ausfällt. Die Lösung: Mehr Reserven einplanen. Am besten bis zu dem Punkt, an dem Sie im Büro sitzen und nichts mehr zu tun haben, ausser Ideen zu generieren und Neues anzupacken.

6      Vermeiden Sie Geheimniskrämerei

Wer in den Ferien jeden Tag angerufen wird, weil auf seine Dokumente nicht zugegriffen werden kann, ist selber schuld. Ebenso, wer einfach abhaut, ohne eine Übergabe an die Stellvertretung durchzuführen.

7      Organisieren Sie den Posteingang

Ein weiteres wichtiges Detail ist der Umgang mit der Post. Übervolle Postfächer, ein alltäglicher Ärger, präsentieren sich nach den Ferien als Albtraum. Es lohnt sich, das nicht nur im Hinblick auf Ferien zu regeln, sondern ganz grundsätzlich die Organisation rund um das Thema Email kritisch anzuschauen.