Buchhaltungssoftware – Das sollte unbedingt beachtet werden

Ganz gleich, ob du Freiberufler, Selbstständiger, Einzelunternehmer oder Gründer eines schnell wachsenden Start-Ups bist: Eine rechtssichere Buchhaltung und Abrechnung mit dem Steueramt sind in jedem Fall Pflicht.

Hast du den Sprung zu einer digitalen Buchhaltungssoftware noch nicht geschafft, obwohl du genau weisst, dass du damit sehr viel Geld und Zeit sparen kannst? Dann solltest du dich jetzt endgültig von Word und Excel als Instrumente für deine Buchhaltung verabschieden. Denn für eine anständige Buchführung und die Vorgaben des Fiskus reichen diese Programme einfach nicht aus.

Lass dich bei der Suche nach einem passenden Programm nicht von der grossen Zahl der Angebote online überwältigen. Mit etwas Überlegung und gezielten Vergleichen findest auch du die passende Software für Deine Buchhaltung.

Warum du auf eine Buchhaltungssoftware umsteigen solltest

Mit einer digitalisierten Buchhaltung verschaffst du dir ganz einfach mehr Klarheit und eine bessere Übersicht in deinem unternehmerischen Finanzbereich. Es spielt gar keine Rolle, ob du ein Freiberufler bist oder ein kleines Start Up mit Mitarbeitern führst.

Denn mit einer professionellen Buchhaltungssoftware vereinfachst du als Selbstständiger oder Kleinunternehmer alle betrieblichen Prozesse. Zu einem gewissen Teil kannst du sie sogar vollkommen automatisieren.

Das beginnt bei der Verwaltung deiner Aufträge und führt weiter über das Anlegen von Ein- und Ausgangsrechnungen und die Überwachung von Zahlungen und das Forderungsmanagement bis hin zur Buchführung, der Kooperation mit deinem Treuhänder sowie der Kommunikation mit dem Steueramt.

Immense Zeitersparnis mit Buchhaltungssoftware

Keine Frage: Mit der Hilfe einer Buchhaltungssoftware sparst du dir eine Menge Zeit. Denn das Programm für die Buchhaltung erleichtert unter anderem die Zuordnung der Rechnungen zu den Konten. Zusätzlich Zeit sparst du, wenn es in deinem Programm eine automatische Vorkontierung gibt. Denn dieses Tool bereitet die Buchhaltung so vor, dass am Jahresende lediglich ein geringer Zeitaufwand nötig ist.

Auch andere Features der papierlosen Buchhaltung minimieren deinen Aufwand erheblich. Durch Archiv und Volltextsuche findest du zum Beispiel mit nur wenigen Klicks sofort das Gesuchte. Das wiederum verkürzt den Aufwand für die Kontierung sowie das Sortieren von Rechnungen und Quittungen für die Steuererklärung am Ende des Jahres.

Hier findest du einen guten Überblick und Vergleich von Schweizer Buchhaltungssoftware.

buchhaltungssoftware

Geringere Kosten, da Buchhaltung in der Cloud

Immer mehr Anbieter von Buchhaltungs-Software setzen auf Cloud-basierte Programme. Diese Programme bieten dir noch mehr zusätzlich Vorteile.

Zum einen ist eine solche Software preiswert. Hohe Anschaffungskosten fallen also gar nicht erst an. Üblich ist in der Regel ein Gesamtpaket zum monatlichen oder jährlich anfallenden Preis. Inkludiert sind hier bereits die regelmäßigen Updates, für die du keine Zeit verschwenden musst. Deine Buchhaltungssoftware bleibt automatisch auf dem neuesten Stand.

Ausserdem kannst du deine Buchhaltung von jedem Ort aus bequem erreichen. Das funktioniert nicht nur von jedem Rechner, sondern auch vom Tablet oder dem Smartphone aus. Deine Daten musst du auf diesen Geräten nicht extra sichern.

Auch in Hinsicht auf den Kundensupport punktet eine Cloud Buchhaltung. Denn sie ist andauernd mit dem Internet verbunden. Du kannst also im Notfall den Mitarbeitern im Support sofort erreichen und ihm eine gewisse Einsicht in Deine Software geben. Probleme lassen sich so schnell und ohne die umständliche Vereinbarung eines Termins lösen.

Die Cloud bietet Sicherheit

Im digitalen Raum ändert sich die Datensicherheit kontinuierlich. Die automatischen Updates der cloudbasierten Buchhaltungssoftware sind aus diesem Grund sehr praktisch. Denn deine Software wird dadurch stets an den aktuell geltenden gesetzlichen Rahmen angepasst.

Sind Rechner, Tablet oder Smartphone einmal defekt, bleiben deine Daten durch die End-to-End-Verschlüsselung ohnehin in der Cloud gespeichert. Du musst deine Zeit nicht mit Back-Ups verschwenden.

Standardisiertes auswerten der Buchhhaltung & Aufbereitung von Steuerdokumenten

Deine digitale Buchhaltung kannst du hervorragend für die Kommunikation mit deinem Treuhänder nutzen. Wenn du es ihm erlaubst, kann dein Treuhänder auch zu jeder Zeit deine Zahlen einsehen. Erscheint es ihm aus seiner Sicht notwendig, kann er sich schnell mit dir in Verbindung setzen und dich beraten.

Diese Zusammenarbeit quasi in Echtzeit hilft dir gezielt dabei, Fehler zu vermeiden. Diese Hilfe sorgt dafür, dass du am Jahresende gar keinen Mehraufwand bei der Abrechnung mit dem Fiskus mehr fürchten musst.

Ausserdem speicherst und archivierst du mit der Hilfe deiner digitalen Buchhaltung nicht nur die Belege. Du bekommst sie auch so aufbereitet, dass sie ohne Probleme per E-Mail zu versenden sind. Dann kann dein Treuhänder gut damit arbeiten. Auch das spart dir die teure Zeit bei der Beratung und Auswertung durch den Treuhänder. Natürlich hast auch du immer einen raschen Zugriff auf deine geordneten Daten.

QR-Rechnung ist der neue Standard: Mit Software ein Zuckerschlecken

Sicher ist Dir klar, dass die Einzahlungsscheine seit dem 30. September 2022 vom Markt verschwunden sind. Seither müssen alle Unternehmen auf die QR-Rechnung umgestellt haben. Eine solche QR-Rechnung ist nicht nur sicher und effizient. Mit einer Buchhaltungssoftware ist sie auch schnell erstellt.

Wenn du auf eine Buchhaltungssoftware umsteigst, dann ist ein solches Tool wahrscheinlich bereits erhalten. Die regelmässig notwendigen Updates lässt dir dein Anbieter ohnehin zukommen. So kannst du die offenen Forderungen an deine Kunden per neuer QR-Rechnung anstatt per Einzahlungsschein mit Referenznummern (ESR) einfordern. Und selbstverständlich ist dann auch die Bezahlung von QR-Rechnungen ein Kinderspiel.

Was für eine Buchhaltungssoftware brauche ich?

Damit du dich für die passende Buchhaltungssoftware entscheiden kannst, frage dich selbst, wie viel du damit machen möchtest. Wähle dein Programm für die Buchhaltung nach Deinen unternehmerischen Ansprüchen aus. Wichtig ist zum Beispiel, dass das Programm einfach zu bedienen und seine Benutzung schnell zu erlernen ist. Es sollte flexibel sein und für die bessere Übersicht grafische Darstellungen ermöglichen.

Mit einer Buchhaltungssoftware solltest du die doppelte Buchhaltung führen und die Mehrwertsteuer abrechnen können. Für die bessere Übersicht sollte es eine Bilanz und Erfolgsrechnung erstellen können. Wenn du regelmässig Rechnungen versendest, empfiehlt sich ein Modul für Fakturierungen. Damit kannst du schnell Offerten und Rechnungen erledigen.

Planst du ein Wachstum deines Unternehmens und rechnest du deshalb für die Zukunft mit mehr Mitarbeitern, dann sollte das von dir gewählte Programm auch die Verwaltung von Lohnbuchhaltungsdaten anbieten.

Gerade als ein junges Unternehmen mit einem hohen Potential für Wachstum musst du auf die Skalierbarkeit beim Umfang der Funktionen achten. Selbst wenn du einen Teil deiner Buchführung anfänglich noch von deinem Treuhänder machen lassen willst, sollte ein späterer Umstieg ohne Probleme möglich sein.

Fazit

Der richtige Zeitpunkt zum Wechsel auf eine Buchhaltungssoftware ist jetzt. Natürlich kann ein solcher Umstieg aufwändig und mühsam sein. Wie du gesehen an den zahlreichen Beispielen gesehen hast, werden insgesamt aber die Vorteile für dich und dein Unternehmen überwiegen.

Das wirst du schon innerhalb kurzer Zeit feststellen und nie mehr zurück zur Zettelwirtschaft wollen. Wage jetzt den Schritt: In dem grossen Angebot an Buchhaltungsprogramm ist für jedes Budget und Unternehmen jeder Grösse etwas dabei.

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